Zarządzanie Konfliktami w Zespole Projektowym

Zarządzanie Konfliktami w Zespole Projektowym

W poprzednich lekcjach omówiliśmy różne style przywództwa i rodzaje władzy, które mogą być stosowane podczas zarządzania interesariuszami. Mimo umiejętnego zarządzania projektami i interesariuszami, konflikty mogą pojawić się między członkami zespołu lub między zespołem a menedżerem projektu. W takich przypadkach istotne jest posiadanie umiejętności skutecznego rozwiązywania konfliktów.

 

Unikanie Konfliktów i Źródła Konfliktów

Pomimo działań prewencyjnych, nie sposób w pełni uniknąć konfliktów. Aby jednak ograniczyć ich występowanie, warto znać ich źródła. Do najważniejszych należą:

1. Czas – problemy związane z terminami mają wysoką tendencję do wywoływania konfliktów.
2. Priorytety – różne podejścia do priorytetów mogą prowadzić do sporów.
3. Zasoby – zarówno zasoby ludzkie, jak i fizyczne mogą stanowić źródło konfliktów.
4. Inne możliwe przyczyny konfliktów obejmują różnice kulturowe, zmiany w zakresie projektu, procedury administracyjne i interesy różnych interesariuszy.

 

Sposoby Unikania Konfliktów

Aby zapobiec konfliktom, ważne jest posiadanie klarownego planu zarządzania projektem oraz ustanowienie przejrzystej komunikacji między interesariuszami. Regularne informowanie zespołu o zmianach i podejmowanych decyzjach, ustalanie zasad współpracy oraz uwzględnienie w planie takich elementów, jak harmonogram, priorytety i zasoby, może znacząco zmniejszyć liczbę potencjalnych konfliktów.

 

Zarządzanie Konfliktami – Techniki Rozwiązywania

• Jeśli konflikt się pojawi, warto najpierw dać szansę stronom konfliktu na samodzielne rozwiązanie problemu, monitorując jednak sytuację. Jeśli konflikt pozostaje nierozwiązany, menedżer projektu jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie. W tym celu stosuje się pięć technik rozwiązywania konfliktów:
• Rozwiązywanie problemu (współpraca) – Obie strony wspólnie poszukują najlepszego rozwiązania, które jest korzystne dla obu stron i projektu. Jest to podejście win-win, odpowiednie w środowisku opartym na zaufaniu.
• Kompromis (rekompensata) – Strony dążą do osiągnięcia akceptowalnego rozwiązania, niekoniecznie optymalnego, ale satysfakcjonującego obie strony. Jest to podejście lose-lose, stosowane w sytuacjach, gdy szybkie rozwiązanie jest priorytetem, a problem nie jest istotny.
• Wymuszanie (dyrektywność) – Jedna ze stron narzuca swoją wolę drugiej, co prowadzi do wygranej jednej ze stron (win-lose). Technika ta może wpływać destrukcyjnie na relacje, dlatego należy jej unikać w sytuacjach, gdzie relacje są istotne.
• Łagodzenie (akomodacja) – Jest to technika prowadząca do tymczasowego rozwiązania. Ma na celu uspokojenie atmosfery, by wprowadzić zaufanie i ułatwić rozwiązanie problemu.
• Wycofanie się (unikanie) – Polega na odsunięciu się od konfliktu, bez próby jego rozwiązania. Choć pozwala zebrać dodatkowe informacje, problem może narastać i powodować większe trudności w przyszłości.

 

Wybór Techniki Rozwiązywania Konfliktów

Ken Thomas i Ralph Coleman zaproponowali modele konfliktów, bazujące na zmiennych takich jak asertywność (koncentracja na własnych potrzebach) i współpraca (koncentracja na potrzebach drugiej strony). Różne techniki rozwiązywania konfliktów można zatem dopasować w zależności od tego, jak wysokie jest skupienie na własnych i cudzych potrzebach.

 

Przy zarządzaniu konfliktami ważne jest:

• Stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym członkowie zespołu nie będą oceniani ani karani za swoje poglądy.
• Uważne słuchanie obu stron oraz poszukiwanie wspólnie rozwiązań, co sprzyja zaangażowaniu obu stron.
• Skupienie się na problemie, a nie na osobach, oraz na znalezieniu przyczyn konfliktu, aby rozwiązać jego źródło.
• Zarządzanie konfliktami jest integralną częścią procesu zarządzania zespołem i wymaga stosowania odpowiednich stylów zarządzania oraz wykorzystania posiadanej władzy. W kolejnej lekcji omówimy szczegóły zarządzania zespołem.
  

 

Conflict Management in a Project Team

 

Despite skillful project and stakeholder management, conflicts may arise between team members or between the team and the project manager. In such cases, it’s essential to possess effective conflict resolution skills.

 

Avoiding Conflicts and Sources of Conflicts

Despite preventive measures, it is impossible to avoid conflicts entirely. However, knowing the sources of conflict can help reduce their occurrence. The main sources include:

 

Time – Issues related to deadlines have a high tendency to cause conflicts.

Priorities – Different approaches to priorities can lead to disputes.

Resources – Both human and physical resources can be sources of conflict.

Other potential causes include cultural differences, changes in project scope, administrative procedures, and the interests of different stakeholders.

 

Methods of Conflict Avoidance

To prevent conflicts, having a clear project management plan and establishing transparent communication among stakeholders are essential. Regularly informing the team of changes and decisions, setting rules for collaboration, and including elements like schedule, priorities, and resources in the plan can significantly reduce the number of potential conflicts.

 

Conflict Management – Resolution Techniques

If a conflict arises, it’s helpful to first give the conflicting parties an opportunity to resolve the issue independently while monitoring the situation. If the conflict remains unresolved, the project manager is responsible for resolving it. The following five conflict resolution techniques are commonly applied:

 

Problem Solving (Collaboration) – Both parties work together to find the best solution that benefits both sides and the project. This is a win-win approach suitable for a trust-based environment.

 

Compromise (Compensation) – Parties aim to reach an acceptable, though not necessarily optimal, solution that satisfies both sides. This is a lose-lose approach used in situations where a quick resolution is a priority, and the issue is not critical.

 

Forcing (Directiveness) – One side imposes its will on the other, resulting in a win-lose outcome. This technique can negatively impact relationships, so it should be avoided in situations where relationships are important.

 

Smoothing (Accommodation) – This technique provides a temporary solution. It aims to calm the atmosphere, build trust, and facilitate further problem resolution.

 

Withdrawal (Avoidance) – This involves stepping away from the conflict without attempting to resolve it. While it allows time to gather additional information, the issue may escalate, leading to greater difficulties later.

 

Choosing a Conflict Resolution Technique

Ken Thomas and Ralph Coleman proposed conflict models based on variables such as assertiveness (focus on one’s own needs) and cooperation (focus on the other party’s needs). Conflict resolution techniques can thus be adapted depending on the level of focus on one’s own and others' needs.

 

Key Considerations in Conflict Management

Effective conflict management involves:

 

Creating a safe environment where team members are not judged or penalized for their views.

Actively listening to both sides and seeking joint solutions, which fosters both parties’ engagement.

Focusing on the issue rather than on individuals, identifying the root causes of the conflict to address its source.

Conflict management is an integral part of team management and requires the application of appropriate management styles and the effective use of authority.