Zarządzanie Konfliktami w Zespole Projektowym
W poprzednich lekcjach omówiliśmy różne style przywództwa i rodzaje władzy, które mogą być stosowane podczas zarządzania interesariuszami. Mimo umiejętnego zarządzania projektami i interesariuszami, konflikty mogą pojawić się między członkami zespołu lub między zespołem a menedżerem projektu. W takich przypadkach istotne jest posiadanie umiejętności skutecznego rozwiązywania konfliktów.
Unikanie Konfliktów i Źródła Konfliktów
Pomimo działań prewencyjnych, nie sposób w pełni uniknąć konfliktów. Aby jednak ograniczyć ich występowanie, warto znać ich źródła. Do najważniejszych należą:
- Czas – problemy związane z terminami mają wysoką tendencję do wywoływania konfliktów.
- Priorytety – różne podejścia do priorytetów mogą prowadzić do sporów.
- Zasoby – zarówno zasoby ludzkie, jak i fizyczne mogą stanowić źródło konfliktów.
- Inne możliwe przyczyny konfliktów obejmują różnice kulturowe, zmiany w zakresie projektu, procedury administracyjne i interesy różnych interesariuszy.
Sposoby Unikania Konfliktów
Aby zapobiec konfliktom, ważne jest posiadanie klarownego planu zarządzania projektem oraz ustanowienie przejrzystej komunikacji między interesariuszami. Regularne informowanie zespołu o zmianach i podejmowanych decyzjach, ustalanie zasad współpracy oraz uwzględnienie w planie takich elementów, jak harmonogram, priorytety i zasoby, może znacząco zmniejszyć liczbę potencjalnych konfliktów.
Zarządzanie Konfliktami – Techniki Rozwiązywania
- Jeśli konflikt się pojawi, warto najpierw dać szansę stronom konfliktu na samodzielne rozwiązanie problemu, monitorując jednak sytuację. Jeśli konflikt pozostaje nierozwiązany, menedżer projektu jest odpowiedzialny za jego rozwiązanie. W tym celu stosuje się pięć technik rozwiązywania konfliktów:
- Rozwiązywanie problemu (współpraca) – Obie strony wspólnie poszukują najlepszego rozwiązania, które jest korzystne dla obu stron i projektu. Jest to podejście win-win, odpowiednie w środowisku opartym na zaufaniu.
- Kompromis (rekompensata) – Strony dążą do osiągnięcia akceptowalnego rozwiązania, niekoniecznie optymalnego, ale satysfakcjonującego obie strony. Jest to podejście lose-lose, stosowane w sytuacjach, gdy szybkie rozwiązanie jest priorytetem, a problem nie jest istotny.
- Wymuszanie (dyrektywność) – Jedna ze stron narzuca swoją wolę drugiej, co prowadzi do wygranej jednej ze stron (win-lose). Technika ta może wpływać destrukcyjnie na relacje, dlatego należy jej unikać w sytuacjach, gdzie relacje są istotne.
- Łagodzenie (akomodacja) – Jest to technika prowadząca do tymczasowego rozwiązania. Ma na celu uspokojenie atmosfery, by wprowadzić zaufanie i ułatwić rozwiązanie problemu.
- Wycofanie się (unikanie) – Polega na odsunięciu się od konfliktu, bez próby jego rozwiązania. Choć pozwala zebrać dodatkowe informacje, problem może narastać i powodować większe trudności w przyszłości.
Wybór Techniki Rozwiązywania Konfliktów
Ken Thomas i Ralph Coleman zaproponowali modele konfliktów, bazujące na zmiennych takich jak asertywność (koncentracja na własnych potrzebach) i współpraca (koncentracja na potrzebach drugiej strony). Różne techniki rozwiązywania konfliktów można zatem dopasować w zależności od tego, jak wysokie jest skupienie na własnych i cudzych potrzebach.
Przy zarządzaniu konfliktami ważne jest:
- Stworzenie bezpiecznego środowiska, w którym członkowie zespołu nie będą oceniani ani karani za swoje poglądy.
- Uważne słuchanie obu stron oraz poszukiwanie wspólnie rozwiązań, co sprzyja zaangażowaniu obu stron.
- Skupienie się na problemie, a nie na osobach, oraz na znalezieniu przyczyn konfliktu, aby rozwiązać jego źródło.
- Zarządzanie konfliktami jest integralną częścią procesu zarządzania zespołem i wymaga stosowania odpowiednich stylów zarządzania oraz wykorzystania posiadanej władzy. W kolejnej lekcji omówimy szczegóły zarządzania zespołem.