Zakończyliśmy już procesy planowania w tym obszarze. Teraz pozostały nam dwa procesy: Walidacja zakresu i Kontrolowanie zakresu. Są one częścią procesów monitorowania i kontrolowania w zarządzaniu zakresem.
W tej sesji omówimy jeden z tych procesów monitorowania i kontrolowania: proces Walidacji zakresu.
Nazwa tego procesu może czasami wprowadzać w błąd. Aby uniknąć nieporozumień, zacznijmy od ogólnego przeglądu. Zrozumienie szerokiego obrazu zarządzania zakresem pozwoli lepiej zrozumieć proces Walidacji zakresu.
Na początku, po opracowaniu planu zarządzania zakresem, definiujemy wymagania projektu. Następnie tworzymy deklarację zakresu projektu na podstawie tych wymagań. Kolejnym krokiem jest opracowanie struktury podziału pracy (WBS) oraz słownika WBS.
Razem tworzą one bazowy zakres projektu.
Ponieważ planowanie jest iteracyjne, możemy wielokrotnie powracać do tych kroków i je modyfikować, dopóki plan zarządzania projektem nie zostanie zatwierdzony. Wszystkie te kroki są częścią działań planistycznych, które odbywają się przed zatwierdzeniem planu zarządzania projektem.
Co dzieje się dalej? Po zatwierdzeniu planu zarządzania projektem rozpoczynamy realizację prac projektowych, dostarczając produkty wynikające z bazowego zakresu. Na przykład, jeśli budujemy dom, ukończenie dachu może być jednym z produktów.
Dążymy do walidacji tych dostarczanych produktów z klientem przed zakończeniem projektu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której budujemy stronę internetową i prezentujemy klientowi stronę główną dopiero na końcu. Jeśli klientowi nie spodoba się układ, może to oznaczać znaczące przeróbki.
Zamiast tego, walidując produkty na różnych etapach, upewniamy się, że spełniają one oczekiwania klienta i unikamy niespodzianek.
Na przykład możemy walidować pojedyncze pakiety robocze z klientem po ich ukończeniu. Ta iteracyjna walidacja pomaga zapewnić, że produkty spełniają standardy jakości projektu, zanim zostaną przedstawione klientowi. Najpierw wykonujemy kontrolę jakości wewnętrznie, upewniając się, że wszystkie problemy zostały rozwiązane, zanim przejdziemy do walidacji przez klienta.
Produkty, które przejdą tę wewnętrzną kontrolę, uznaje się za zweryfikowane.
Proces Walidacji zakresu trwa przez cały cykl życia projektu, upewniając się, że każdy dostarczony produkt jest zgodny z bazowym zakresem. Po zakończeniu prac projektowych dążymy do uzyskania ostatecznej akceptacji produktów projektu podczas procesu zamknięcia projektu lub fazy. Wcześniejsze walidacje w procesie Walidacji zakresu torują drogę do tej ostatecznej aprobaty.
Oprócz procesu Walidacji zakresu, mamy również proces Kontrolowania zakresu, który działa przez cały projekt — od zatwierdzenia planu zarządzania projektem aż do zakończenia projektu. Proces ten zapewnia, że prace projektowe pozostają zgodne z bazowym zakresem.