Planowanie Odpowiedzi na Ryzyka

Planowanie Odpowiedzi na Ryzyka

W tej lekcji omówimy, jak skutecznie planować odpowiedzi na ryzyka.

Do tej pory określiliśmy ryzyka, przeprowadziliśmy jakościową analizę ryzyk dla wszystkich ryzyk zawartych w rejestrze ryzyk oraz wykonaliśmy ilościową analizę ryzyk dla ryzyk wysokiego priorytetu znajdujących się na krótkiej liście. Teraz nadszedł czas, aby skupić się na planowaniu odpowiedzi na te kluczowe ryzyka.

Ten etap polega na ustaleniu, w jaki sposób zareagujemy na każde istotne ryzyko. Pamiętaj, że niektóre ryzyka wysokiego priorytetu mogą zostać zidentyfikowane już po jakościowej analizie ryzyk ze względu na oceniane parametry ryzyk. Wcześniej omawialiśmy to w procesie jakościowej analizy ryzyk, co oznacza, że również dla tego typu ryzyk możemy potrzebować planu odpowiedzi.

Warto zauważyć, że nie tworzymy odpowiedzi na każde ryzyko, ponieważ rejestr ryzyk może zawierać dziesiątki, a nawet setki ryzyk. Określenie odpowiedzi dla wszystkich ryzyk byłoby bardzo czasochłonne. Z tego powodu skupiamy nasze odpowiedzi tylko na ryzykach wysokiego priorytetu.

Ważna Uwagi na Temat Procesów Planowania

Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z przewidywalnym, czy adaptacyjnym środowiskiem, procesy te są iteracyjne w całym cyklu życia projektu. Nowe ryzyka są ciągle identyfikowane, a istniejące ryzyka są modyfikowane wraz z postępem projektu. Każde nowe i zmodyfikowane ryzyko musi przejść przez te same procesy: są analizowane jakościowo, a ryzyka wysokiego priorytetu następnie analizowane ilościowo.

Planujemy odpowiedzi konkretnie dla najważniejszych ryzyk.

W niektórych przypadkach planowane odpowiedzi na pewne ryzyka mogą generować nowe ryzyka, które nazywamy ryzykami wtórnymi. Na przykład, jeśli planujesz nie spać całą noc, aby nie oblać egzaminu, to jest to odpowiedź na ryzyko, która zmniejsza ryzyko niezdania egzaminu. Jednak przez to, że nie spałeś, możesz być zmęczony i spowodować wypadek drogowy.

Ten wypadek to ryzyko wtórne, które nie wystąpiłoby, gdybyś przespał noc. Ryzyka wtórne również należy dokumentować w rejestrze ryzyk i poddać tym samym procesom zarządzania ryzykiem, co ryzyka pierwotne.

Planowanie Odpowiedzi dla Pojedynczych Ryzyk

Planujemy odpowiedzi dla każdego kluczowego ryzyka z osobna. Jeśli ryzyko jest pozytywne (szansa), podejmujemy działania, które mają zapewnić jego wystąpienie, zwiększając tym samym prawdopodobieństwo realizacji szansy. Z kolei, jeśli mamy do czynienia z zagrożeniem, podejmujemy działania, aby temu zapobiec, zmniejszając prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia.

Są to nasze ogólne strategie postępowania z szansami i zagrożeniami, które omówiliśmy wcześniej. Teraz omówmy szczególne strategie odpowiedzi na ryzyka dla każdego z tych typów.

Pięć Strategii dla Każdego Typu Ryzyka

Omówimy pięć strategii dla obu typów ryzyka – szans i zagrożeń. Wśród nich eskalacja i akceptacja są strategiami wspólnymi, więc omówimy łącznie osiem strategii.

• Eksploatowanie (Exploiting): Strategia dla szans, w której aktywnie działamy, aby zapewnić wystąpienie szansy. Może to obejmować dodatkowe działania lub zmiany w projekcie. Na przykład, jeśli wcześniejszy zakup określonego materiału projektowego pozwoli na oszczędności, dostosowanie harmonogramu do wcześniejszego zakupu będzie strategią eksploatacji.

• Wzmacnianie (Enhancing): Kolejna strategia dla szans, koncentrująca się na zwiększaniu prawdopodobieństwa ich wystąpienia. Choć czasem mylona z eksploatacją, wzmacnianie zazwyczaj nie obejmuje istotnych zmian w projekcie. Na przykład, jeśli wiemy, że wcześniejszy zakup materiałów pozwoli na oszczędności, możemy rozpocząć negocjacje wcześniej, co zwiększy szansę na niższą cenę bez zmiany harmonogramu projektu.

• Dzielenie się (Sharing): Realizujemy szansę poprzez współpracę z innymi, na przykład poprzez podwykonawstwo lub stworzenie spółki joint venture. Na przykład, jeśli firma zewnętrzna może uzyskać materiały po niższych cenach, powierzając im zakup, dzielimy się szansą, przypisując im to zadanie.

• Eskalowanie (Escalating): Ta strategia dotyczy zarówno szans, jak i zagrożeń, w której przekazujemy ryzyko na wyższy poziom zarządzania, np. do programu lub portfela. Po eskalacji zespół projektowy nie jest już odpowiedzialny za ryzyko. Na przykład, jeśli zakup dużej ilości materiału może obniżyć koszty w kilku projektach, eskalacja tego ryzyka do kierownika programu umożliwia skorzystanie z oszczędności przez cały program.

• Unikanie (Avoiding): Przeciwieństwo eksploatacji – podejmujemy kroki, aby zagrożenie się nie wydarzyło. Na przykład, jeśli wiesz, że podatki na dany materiał wzrosną wkrótce, zmieniając harmonogram projektu, by kupić go wcześniej, stosujesz strategię unikania.

• Łagodzenie (Mitigating): Odpowiednik wzmacniania dla zagrożeń – próbujemy zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożenia. Jeśli na przykład rosnące kursy walut mogą zwiększyć koszty materiałów, wcześniejsze rozpoczęcie zakupu może pomóc ograniczyć wpływ tego ryzyka.

• Przenoszenie (Transferring): Znane również jako deflektowanie lub alokowanie, ta strategia polega na przekazaniu ryzyka stronie trzeciej, na przykład poprzez zakup ubezpieczenia. Jeśli kupujemy ubezpieczenie na wypadek kradzieży materiału, to ryzyko przechodzi na firmę ubezpieczeniową.

• Akceptacja (Accepting): Pozostawiamy niektóre ryzyka, których nie planujemy aktywnie zwalczać. Akceptacja bierna oznacza „czekaj i obserwuj”, podczas gdy aktywna akceptacja obejmuje przygotowanie rezerw na ryzyko i planów awaryjnych.

Plany Awaryjne i Alternatywne

W aktywnej akceptacji przygotowujemy plan awaryjny, który określa, co zrobimy, jeśli ryzyko wystąpi. Jeśli plan awaryjny zawiedzie, plan alternatywny, zwany również planem B, definiuje kolejne kroki. Oba plany są przeznaczone dla zidentyfikowanych ryzyk i pomagają nam być przygotowanymi.

Zastosowanie Wielu Odpowiedzi

Czasem możemy potrzebować więcej niż jednej odpowiedzi na konkretne ryzyko. Na przykład, jeśli nie uda się łagodzić ryzyka, eskalacja może być drugą strategią. Dodatkowo stosowanie tych strategii może generować ryzyka wtórne, dlatego warto je uwzględnić.

Całkowite Ryzyko Projektu

Oprócz ryzyk indywidualnych rozważamy również całkowite ryzyko projektu. Te same strategie (z wyjątkiem eskalacji) mogą być tutaj stosowane. Ponieważ ryzykiem całkowitym interesuje się sponsor, eskalacja nie jest możliwa poza poziom sponsora.

Ważne Uwagi na Temat Planowania Odpowiedzi na Ryzyko

• Efektywność Kosztowa: Zapobieganie ryzyku nie powinno być droższe niż jego potencjalny wpływ. Jeśli koszty zapobiegania przewyższają wpływ, lepiej zaakceptować ryzyko.
• Wszechstronność Odpowiedzi na Ryzyko: Możemy przypisać wiele odpowiedzi do jednego ryzyka lub zastosować jedną odpowiedź dla kilku ryzyk.
• Współpraca w Planowaniu: Kierownicy projektów powinni angażować odpowiednich interesariuszy, takich jak zespół projektowy i eksperci ds. zarządzania ryzykiem, podczas planowania odpowiedzi.