Zarządzanie Zamknięciem Projektu lub Fazy
Jesteśmy prawie na końcu omawiania obszaru wiedzy o zarządzaniu integracją. Został nam już tylko jeden proces: proces „Zamknięcie projektu lub fazy.”
Nauczyliśmy się już, że rozpoczynamy projekty, aby dostarczyć wartość biznesową naszej organizacji. Choć wiele projektów można ukończyć, niektóre z nich mogą nie zostać ukończone i zakończyć się przedwcześnie. W rezultacie mamy dwie opcje: projekt może zostać ukończony lub zakończony.
Czy kończąc projekt na poziomie technicznym, możemy uznać, że to już koniec? Albo gdy zakończymy projekt, czy powinniśmy go po prostu zostawić i rozpocząć nowy projekt? Bez względu na to, czy projekt został zakończony technicznie, czy przedwcześnie, musisz go formalnie zamknąć.
Dotyczy to również faz projektu – jeśli projekt jest podzielony na fazy, każdą z nich, niezależnie od tego, czy jest ukończona, czy zakończona przedwcześnie, należy zamknąć. Proces „Zamknięcie projektu lub fazy” obejmuje działania związane z zamykaniem wszystkich elementów pracy projektowej.
Potwierdzenie Wymagań i Procesów Projektowych
Na początek musimy upewnić się, że spełniliśmy wszystkie wymagania projektowe. Należy odpowiedzieć na pytanie, czy wszystkie wymagania zostały spełnione. W tym celu będziemy korzystać z planu zarządzania projektem, aby zweryfikować zgodność z wymaganiami.
Musimy także potwierdzić ukończenie wszystkich procesów zarządzania projektem. Oczywiście nie chodzi o to, by zakończyć wszystkie 49 procesów zarządzania projektem dla każdego projektu – przed jego rozpoczęciem powinniśmy zidentyfikować, które z nich będą stosowane, a następnie potwierdzić ich zakończenie po zakończeniu projektu.
Zamykanie Umów
Następnie należy potwierdzić, że wszystkie umowy, w tym główna umowa ze sprzedawcą i umowy z podwykonawcami, zostały formalnie zamknięte. Na koniec upewniamy się, że spełniliśmy kryteria akceptacji określone w planie zarządzania projektem. Te potwierdzenia dokumentujemy jako część prac zamykających.
Uzyskanie Ostatecznej Akceptacji Klienta
Kolejnym krokiem jest formalne uzyskanie końcowej akceptacji projektu od klienta. Podczas realizacji projektu powinniśmy utrzymywać stały kontakt z klientem i uzyskiwać weryfikację częściowych rezultatów. Jest to weryfikacja przeprowadzana podczas procesu „Walidacja zakresu.” Weryfikacja ta jest jednak tylko tymczasowa – potrzebujemy finalnej akceptacji całego projektu.
Ocena Satysfakcji Klienta
Uzyskanie akceptacji końcowej nie kończy relacji z klientem. Ważnym krokiem jest ocena satysfakcji klienta. Choć projekt został formalnie zaakceptowany, klient może mieć uwagi lub zastrzeżenia.
Zrozumienie ich pozwoli nam poprawić nasze podejście w przyszłych projektach.
Zbieranie i Archiwizacja Wiedzy oraz Dokumentów
W ramach działań zamykających zbieramy ostateczne wnioski i dzielimy się nimi w naszej organizacji. Lekcje te przyczyniają się do sukcesu przyszłych projektów. Zgodnie z tymi wnioskami możemy także zaktualizować procesy, procedury i szablony (zasoby procesów organizacyjnych), jak również inne dokumenty projektowe.
Tworzenie Raportu Końcowego i Archiwizacja
Na koniec tworzymy ostateczny raport z wyników, obejmujący osiągnięcia we wszystkich obszarach wiedzy. Jak wypadliśmy w kontekście zakresu, jakości, kosztów i harmonogramu? Po podsumowaniu wszystkich informacji wydajemy ten raport.
Przekazujemy produkty projektu odpowiednim stronom i dokonujemy ostatecznych płatności.
Ocena Sukcesu Projektu
Ocena sukcesu projektu jest kluczowa dla przyszłych osiągnięć. Oceniając projekt, analizujemy, co można by było poprawić, a następnie podejmujemy kroki, aby lepiej zarządzać przyszłymi projektami.
Świętowanie Sukcesów
Po zakończeniu wszystkich zadań zamykających należy uczcić sukcesy projektu. To podnosi morale zespołu i przygotowuje go na kolejne wyzwania projektowe.