Zarządzanie Zmianami odnosi się do modyfikacji w planach zarządzania projektami, procesach i ustalonych bazach odniesienia.
Jeśli po ich ustaleniu zachodzi potrzeba zmian, konieczne jest złożenie formalnego wniosku o zmianę. Natomiast jeśli nie ma ustalonych baz odniesienia, składanie wniosku o zmianę nie jest konieczne.
Oba te typy wniosków są kluczowymi elementami systemu zarządzania integracją.
„Zarządzanie zmianami” jest powszechnie znane w zarządzaniu projektami. Pojęcie „zarządzanie konfiguracją” może być mniej zrozumiałe, szczególnie poza sektorem IT.
Zarządzanie zmianami i zarządzanie konfiguracją są istotnymi zagadnieniami egzaminu PMP – wiele pytań może dotyczyć tych obszarów.
System Zarządzania Zmianami
Według Przewodnika PMBOK (6. edycja), „Kontrola Zmian koncentruje się na identyfikacji, dokumentowaniu i zarządzaniu zmianami w projekcie oraz jego bazach odniesienia.”
System zarządzania zmianami zajmuje się modyfikacjami związanymi z zakresem projektu, planowaniem i ustalonymi bazami.
Przykładowo: jeśli zabraknie środków na ukończenie projektu i potrzebne będą dodatkowe zasoby, składamy wniosek o przyznanie dodatkowych funduszy. Podobnie, jeśli niemożliwe jest dotrzymanie terminu – składamy wniosek o przedłużenie harmonogramu.
Każdy wniosek jest oceniany pod kątem potencjalnego wpływu na inne cele projektu. Prowadzi to do zatwierdzenia lub odrzucenia.
Aby minimalizować zakłócenia, system identyfikuje wszystkie parametry i analizuje potencjalne skutki.
Po zatwierdzeniu wniosku aktualizujemy odpowiednią bazę odniesienia, rewidujemy dokumenty projektowe i informujemy zainteresowanych interesariuszy.
Kluczowe czynności w zarządzaniu zmianami
- Identyfikacja potrzebnych zmian.
- Dokumentowanie zmian.
- Przegląd, analiza i podejmowanie decyzji w sprawie wniosków o zmianę.
- Zapewnienie wdrożenia, dokumentacji i komunikacji zmian.
System Zarządzania Konfiguracją
Zgodnie z PMBOK (6. edycja), „Kontrola Konfiguracji kładzie nacisk na specyfikacje zarówno dostarczanych produktów, jak i procesów.”
System zarządzania konfiguracją koncentruje się na zarządzaniu zmianami w specyfikacjach produktów i procesów.
Przykładowo: jeśli klient poprosi o dodanie nowych funkcji podczas opracowywania produktu, zmiana ta dotyczy konfiguracji produktu. Powinna być zarządzana poprzez system zarządzania konfiguracją.
System określa, jak monitorować i kontrolować zmiany. Definiuje elementy konfigurowalne (produkty, usługi, komponenty) oraz nadzoruje zmiany tych elementów.
Plan zarządzania konfiguracją zapewnia kontrolę wersji produktów. Umożliwia rejestrowanie wszystkich zmian wprowadzanych do dowolnej wersji – do przyszłych odniesień.
Kluczowe czynności w zarządzaniu konfiguracją
- Identyfikacja wszystkich elementów podlegających konfiguracji.
- Rejestrowanie i generowanie raportów dla tych elementów.
- Weryfikacja i audyt w celu zapewnienia, że wszystkie konfiguracje spełniają ustalone wymagania.
Przykłady z życia rzeczywistego
Rozważmy projekt budowy budynku szkolnego z dziesięcioma salami lekcyjnymi.
Przykład 1: Wykonawca odpowiedzialny za prace stalowe nagle odchodzi. Trzeba znaleźć zastępstwo – może to spowodować opóźnienie.
Składamy wniosek o przedłużenie harmonogramu o tydzień poprzez system zarządzania zmianami. Po zatwierdzeniu aktualizujemy harmonogram bazowy.
Przykład 2: Klient prosi o zwiększenie liczby sal lekcyjnych z dziesięciu do piętnastu.
Ta zmiana wpływa na zakres produktu – zmieniono konfigurację budynku. Zarządzamy tym poprzez system zarządzania konfiguracją, gdyż bezpośrednio dotyczy specyfikacji projektu.
Różnice między zarządzaniem zmianami a zarządzaniem konfiguracją
Zarządzanie zmianami dotyczy procesów, planów i baz odniesienia. Zarządzanie konfiguracją koncentruje się na specyfikacjach produktu.
Wniosek o dodatkowe fundusze lub przedłużenie harmonogramu – to zarządzanie zmianami. Prośba o dodanie nowych funkcji do produktu – to zarządzanie konfiguracją.
Na egzaminie PMP zapamiętaj
- ICC (Perform Integrated Change Control) – centralny proces zatwierdzania zmian.
- Change Management = procesy, plany, baseline; Configuration Management = specyfikacje produktu.
- CCB (Change Control Board) zatwierdza większe zmiany baseline.
- Każda zmiana wymaga analizy wpływu (zakres, harmonogram, koszt, ryzyko) przed decyzją.
Podsumowanie
Zarządzanie Zmianami i Zarządzanie Konfiguracją to istotne elementy zarządzania integracją.
Jak wskazuje PMBOK (6. edycja): kontrola konfiguracji skupia się na specyfikacjach produktów i procesów. Kontrola zmian – na identyfikacji, dokumentowaniu i podejmowaniu decyzji w sprawie zmian w dokumentach, produktach lub bazach.
Każda zmiana w konfiguracji produktu wpływa na zakres projektu. Wymaga aktualizacji planów projektowych, kosztów i harmonogramu.