Proces Monitorowania Komunikacji
Proces monitorowania komunikacji skupia się na sprawdzaniu, czy komunikacja w projekcie przebiega zgodnie z założeniami zawartymi w planie zarządzania komunikacją. Chodzi o odpowiedzi na pytania, takie jak:
- Czy informacje są dostarczane do odpowiednich interesariuszy, za pomocą właściwej metody komunikacji?
- Czy komunikaty docierają na czas, zgodnie z mediami i kanałami opisanymi w planie?
- Czy potrzeby komunikacyjne interesariuszy są w pełni zaspokajane?
Narzędzia do Monitorowania Komunikacji
Komunikacja jest abstrakcyjna, co utrudnia jej pomiar, ale istnieją techniki, które pomagają monitorować efektywność komunikacji:
-
Ankiety i kwestionariusze — umożliwiają zbieranie opinii interesariuszy o tym, czy są zadowoleni z komunikacji oraz czy informacje docierają na czas.
-
Rejestr problemów — dokumentuje rozwiązane i nierozwiązane problemy. Jeżeli obserwujemy wiele nierozwiązanych problemów związanych z komunikacją, może to sugerować potrzebę poprawy w tym obszarze.
-
Matryca oceny zaangażowania interesariuszy — jako narzędzie analizy danych, pozwala zidentyfikować różnice między bieżącym a optymalnym poziomem zaangażowania interesariuszy. Wyniki mogą wskazywać, czy komunikacja wymaga poprawy.
-
Obserwacja i rozmowa — to kluczowe narzędzie. Bezpośrednia rozmowa z interesariuszami i obserwacja ich komunikacji pozwala lepiej ocenić, czy komunikacja jest skuteczna i czy interesariusze przestrzegają ustalonych zasad.
Podsumowanie
Proces monitorowania komunikacji kończy zarządzanie komunikacją, a jego celem jest zapewnienie efektywności i zgodności komunikacji z założeniami projektowymi.