Typy i Metody Komunikacji
W tej lekcji omówimy typy i metody komunikacji, które są kluczowe dla skutecznego planowania zarządzania komunikacją w projekcie.
Typy Komunikacji
Komunikację można podzielić na dwie główne kategorie: formalną i nieformalną.
- Komunikacja formalna: Przykłady obejmują raporty z postępu, strukturę podziału pracy (WBS), kartę projektu, formalne briefingi oraz zaplanowane spotkania.
- Komunikacja nieformalna: Przykłady obejmują wysyłanie wiadomości e-mail, SMS, rozmowy telefoniczne oraz niezaplanowane spotkania.
Komunikację można również podzielić na pisemną lub ustną:
- Formalna, pisemna: raporty z postępu, karta projektu.
- Formalna, ustna: briefingi, zaplanowane spotkania.
- Nieformalna, pisemna: e-maile, wiadomości tekstowe.
- Nieformalna, ustna: rozmowy telefoniczne, niezaplanowane spotkania.
Dzięki temu mamy cztery główne typy komunikacji: formalna pisemna, formalna ustna, nieformalna pisemna oraz nieformalna ustna. Dodatkowo komunikacja może być wewnętrzna, zewnętrzna, skierowana w górę, w dół lub pozioma, oficjalna lub nieoficjalna, legalna lub nielegalna.
- Komunikacja wewnętrzna: między interesariuszami projektu lub członkami zespołu w ramach tej samej organizacji.
- Komunikacja zewnętrzna: między osobami z różnych organizacji, np. z klientami lub dostawcami.
- Komunikacja skierowana w górę: z projekt menedżerem do wyższego zarządu.
- Komunikacja skierowana w dół: od menedżera projektu do członków zespołu.
- Komunikacja pozioma: pomiędzy interesariuszami lub członkami zespołu na tym samym poziomie hierarchii.
- Komunikacja oficjalna i nieoficjalna: np. raporty i spotkania to oficjalna komunikacja, a imprezy integracyjne – nieoficjalna.
- Komunikacja legalna i nielegalna: np. informacje zgodne z przepisami to komunikacja legalna, natomiast rozmowy o łapówkach czy kradzieży to przykłady komunikacji nielegalnej.
Metody Komunikacji
Trzy główne metody komunikacji to:
-
Komunikacja interaktywna: Dwu- lub wielostronna komunikacja, w której uczestnicy wymieniają się informacjami, jak w dialogu, np. podczas spotkań.
-
Komunikacja typu push: Jednostronna komunikacja, w której nadawca wysyła informacje bez oczekiwania na odpowiedź, jak np. raport z postępu.
-
Komunikacja typu pull: Informacje są umieszczane w centralnym miejscu, a odbiorcy pobierają je według potrzeb, np. dokumenty w Google Drive lub OneDrive.
Podczas planowania zarządzania komunikacją ważne jest dobranie odpowiednich metod komunikacji, które będą najlepiej dostosowane do potrzeb projektu oraz interesariuszy.
Podsumowanie
Typy i metody komunikacji pozwalają dostosować przepływ informacji w projekcie do specyficznych potrzeb, co ułatwia skuteczne zarządzanie komunikacją. W kolejnej lekcji omówimy szczegółowo modele komunikacji.