W tym wykładzie omówimy kluczowe uwagi dotyczące procesów szacowania. Są one istotne zarówno dla szacowania czasu trwania, jak i kosztów.
Przede wszystkim niezwykle ważne jest korzystanie ze struktury podziału pracy (WBS), która pozwala na uzyskanie precyzyjniejszych szacunków. Bez WBS możemy łatwo pominąć kluczowe elementy, co wpłynie na dokładność naszych prognoz.
Niezbędne są także plany zarządzania. Plan zarządzania harmonogramem jest potrzebny do szacowania czasu trwania, a plan zarządzania kosztami do szacowania kosztów. Stanowią one fundamenty dla naszych wyliczeń.
Szacowanie czasu i kosztów są ze sobą powiązane. Zmiana w jednym może wpływać na drugie. Dlatego musimy uwzględniać zarówno rezerwy kontyngencyjne, jak i zarządcze, które uwzględniają ryzyka związane z projektem.
Szacunki powinny być wykonywane przez osoby odpowiedzialne za dane zadania, ponieważ te osoby mają najlepszą wiedzę na temat wymaganego nakładu pracy.
Przed zatwierdzeniem planu zarządzania projektem mamy swobodę w zmianie szacunków bez potrzeby składania formalnych wniosków. Jednak po zatwierdzeniu planu każda zmiana wymaga zgłoszenia wniosku o zmianę, który musi przejść przez Zintegrowaną Kontrolę Zmian, aby mógł zostać wdrożony.
Dane historyczne z poprzednich projektów mogą znacząco wspierać proces szacowania, dostarczając wartościowych informacji.
Szacowanie mniejszych komponentów jest łatwiejsze i bardziej precyzyjne, a także wymaga mniej wysiłku.
Ostatecznie, to na kierownikach projektu spoczywa odpowiedzialność za dokładność szacunków. Musimy aktywnie monitorować i weryfikować ich poprawność oraz kwestionować ograniczenia nałożone przez wyższe kierownictwo.
Kończąc ten proces, przechodzimy teraz do opracowywania harmonogramu projektu.