Interesariusze w Zarządzaniu Projektami
Definicja interesariusza
Interesariuszem jest każda osoba lub podmiot związany z projektem, który może na niego wpływać lub być przez niego dotknięty – zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Wpływ interesariuszy może mieć różny stopień, w zależności od ich zaangażowania i roli w projekcie.
Przykłady interesariuszy
- Członkowie zespołu: W tym kierownik projektu i osoby bezpośrednio zaangażowane w realizację zadań.
- Klienci: Osoby lub organizacje, które otrzymują końcowe produkty lub usługi projektu.
- Menedżerowie funkcjonalni: Kierują działami, które wspierają projekt w określonych obszarach.
- Sponsor projektu: Osoba lub grupa, która dostarcza zasoby i wsparcie potrzebne do realizacji projektu.
- Podwykonawcy: Zewnętrzne podmioty odpowiedzialne za wykonanie określonych zadań lub usług w projekcie.
Znaczenie w zarządzaniu projektami
Zrozumienie, kim są interesariusze, jest kluczowe dla skutecznego zarządzania nimi, co zostanie szczegółowo omówione w późniejszych częściach kursu. Definicja interesariusza jest także istotna w kontekście egzaminów.
Sponsor Projektu w Zarządzaniu Projektami
Definicja Sponsora Projektu
Sponsor projektu (lub inicjator projektu) to osoba lub grupa, która dostarcza zasoby finansowe na realizację projektu. Sponsor może również wspierać projekt, chroniąc go przed niepotrzebnymi zmianami, oraz nadzorować, czy projekt realizuje swoje założenia.
Kluczowe obowiązki
- Wsparcie finansowe: Sponsor zapewnia finansowanie projektu, bez którego realizacja nie byłaby możliwa.
- Kierunek projektu: Sponsor ma autorytet do wpływania na wymagania i cele projektu, zwykle na wysokim poziomie, a nie w szczegółach.
- Karta projektu: Sponsor bierze udział w tworzeniu karty projektu i ją podpisuje, formalnie nadając projektowi uprawnienia do realizacji.
- Uzasadnienie biznesowe (business case): Sponsor uczestniczy w tworzeniu uzasadnienia biznesowego, które określa, dlaczego projekt jest potrzebny i jakie przyniesie korzyści.
- Wsparcie w planowaniu: Sponsor kieruje działaniami związanymi z planowaniem oraz zarządza ryzykami na wysokim poziomie.
- Monitorowanie postępów: Monitoruje postępy projektu w odniesieniu do budżetu i współpracuje z kierownikiem projektu.
- Kontrola zmian: Sponsor autoryzuje zespół kontrolujący zmiany (Change Control Board) i decyduje o ewentualnych zmianach w projekcie.
- Akceptacja dostarczonych wyników: Jeśli sponsor jest klientem, formalnie akceptuje końcowe produkty lub usługi projektu po jego zakończeniu.
Dodatkowe informacje
- Sponsor projektu nie musi być bezpośrednim przełożonym kierownika projektu. Może pochodzić z wyższej kadry zarządzającej lub nawet być osobą spoza organizacji.
- Odpowiedzialność za projekt może być dzielona pomiędzy kilku sponsorów lub innych kluczowych menedżerów.
- Inni kluczowi interesariusze, tacy jak członkowie zespołu projektowego i menedżerowie funkcjonalni, również uczestniczą w zatwierdzaniu planu zarządzania projektem.
Zespół Projektowy w Zarządzaniu Projektami
Definicja i Funkcja
Zespół projektowy odpowiada za realizację wszystkich zadań w projekcie. Członkowie zespołu planują, wykonują, monitorują i kontrolują działania projektowe, aby osiągnąć założone cele.
Kluczowe Role Zespołu Projektowego
- Planowanie Projektu:
Członkowie zespołu opracowują harmonogram projektu oraz budżet, tworzą Strukturę Podziału Pracy (WBS), identyfikują działania, zależności oraz ograniczenia. - Zarządzanie Kontraktami:
Zespół przygotowuje umowy oraz zarządza płatnościami postępowymi, dbając o terminową realizację kontraktów. - Zarządzanie Zmianami:
Członkowie zespołu sugerują zmiany w projekcie i wdrażają te, które zostały zatwierdzone przez odpowiednie osoby lub zespoły. - Śledzenie Postępów:
Zespół przygotowuje raporty z postępów, aktualizuje harmonogram oraz budżet projektu, a także monitoruje i kontroluje prace na miejscu realizacji. - Podział Odpowiedzialności:
Członkowie zespołu mogą przyjmować na siebie niektóre obowiązki typowe dla kierownika projektu, zwłaszcza w mniejszych zespołach.
Terminologia
- Zespół Zarządzania Projektem a Zespół Projektowy:
Zespół zarządzania projektem koncentruje się wyłącznie na zadaniach związanych z zarządzaniem projektem, takich jak planowanie, kontrola i koordynacja.
Zespół projektowy natomiast obejmuje szerszy zakres działań, a w mniejszych projektach członkowie zespołu projektowego mogą przejmować również zadania związane z zarządzaniem, z powodu ograniczonych zasobów.
Rola Menedżera Funkcjonalnego
Definicja
Menedżer funkcjonalny to ekspert w danej dziedzinie, który nadzoruje konkretny dział w organizacji. Przykłady menedżerów funkcjonalnych obejmują:
- Menedżera ds. marketingu
- Menedżera ds. kontroli kosztów
- Menedżera ds. sprzedaży
- Menedżera IT
Kluczowe obowiązki
Nadzór nad działem
Menedżer funkcjonalny zarządza zasobami, zarówno ludzkimi, jak i materialnymi, które są przydzielane do różnych projektów w ramach organizacji.
Motywacja zespołu
Kierownicy funkcjonalni biorą udział w działaniach motywacyjnych, takich jak nagradzanie i uznanie pracy członków zespołu, co sprzyja utrzymaniu wysokiego morale.
Zarządzanie zmianami
Menedżerowie funkcjonalni sugerują zmiany w projektach i często są członkami zespołu kontrolującego zmiany (Change Control Board), który decyduje o wprowadzaniu zatwierdzonych zmian.
Identyfikacja ryzyk
Menedżerowie funkcjonalni uczestniczą w identyfikacji ryzyk, choć nie są wyłącznie odpowiedzialni za ten proces.
Władza zatwierdzania
Menedżerowie funkcjonalni mogą zatwierdzać harmonogramy oraz plan zarządzania projektem, w zależności od ich pozycji w hierarchii organizacyjnej i kontrolowanych zasobów.
Wpływ na organizację
Zakres władzy menedżera funkcjonalnego w zatwierdzaniu harmonogramów i planów projektu zależy od jego poziomu kontroli nad zasobami oraz pozycji w strukturze organizacyjnej.
Dlaczego potrzebujesz dwóch menedżerów?
Często w organizacji funkcjonują zarówno menedżer funkcjonalny, jak i menedżer projektu, ponieważ ich role się uzupełniają i wspólnie przyczyniają się do sukcesu projektów. Przyjrzyjmy się, dlaczego posiadanie tych dwóch menedżerów jest niezbędne oraz jakie są ich zadania i sposoby współpracy.
Kim jest menedżer funkcjonalny?
Menedżer funkcjonalny, znany również jako menedżer liniowy lub menedżer działu, nadzoruje funkcjonowanie określonego obszaru w organizacji. Jest ekspertem w swojej dziedzinie i odpowiada za codzienną działalność swojego działu, zapewniając jego efektywne funkcjonowanie. Menedżerowie funkcjonalni dbają, aby ich zespoły miały odpowiednie narzędzia, wiedzę i zasoby do wykonywania swoich zadań.
Główne obowiązki menedżera funkcjonalnego
- Zapewnienie zasobów i narzędzi niezbędnych do wykonywania zadań.
- Pomoc zespołowi w radzeniu sobie z technicznymi wyzwaniami.
- Monitorowanie wydajności członków zespołu i zapewnianie możliwości rozwoju.
- Utrzymanie sprawności operacyjnej działu i optymalizacja codziennych działań.
Kim jest menedżer projektu?
Menedżer projektu zarządza realizacją projektu od początku do końca, dbając o to, by projekt został zakończony zgodnie z harmonogramem, w ramach budżetu i spełniając założone cele. Jest odpowiedzialny za koordynację zadań w projekcie, które mają konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia, oraz za komunikację z zespołami z różnych działów.
Główne obowiązki menedżera projektu
- Opracowanie szczegółowego planu projektu, z wyraźnie określonymi kamieniami milowymi.
- Koordynacja działań pomiędzy działami, aby osiągnąć cele projektu.
- Identyfikacja ryzyk i opracowanie strategii ich łagodzenia.
- Monitorowanie projektu od jego rozpoczęcia do zakończenia, zapewniając realizację wszystkich zadań.
Współpraca menedżerów funkcjonalnych i projektowych
Współpraca między menedżerami funkcjonalnymi a menedżerami projektów jest kluczowa dla sukcesu projektu. Oto jak się uzupełniają:
- Menedżerowie funkcjonalni zapewniają niezbędne zasoby i wiedzę ekspercką, dbając o stabilność operacyjną działu.
- Menedżerowie projektów efektywnie wykorzystują te zasoby, aby zrealizować cele projektu w określonym czasie.
- Oba typy menedżerów wspólnie rozwiązują problemy – menedżer funkcjonalny oferuje rozwiązania techniczne, a menedżer projektu dba o logistykę.
- Menedżerowie funkcjonalni dzięki swoim kontaktom i wiedzy o organizacji mogą pomagać menedżerom projektów w identyfikacji interesariuszy i poruszaniu się w strukturach organizacyjnych.
Role Menedżera Programu i Menedżera Portfela
Menedżer Programu
Definicja
Menedżer programu nadzoruje program, który składa się z grupy powiązanych ze sobą projektów, mających wspólny cel.
Kluczowe obowiązki
- Koordynacja: Zapewnia efektywną koordynację między projektami wchodzącymi w skład programu, aby działały spójnie i wzajemnie się wspierały.
- Dostosowanie do strategii: Upewnia się, że każdy projekt w programie jest zgodny ze strategicznymi celami organizacji.
- Wsparcie dla kierowników projektów: Prowadzi i wspiera kierowników projektów w ramach programu, pomagając im osiągnąć cele organizacji.
Menedżer Portfela
Definicja
Menedżer portfela zarządza portfelem, który może obejmować programy, projekty oraz czasami operacje organizacyjne.
Kluczowe obowiązki
- Zarządzanie na poziomie wykonawczym: Pracuje na poziomie strategicznym, nadzorując cały portfel, co obejmuje zarówno programy, projekty, jak i operacje.
- Koordynacja: Zapewnia koordynację między programami, projektami oraz operacjami w miarę potrzeb, aby organizacja działała spójnie.
- Wsparcie dla menedżerów: Wspiera i prowadzi menedżerów projektów, menedżerów programów oraz menedżerów operacyjnych w realizacji ich zadań.
- Cele strategiczne: Upewnia się, że wszystkie programy, projekty i operacje są zarządzane zgodnie z celami strategicznymi organizacji.
