Dzisiaj rozpoczynamy omawianie nowego procesu zwanego „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian”. Ten proces jest jednym z dwóch procesów monitorowania i kontrolowania w ramach obszaru wiedzy zarządzania integracją.
Jak wspomniano w poprzednim wykładzie, gdy w jakiejkolwiek części projektu potrzebna jest zmiana, należy utworzyć wniosek o zmianę. Jednak złożenie wniosku o zmianę nie gwarantuje jego zatwierdzenia. Każdy wniosek musi zostać dokładnie oceniony i dopiero wtedy może zostać zatwierdzony lub odrzucony.
Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, następuje jego wdrożenie, co może wiązać się z aktualizacjami i ponownym planowaniem. W przypadku braku zatwierdzenia, zmiana nie może zostać wdrożona.
Warto pamiętać, że odrzucone zmiany nie są usuwane – powinny zostać udokumentowane w dzienniku zmian.
Proces „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian” obejmuje zarówno ocenę wniosków o zmianę, jak i późniejsze aktualizacje oraz ponowne planowanie. Jednak faktyczne wdrażanie zmian odbywa się w procesach bezpośredniego zarządzania pracą projektową, kontrolowania jakości oraz kontrolowania zamówień.
Często pojawia się pytanie, czy „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian” jest potrzebne, gdy zmiany są dokonywane w planie zarządzania projektem przed jego zatwierdzeniem. Odpowiedź brzmi: nie. Wnioski o zmianę są wymagane tylko dla zatwierdzonych dokumentów (project managmenet plans), takich jak plan zarządzania projektem, karta projektu, bazowe linie projektu oraz inne finalne dokumenty projektowe.
Zmiany dokonywane na etapie planowania nie wymagają wniosków, ponieważ jest to część naszej roli.
Podczas opracowywania planu zarządzania projektem tworzony jest plan zarządzania zmianami, który stanowi naszą wytycznę podczas procesu „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian”. Plan ten określa członków Rady Kontroli Zmian odpowiedzialnych za ocenę wniosków o zmiany.
W fazie oceny członkowie Rady Kontroli Zmian analizują wnioski. Na przykład, jeśli projekt przekracza budżet, kierownik projektu może zaproponować zmniejszenie liczby inżynierów, aby zaoszczędzić koszty. Obliczenia mogą wskazywać na znaczne oszczędności, ale jako członek Rady Kontroli Zmian trzeba ocenić szersze konsekwencje.
Należy rozważyć wpływ proponowanych zmian na harmonogram projektu, jakość oraz zakres. Ważne jest zadanie pytania, czy klient będzie zadowolony z wyników oraz ocena potencjalnych ryzyk, w tym wpływu na motywację zespołu. Ostatecznie, kluczowe jest upewnienie się, że proponowana zmiana jest zgodna z celami projektu; w przeciwnym razie wniosek powinien zostać odrzucony.
Odpowiedzialność Rady Kontroli Zmian polega na ocenie i podejmowaniu decyzji dotyczących wniosków o zmiany. Członkowie muszą zbadać potencjalne wpływy na różne aspekty projektu przed podjęciem decyzji o zatwierdzeniu lub odrzuceniu.