Identyfikacja Interesariuszy
Witajcie! W tej lekcji omówimy proces identyfikacji interesariuszy, który jest procesem inicjującym.
Jak wspomniałem w poprzedniej lekcji, w tej fazie identyfikujemy interesariuszy. Powinniśmy rozpocząć identyfikację interesariuszy zaraz po opracowaniu karty projektu. Innymi słowy, po stworzeniu karty projektu musimy najpierw zidentyfikować interesariuszy.
Nie powinniśmy rozpoczynać planowania, zanim nie zidentyfikujemy wszystkich interesariuszy obecnych na danym etapie.
Dlaczego Wczesna Identyfikacja Interesariuszy Jest Ważna?
Co się stanie, jeśli zaczniemy planowanie bez wcześniejszej identyfikacji interesariuszy i ich oczekiwań? Jeśli zapomnimy o którymś z nich, w przyszłości ci pominięci interesariusze mogą zgłosić swoje wymagania. Czasami te wymagania mogą powodować dodatkowy zakres pracy, czas i koszty, co może prowadzić do problemów.
Jednak to nie oznacza, że identyfikujemy interesariuszy tylko na początku projektu i na tym koniec. Na początku projektu powinniśmy zidentyfikować wszystkich interesariuszy, jak tylko możemy, ale niektórzy mogą zostać zidentyfikowani dopiero po rozpoczęciu prac.
Dokument Rejestr Interesariuszy
W wyniku procesu identyfikacji interesariuszy uzyskujemy rejestr interesariuszy. W rejestrze interesariuszy określamy role i odpowiedzialności interesariuszy oraz ich kluczowe wymagania i oczekiwania.
Wymagania to aspekty, które mogą wpłynąć na projekt, jeśli zostaną pominięte. Oczekiwania są podobne do wymagań, ale są często ukryte, np. sponsor może wymagać podpisywania ważnych decyzji, ale może oczekiwać umiarkowanego zaangażowania w codzienne działania projektowe.
Priorytetyzacja Interesariuszy
W rejestrze określamy poziom mocy, zainteresowania i wpływu interesariuszy. Dzięki temu możemy ich priorytetyzować i zrozumieć, które wymagania i oczekiwania są ważniejsze. Informacje te będą przydatne podczas planowania zaangażowania interesariuszy.
Narzędzia i Techniki do Identyfikacji Interesariuszy
Kierownik projektu nie powinien identyfikować interesariuszy samodzielnie. Zamiast tego, kierownik projektu powinien współpracować z zespołem i innymi interesariuszami, aby ich zidentyfikować. Narzędzia i techniki przydatne do tego celu obejmują:
- Ankiety i kwestionariusze – Możemy pytać członków zespołu oraz innych interesariuszy o potencjalnych nowych interesariuszy.
- Sesje burzy mózgów – Sesje te pozwalają zidentyfikować dodatkowych interesariuszy.
- Analiza dokumentów – Przegląd dokumentacji, np. umów, zapisów z wcześniejszych projektów, pozwala zidentyfikować dodatkowych interesariuszy.
Analiza Interesariuszy
Po zidentyfikowaniu interesariuszy określamy, jakie mają oczekiwania, potrzeby, role, odpowiedzialności, poziom zainteresowania, wpływu oraz ich moc. Zadajemy sobie m.in. pytania:
- Kto ma interes w projekcie i kogo projekt dotyczy?
- Kto posiada wiedzę specjalistyczną, która może wpłynąć na projekt?
- Kto ma prawa prawne lub moralne do projektu?
Mapowanie Interesariuszy
W analizie interesariuszy możemy użyć różnych narzędzi do mapowania, np.:
- Siatka moc-zainteresowanie – Na osi Y mamy moc, a na osi X zainteresowanie. W zależności od poziomu mocy i zainteresowania klasyfikujemy interesariuszy, np. ci o dużej mocy i zainteresowaniu są ściśle zarządzani.
- Model Wyrazistości – Klasyfikuje interesariuszy według ich mocy, legitymacji i pilności.
- Kierunki Wpływu – Klasyfikujemy interesariuszy na tych o wpływie w dół (zespół projektowy), w górę (zarząd), na bok (inni menedżerowie) i na zewnątrz (zewnętrzni interesariusze).
Analiza Priorytetów Interesariuszy
Po zrozumieniu i analizie interesariuszy określamy, którzy z nich są najważniejsi dla projektu. Możemy użyć rejestru interesariuszy, aby zidentyfikować, którzy interesariusze mogą pomóc w zmniejszeniu ryzyka, a którzy mogą je zwiększyć, oraz którzy mają dużą moc wpływającą na projekt.
Należy pamiętać, że informacje takie jak potrzeby, oczekiwania i priorytety interesariuszy są poufne. Naszym celem jest zwiększenie poziomu ich zaangażowania, ale to może być źle zrozumiane przez innych, np. niektórzy mogą myśleć, że tworzymy „czarną listę”, czego chcielibyśmy uniknąć.