Zacznijmy od przykładu projektu budowlanego. Wyobraźmy sobie, że mamy za zadanie wybudować dwa budynki.
Teraz rozbijmy projekt na mniejsze, łatwiejsze do zarządzania elementy:
- Roboty ziemne i instalacyjne
- Fundamenty
- Konstrukcja nadziemna
- Prace wykończeniowe
Nawet w przypadku małego projektu, kluczowe jest zidentyfikowanie wszystkich niezbędnych działań. Zarządzanie wieloma działaniami bez wyraźnej struktury może prowadzić do pominięcia ważnych zadań, co wpływa zarówno na budżet, jak i harmonogram. I tutaj właśnie wkracza struktura podziału pracy (WBS).
Rozbijanie projektu:
Zacznij od podzielenia projektu na grupy główne, a następnie rozbijaj te grupy na mniejsze elementy, aż dojdziesz do zadań, którymi można łatwo zarządzać. Na przykład, w ramach robót budowlanych możesz mieć:
- Roboty ziemne
- Prace betonowe
Rozbijaj dalej, jeśli to konieczne, aż dojdziesz do pakietów roboczych, które są wystarczająco małe, aby nimi zarządzać. Pakiety robocze nie są samymi działaniami, ale składają się z działań niezbędnych do wytworzenia produktów dostarczanych (deliverables). Na przykład, "Instalacja drzwi i okien" może być pakietem roboczym, a w jego ramach znajdują się działania takie jak "Produkcja drzwi" i "Montaż drzwi".
Dlaczego warto korzystać ze struktury podziału pracy?
- Identyfikuje wszystkie niezbędne prace: Zapewnia, że nie zostaną pominięte żadne kluczowe zadania.
- Poprawia dokładność szacunków: Dokładniejsze podziały pozwalają na lepsze szacowanie czasu, kosztów i zasobów.
- Ulepsza komunikację: Daje wszystkim członkom zespołu jasny obraz projektu.
- Śledzi postęp: Pomaga monitorować i kontrolować projekt poprzez śledzenie ukończonych pakietów roboczych.
- Identyfikuje ryzyka: Szczegółowy podział pomaga zidentyfikować potencjalne ryzyka i zależności.
Tworzenie struktury podziału pracy obejmuje:
- Inputs: Project scope statement, requirements documentation, and organizational process assets.
- Tools and Techniques: Decomposition, expert judgment, and team collaboration.
- Outputs: The WBS itself, along with the WBS dictionary and the project scope statement.
WBS dictionary zawiera szczegółowe informacje na temat każdego pakietu roboczego i jego elementów. Obejmuje opisy, dostarczane produkty (deliverables) oraz związane z nimi działania, co pomaga w skutecznym zarządzaniu projektem.