Zarządzanie Komunikacją w Projekcie – Wprowadzenie
W tej lekcji omówimy zarządzanie komunikacją, skupiając się na procesach tego obszaru wiedzy.
Procesy w Obszarze Zarządzania Komunikacją
W obszarze zarządzania komunikacją znajdują się trzy procesy:
-
Planowanie Zarządzania Komunikacją – Proces ten odbywa się w grupie procesów planowania, gdzie ustalamy, jak będziemy zarządzać i monitorować komunikację. Wynikiem jest plan zarządzania komunikacją.
-
Zarządzanie Komunikacją – Proces realizowany w grupie procesów wykonywania, gdzie zarządzamy komunikacją zgodnie z przygotowanym planem zarządzania komunikacją. Zbieramy dane oraz dystrybuujemy artefakty komunikacyjne.
-
Monitorowanie Komunikacji – Proces ten znajduje się w grupie monitorowania i kontrolowania. Tutaj upewniamy się, że komunikacja odbywa się zgodnie z planem zarządzania komunikacją.
Rola Komunikacji w Projektach
Jako kierownicy projektu, pracujemy nad osiągnięciem wyników, ale większości pracy fizycznej nie wykonujemy osobiście. Na przykład, w projekcie budowlanym nie zajmujemy się pracą fizyczną, a w projekcie programistycznym – kodowaniem. Nasza główna rola polega na komunikacji z zespołem, sponsorem, klientami oraz innymi interesariuszami.
Kierownik projektu, który nie posiada silnych umiejętności komunikacyjnych, nie osiągnie sukcesu, dlatego można powiedzieć, że najważniejszym zadaniem kierownika projektu jest komunikacja. Słaba komunikacja może prowadzić do problemów takich jak konflikty, rozrost zakresu, błędy oraz konieczność wykonywania prac od nowa. Aby temu zapobiec, konieczne jest zaplanowanie, jak będziemy zarządzać komunikacją, tworząc plan zarządzania komunikacją, a następnie dbanie o to, by komunikacja przebiegała zgodnie z założeniami tego planu.
Różne Metody Komunikacji
W projekcie przepływa ogromna ilość informacji między różnymi stronami. Oprócz rozmów twarzą w twarz, interesariusze wykonują rozmowy telefoniczne, wysyłają e-maile, udostępniają dokumenty, rozsyłają raporty i wiele więcej. Te różnorodne metody komunikacji są stosowane przez cały czas trwania projektu.
Dlatego kierownicy projektu nie są w stanie kontrolować każdej komunikacji, ale powinni dążyć do monitorowania jej w miarę możliwości.
Przegląd Procesów Zarządzania Komunikacją
Teraz, gdy zrozumieliśmy znaczenie komunikacji w projektach, jesteśmy gotowi przejść do omówienia pierwszego procesu w tym obszarze wiedzy – planowania zarządzania komunikacją.