Metryki część 1

• Metrics (Metryki): Wskaźniki, które służą do mierzenia wydajności, jakości i efektywności procesów oraz rezultatów projektowych. Przykładami metryk mogą być KPI (kluczowe wskaźniki wydajności) oraz wskaźniki związane z czasem, kosztem i jakością.

• Deliverables (Dostarczane Rezultaty): Konkretny wynik projektu, produkt lub usługa, które muszą być dostarczone w ramach projektu. Każdy deliverable ma specyficzne wymagania i musi być zgodny z określonymi kryteriami jakości.

• Lead KPIs (Wskaźniki Wiodące): Metryki, które pomagają przewidywać przyszłą wydajność i identyfikować obszary wymagające poprawy, zanim pojawią się problemy. Przykładem może być procent ukończonych kamieni milowych w projekcie na danym etapie.

• Lag KPIs (Wskaźniki Opóźnione): Wskaźniki mierzące wyniki po zakończeniu działania, które koncentrują się na przeszłej wydajności. Przykładami są odchylenie kosztów (Cost Variance, CV) lub odchylenie harmonogramu (Schedule Variance, SV).

• Cost Variance (CV, Odchylenie Kosztów): Różnica między planowanymi a rzeczywistymi kosztami projektu, która pozwala określić, czy projekt jest realizowany w ramach budżetu.

• Schedule Variance (SV, Odchylenie Harmonogramu): Wskaźnik określający różnicę między rzeczywistym postępem a planowanym harmonogramem, informując, czy projekt jest na czas, czy ma opóźnienia.

• Earned Value (EV, Wypracowana Wartość): Miara wartości pracy, która została faktycznie ukończona, wyrażona w formie budżetu. EV pozwala na ocenę efektywności kosztowej i harmonogramowej projektu.

• Planned Value (PV, Planowana Wartość): Planowany koszt zaplanowanych zadań projektu na dany moment, który pozwala na porównanie z rzeczywistymi wynikami (np. CV, SV).

• Actual Cost (AC, Faktyczny Koszt): Rzeczywiste wydatki poniesione na realizację prac projektowych na danym etapie.

• Performance Measurement Baseline (PMB, Bazowa Linia Pomiaru Wydajności): Połączenie baz zakładowych dotyczących kosztu, czasu i zakresu, które służy do oceny wydajności i śledzenia postępów projektu.

• Quality KPI (Jakościowe KPI): Wskaźniki oceniające jakość produktów lub usług w projekcie. Przykłady to liczba błędów lub wskaźnik zgodności z normami jakości.

• Resource Utilization Rate (Wskaźnik Wykorzystania Zasobów): Metryka, która mierzy efektywność wykorzystania zasobów projektowych, takich jak personel, sprzęt czy materiały.

• Customer Satisfaction KPI (Wskaźnik Satysfakcji Klienta): Wskaźnik mierzący poziom zadowolenia klienta lub interesariuszy z dostarczonych rezultatów projektu, np. poprzez ankiety czy wskaźnik powtarzalności zamówień.

• Risk KPIs (Wskaźniki Ryzyka): Miary stosowane do monitorowania ryzyk projektowych, jak liczba zidentyfikowanych ryzyk, częstotliwość występowania ryzyk czy ich potencjalny wpływ na projekt.

Ustalanie Metryk

Metryki powinny być ustalone w fazie planowania i wykorzystywane przez cały proces monitorowania i kontroli. Można tworzyć różne rodzaje metryk, obejmujące pracę projektową, rezultaty, zarządzanie zasobami i wartość biznesową.

Praca projektowa prowadzi do uzyskania rezultatów (deliverables). Realizujemy pracę projektową zgodnie z naszymi planami. Aby ocenić, jak dobrze wypełniamy nasze założenia, musimy dokonywać pomiarów. Innymi słowy, musimy mierzyć rzeczywistą pracę w odniesieniu do naszych planów.

Niektóre korzyści mogą pojawić się dopiero po zakończeniu projektu, więc pomiary mogą być również potrzebne wtedy. Dodatkowo ludzie mogą chcieć dokonywać pomiarów po zakończeniu projektu z różnych powodów, np. porównując wyniki naszego projektu z innymi. Skupiamy się jednak tylko na tych pomiarach, które są wykonywane w trakcie realizacji projektu.

W trakcie realizacji działań projektowych dokonujemy pomiarów jeszcze przed ukończeniem projektu. Tworząc nasze plany, ustalamy metryki pomiarowe dla pracy i używamy tych metryk do oceny wykonanej pracy.

Rezultatem tych pomiarów są dane zwane danymi wydajności lub danymi wykonania pracy. Są to surowe dane, które jeszcze nie pokazują, czy nasza wydajność jest dobra, czy zła. Na koniec porównujemy te dane z wartościami planowanymi i uzyskujemy informacje o wydajności.

Wykorzystanie Informacji o Wydajności

Co możemy zrobić z tymi informacjami o wydajności? Po pierwsze, możemy użyć ich do tworzenia raportów wydajności, które mogą być wykorzystane w innych obszarach wiedzy. Na przykład możemy omawiać te informacje z członkami zespołu, aby zidentyfikować ryzyka i możliwości. Możemy również określić opcje na podstawie tych informacji i podjąć niezbędne działania.

Przykładowo, może zaistnieć konieczność zwiększenia liczby zasobów, aby szybciej ukończyć określone działania, lub poszukać tańszych materiałów, by zmieścić się w budżecie. Następnie możemy informować interesariuszy o postępach i planach na tej podstawie. Takie działania mogą być pomocne w dostarczeniu wartości i pomyślnym ukończeniu projektu.

Znaczenie

Pomiary są wartościowe tylko wtedy, gdy prowadzą do działań. W przeciwnym razie, po co tracić czas na ich dokonywanie, jeśli nie używamy wyników do realizacji celów projektu? Pomiar wydajności projektu jest kluczowy dla jego sukcesu. Skoro pomiar jest tak ważny, musimy go wykonywać we właściwy sposób.

Wiarygodność 

Te pomiary powinny być wiarygodne i znaczące, umożliwiające monitorowanie, ocenę i raportowanie wydajności. Aby zapewnić ich wiarygodność, kierownicy projektów mogą potrzebować sprawdzić, czy dane są prawdziwe i logiczne. Ponadto musimy upewnić się, że pomiary są efektywne. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) mogą być stosowane do zapewnienia efektywności pomiarów.

Key Performance Indicators (KPI)

KPI, czyli kluczowe wskaźniki wydajności, to metryki stosowane do oceny efektywności. 

KPI mogą być podzielone na dwie kategorie: wskaźniki wiodące i wskaźniki opóźnione. Wskaźniki wiodące służą do przewidywania przyszłej wydajności. Na przykład procent kamieni milowych ukończonych na czas jest wskaźnikiem wiodącym. Jeśli wskaźnik ten spadnie poniżej ustalonego poziomu, np. 90% lub 80%, wskazuje to na potencjalne opóźnienia w realizacji projektu.

Skuteczność metryk

Ustalanie skutecznych metryk zapewnia, że przyczyniają się one do efektywnej pracy projektowej. Mogą wspierać rozwój członków zespołu, ułatwiać podejmowanie decyzji i poprawiać jakość produktu lub usługi. Metryki mogą również pomóc nam zapobiegać problemom, wykrywać przeszkody w efektywnej pracy projektowej i rozumieć postęp projektu. Kiedy potrzebne są działania w celu poprawy wydajności projektu, możemy użyć tych metryk do terminowego podejmowania decyzji.

Postęp projektu a budżet

W każdym przedsięwzięciu biznesowym kontrolowanie budżetu jest kluczowe. W zarządzaniu projektami, skuteczne monitorowanie wydatków i postępów projektu jest niezbędne, aby uniknąć problemów finansowych. W tym kontekście warto wykorzystać metodologię PMI, która proponuje trzy podstawowe, ale niezwykle przydatne metryki: Planned Value (PV), Actual Cost (AC) i Earned Value (EV).

Metryki KPI w zarządzaniu projektami

1. Planned Value (PV): Planowana wartość, czyli założony budżet na dany moment. Pomaga w ocenie, ile wartości powinno zostać wykonane na danym etapie projektu.
2. Actual Cost (AC): Faktycznie poniesione koszty. To rzeczywiste wydatki poniesione na projekt do określonego momentu.
3. Earned Value (EV): Wypracowana wartość, czyli wartość pracy rzeczywiście wykonanej do tej pory.

Przykład zastosowania metryk

Wyobraźmy sobie projekt zakupu i dostarczenia 60 komputerów dla działu IT, z planowaną wartością (PV) 150 000 zł i czasem realizacji 4 miesięcy. Po 3 miesiącach sytuacja wygląda następująco: zakupiono 40 komputerów, wydano 110 000 zł.

Obliczenia:

• Planned Value (PV): Po trzech miesiącach, planowana wartość to 112 500 zł (75% z 150 000 zł).
• Actual Cost (AC): Rzeczywiście poniesione koszty to 110 000 zł.
• Earned Value (EV): Zakupiono 40 komputerów, co stanowi 66,66% całości projektu. EV wynosi więc 100 000 zł (66,66% z 150 000 zł).

Analiza wyników

Metryki pokazują, że chociaż koszty są niższe niż planowane (AC < PV), to wartość wykonanej pracy również jest mniejsza (EV < PV). W praktyce oznacza to, że wydatki nie przekładają się bezpośrednio na postęp projektu, co wskazuje na potencjalne opóźnienia i problemy z efektywnością.

Zarządzanie czasem

Kolejnym istotnym elementem jest zarządzanie czasem. Projekty mają określony początek i koniec, a monitorowanie harmonogramu jest kluczowe. Pomocne mogą być narzędzia takie jak wykres Gantta, który wizualizuje planowane daty w stosunku do rzeczywistych, pomagając w identyfikacji opóźnień i planowaniu przyszłych etapów projektu.

Zarządzanie zespołem

Monitorowanie zaangażowania członków zespołu również jest istotne. Warto mierzyć czas spędzony na projekcie oraz rodzaj wykonywanych zadań. Prosty arkusz Excel może pomóc w śledzeniu czasu pracy i rodzaju wykonywanych czynności, co pozwoli lepiej zarządzać zasobami ludzkimi i efektywnie planować kolejne etapy projektu.

Podsumowanie

Kontrola budżetu, harmonogramu i zaangażowania zespołu to kluczowe aspekty skutecznego zarządzania projektami. Metryki PV, AC i EV pozwalają na bieżąco monitorować postępy i identyfikować potencjalne problemy. Wykorzystanie tych narzędzi i technik pomoże w realizacji projektu zgodnie z planem i budżetem.