Zrozumienie kluczowych terminów: Produkt, projekt i zakres
Co to jest produkt?
Zgodnie z przewodnikiem PMBOK, produkt to artefakt lub mierzalny element, który może być produktem końcowym lub komponentem. Zasadniczo produkt to cokolwiek, co zostało stworzone poprzez procesy naturalne, chemiczne lub produkcyjne, charakteryzujące się swoimi właściwościami fizycznymi i chemicznymi. Na przykład, jeśli komputer jest uznawany za produkt, jego specyfikacje obejmowałyby takie elementy jak rodzaj procesora, rozmiar ekranu, pamięć i pojemność dysku twardego.
Co to jest projekt?
Przewodnik PMBOK definiuje projekt jako tymczasowe przedsięwzięcie mające na celu stworzenie unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. Termin „tymczasowy” wskazuje, że projekt ma określony początek i koniec, a po osiągnięciu pożądanego wyniku projekt zostaje zakończony. Ten wynik może być zarówno namacalny, jak i niematerialny.
Co to jest zakres?
Zakres odnosi się do zasięgu, szczegółów lub granic terminu, do którego jest przypisany. Zazwyczaj używa się go jako przedrostka lub przyrostka w odniesieniu do innych terminów. Na przykład, gdy jest związany z „produktem”, definiuje szczegóły produktu, a w kontekście „projektu” odnosi się do szczegółów dotyczących samego projektu. Zgodnie z przewodnikiem PMBOK, zakres obejmuje wszystkie produkty, usługi i rezultaty dostarczone przez projekt.
Rozróżnienie między zakresem produktu a zakresem projektu
Zakres produktu
Zakres produktu obejmuje szczegóły dotyczące produktu, w tym jego cechy, funkcjonalność i specyfikacje. Zgodnie z przewodnikiem PMBOK, obejmuje on cechy, które definiują produkt, usługę lub rezultat. Na przykład, w przypadku mostu, zakres produktu określałby jego wymiary i nośność. Jeśli rozważamy telefon komórkowy, zakres produktu obejmowałby takie atrybuty, jak rozmiar ekranu, żywotność baterii, prędkość procesora, jakość aparatu i specyfikacje pamięci. W kontekście usług zakres produktu określa zadania i obowiązki dostawcy usług.
Określenie zakresu produktu
Zazwyczaj zakres produktu jest definiowany przez osoby posiadające znaczną wiedzę biznesową, często analityka biznesowego. Analityk współpracuje z interesariuszami, aby zebrać ich oczekiwania i wymagania dotyczące produktu końcowego. Ważne jest, aby wszystkie wymagania były udokumentowane, ponieważ zmiany wprowadzone później mogą być kosztowne. Dobrze zdefiniowany zakres produktu jest kluczowy, ponieważ bezpośrednio wpływa na zakres projektu.
Zakres projektu
Z kolei zakres projektu określa wymagania dotyczące produktu oraz prace niezbędne do jego stworzenia. Definiuje, co jest uwzględnione, a co wykluczone, co pomaga zapobiegać rozrastaniu się zakresu (scope creep). Zgodnie z przewodnikiem PMBOK, zakres projektu obejmuje zadania potrzebne do dostarczenia produktu, usługi lub rezultatu o określonych cechach i funkcjonalnościach. Oświadczenie zakresu projektu zawiera oczekiwane wyniki, ograniczenia i założenia, które z kolei pomagają osiągnąć zakres produktu.
Określenie zakresu projektu
Kierownik projektu odpowiada za definiowanie zakresu projektu, na który wpływają różne czynniki. Na przykład, w przypadku umowy o stałej cenie, klient zazwyczaj dostarcza jasny opis produktu, co ułatwia sformułowanie oświadczenia zakresu projektu. W przypadkach, gdy projekt jest inicjowany przez organizację, kierownik projektu musi opracować zakres projektu od podstaw, zbierając wymagania od interesariuszy i uzyskując zatwierdzenie zarządu.
Dobrze sformułowane oświadczenie zakresu projektu znacznie ułatwia pracę kierownika projektu, umożliwiając płynniejszą realizację projektu. Ten dokument zakresu stanowi umowę między zespołem projektowym a organizacją, dlatego powinien być precyzyjny i szczegółowy. Wczesne ukończenie oświadczenia zakresu projektu jest kluczowe, ponieważ kieruje harmonogramem, budżetem i alokacją zasobów w projekcie.
Przykład rzeczywisty zakresu projektu i produktu
Rozważmy projekt budowy budynku szkolnego. Klient określa wymagania, takie jak wielkość budynku, liczba sal lekcyjnych, szczegóły dotyczące placu zabaw, liczba toalet i schemat kolorów. Jako kierownik projektu szacujesz budżet, tworzysz plan projektu i opracowujesz harmonogram.
Po zatwierdzeniu rozpoczyna się faza budowy, a po ukończeniu budynku szkolnego, zgodnie z oczekiwaniami klienta, projekt zostaje sfinalizowany wraz z ostateczną płatnością.
W tym scenariuszu początkowe wymagania klienta reprezentują zakres produktu, a proces budowy wpisuje się w zakres projektu. Budynek szkolny jest więc produktem, a prace podjęte w celu jego budowy stanowią projekt.
Monitorowanie i kontrolowanie zakresu
Do monitorowania zakresu produktu, ważnym narzędziem jest matryca śledzenia wymagań, która zapewnia, że wszystkie cechy projektu są wytwarzane, analizowane, przeglądane i zatwierdzane przez cały cykl życia projektu. Pomaga ona również w zarządzaniu zmianami produktu w połączeniu z planem zarządzania konfiguracją.
Zakres projektu jest monitorowany przy użyciu analizy odchyleń.
Kluczowe różnice między zakresem projektu a zakresem produktu
- Skupienie: Zakres projektu obejmuje prace niezbędne do dostarczenia produktu, podczas gdy zakres produktu obejmuje wszystkie cechy, funkcje i charakterystyki samego produktu.
- Orientacja: Zakres produktu skupia się na „co” (wymagania funkcjonalne), podczas gdy zakres projektu skupia się na „jak” (prace związane).
- Osoba odpowiedzialna: Zakres produktu jest zazwyczaj definiowany przez analityka biznesowego, natomiast kierownik projektu odpowiada za określenie zakresu projektu.
Podsumowanie
Zakres projektu i zakres produktu są kluczowymi elementami obszaru wiedzy o zarządzaniu zakresem w przewodniku PMBOK. Podczas gdy zakres produktu reprezentuje wyniki projektu, zakres projektu opisuje procesy, które prowadzą do osiągnięcia tych wyników. Te pojęcia są fundamentalne dla sukcesu projektu, a ich zrozumienie jest kluczowe, szczególnie dla osób przygotowujących się do egzaminu PMP. Znajomość obu tych zakresów jest kluczem do skutecznego radzenia sobie z wyzwaniami projektowymi.
Projects are initiated to deliver a specific product, service, or result, and grasping both project scope and product scope is crucial for success. These two concepts are fundamental to project management, yet many professionals often misuse them interchangeably.
Recently, I came across a discussion in a PMP forum where someone sought clarity on the differences between project scope and product scope. The responses were varied, with some being incomplete or incorrect, leading to confusion rather than resolution. This highlights a common challenge of forums: the inability to reliably find accurate answers, as users may accept incorrect information that aligns with their pre-existing beliefs. While forums can provide valuable lessons and anecdotes, they are not always suitable for technical clarifications.
To address this gap, I am providing a detailed overview of project scope and product scope.
Understanding Key Terms: Product, Project, and Scope
What is a Product?
According to the PMBOK Guide, a product is an artifact or quantifiable item that can be either an end product or a component. Essentially, a product is anything created through natural, chemical, or manufacturing processes, characterized by its physical and chemical properties. For instance, if a computer is considered a product, its specifications would include elements like processor type, screen size, memory, and hard disk capacity.
What is a Project?
The PMBOK Guide defines a project as a temporary endeavor aimed at producing a unique product, service, or result. The term "temporary" indicates that a project has a defined beginning and end, and once the desired output is achieved, the project concludes. This output can be either tangible or intangible.
What is Scope?
Scope refers to the extent, detail, or boundaries of a term to which it is attached. It is typically used as a prefix or suffix in relation to other terms. For example, when associated with "product," it defines the particulars of the product, while in the context of "project," it refers to the details concerning the project itself. According to the PMBOK Guide, scope encompasses all the products, services, and results delivered by a project.
Distinguishing Product Scope from Project Scope
Product Scope
Product scope involves the details of the product, including its features, functionality, and specifications. According to the PMBOK Guide, it encompasses the characteristics that define a product, service, or result. For instance, in the case of a bridge, the product scope would specify its dimensions and load-bearing capacity. If considering a cell phone, the product scope would include attributes like screen size, battery life, processor speed, camera quality, and memory specifications. In a service context, product scope outlines the tasks and responsibilities of the service provider.
Determining Product Scope
Typically, the product scope is defined by individuals with significant business expertise, often a business analyst. The analyst engages with stakeholders to gather their expectations and requirements for the final product. Ensuring all requirements are documented is essential, as changes made later in the project can be costly. A well-defined product scope is crucial, as it directly influences the project scope.
Project Scope
Conversely, the project scope specifies the requirements for the product and the work necessary to create it. It defines what is included and excluded, helping to prevent scope creep. According to the PMBOK Guide, the project scope represents the tasks required to deliver a product, service, or result with specific features and functionalities. The project scope statement outlines expected outcomes, constraints, and assumptions, which in turn helps achieve the product scope.
Determining Project Scope
The project manager is responsible for defining the project scope, which is influenced by various factors. For instance, with a fixed-price contract, the client usually provides a clear product description, making it easier to formulate the project scope statement. However, in cases where the project is initiated by your organization, the project manager must develop the project scope from the ground up, collecting requirements from stakeholders and securing management approval.
A well-articulated project scope statement significantly simplifies the project manager's role, facilitating smoother project execution. This scope document serves as a binding agreement between the project team and the organization, so it should be precise and detailed. Completing the scope statement early in the project is essential, as it guides the project's schedule, budget, and resource allocation.
Real-World Example of Project and Product Scope
Consider a project aimed at constructing a school building. The client specifies requirements such as building size, number of classrooms, playground details, toilet count, and color scheme. As the project manager, you estimate the budget, create a project plan, and develop a schedule.
Upon approval, the construction phase begins, and once the school building is completed and meets the client's expectations, the project is finalized with the final payment.
In this scenario, the initial client requirements represent the product scope, while the subsequent construction process falls under the project scope. Thus, the school building is the product, and the work undertaken to build it constitutes the project.
Monitoring and Controlling Scope
To monitor the product scope, the requirement traceability matrix is a vital tool, ensuring all project features are produced, analyzed, reviewed, and approved throughout the project life cycle. It also aids in managing product changes alongside the configuration management plan.
The project scope is monitored using variance analysis.
Key Differences Between Project Scope and Product Scope
- Focus: Project scope entails the work necessary to deliver the product, whereas product scope encompasses all the features, functions, and characteristics of the product itself.
- Orientation: Product scope is centered on the "what" (functional requirements), while project scope focuses on the "how" (work-related).
- Definition Authority: The product scope is typically defined by a business analyst, while the project manager is responsible for defining the project scope.
Summary
Both product scope and project scope are essential components of the scope management knowledge area in the PMBOK Guide. While product scope represents the outcomes of the project, project scope details the processes to achieve those outcomes. These concepts are fundamental to project success, and understanding them is crucial, especially for those preparing for the PMP exam. Familiarity with both scopes is key to navigating project challenges effectively.