W tym wykładzie omówimy, czego nauczymy się w obszarze wiedzy na temat zarządzania kosztami. Jak wspomniałem w poprzednim wykładzie, istnieją cztery procesy zarządzania kosztami. Trzy z nich to procesy planowania, a ostatni to proces monitorowania i kontrolowania.
Pierwszym procesem planowania jest planowanie zarządzania kosztami. W tym procesie określamy, jak zarządzać i kontrolować koszty projektu.
Drugim procesem planowania jest szacowanie kosztów, gdzie, jak sama nazwa wskazuje, szacujemy koszty działań. Po oszacowaniu kosztów możemy przystąpić do ustalania budżetu.
Termin „budżet” odnosi się do trzeciego procesu, który również jest procesem planowania. Ostatnim procesem jest proces monitorowania i kontrolowania, znany jako kontrolowanie kosztów. W tym procesie mierzymy wydajność kosztową projektu i stosujemy działania zapobiegawcze i korygujące.
Proces ten obejmuje obliczenia wartości wypracowanej (earned value).
W tym wykładzie omówimy proces planowania zarządzania kosztami, który jest częścią obszaru wiedzy na temat zarządzania kosztami.
W tym procesie określamy, jak zarządzać, monitorować i kontrolować koszty projektu. Aby wyjaśnić to bardziej szczegółowo, przejdźmy do tego, co osiągamy w tym procesie.
Po pierwsze, definiujemy specyfikacje dotyczące szacowania kosztów. Obejmuje to określenie waluty, której będziemy używać, poziom precyzji kosztów oraz inne istotne czynniki.
Ustalane są również techniki szacowania kosztów. Na przykład, czy zastosujemy metodę trzech punktów czy technikę szacowania oddolnego? Te decyzje są podejmowane w tym procesie.
Dodatkowo, określamy techniki monitorowania i kontrolowania kosztów, które wdrożymy oraz zasady, których będziemy przestrzegać na tym etapie. Ważne jest, aby zauważyć, że na tym etapie nie stosujemy żadnych technik – definiujemy jedynie techniki i zasady do przyszłego monitorowania i kontrolowania kosztów.
Określamy również szablony raportowania i dokumentacji, które będą używane. Ponadto tworzymy wytyczne dotyczące opracowania budżetu projektu, uwzględniając koszty pośrednie i finansowe. Decydujemy, czy te koszty będą uwzględnione w budżecie.
Rozważamy również, czy będziemy polegać wyłącznie na funduszach organizacji, czy będziemy poszukiwać zewnętrznego finansowania projektu. Ustalane są również zasady dotyczące rewizji budżetu, w tym akceptowalne limity kosztów i kryteria aktualizacji budżetu.
To kończy krótki przegląd procesu. W następnym wykładzie przejdziemy do bardziej szczegółowego omówienia procesu szacowania kosztów.