Plan Zarządzania Zmianami
Gdy zakres projektu zostanie określony i zatwierdzony, obowiązkiem kierownika projektu jest zapobieganie zbędnym zmianom w zakresie, harmonogramie i budżecie. Jednakże, nawet przy staraniach unikania zmian, są one nieuniknione w trakcie cyklu życia projektu. Dlatego konieczny jest plan wyjaśniający, jak radzić sobie ze zmianami, znany jako Plan Zarządzania Zmianami.
Komponenty Planu Zarządzania Zmianami
Podejście do Zarządzania Zmianami
W tej sekcji określa się ogólne podejście projektu do zmian i definiuje, co będzie uznawane za zmianę w zakresie, harmonogramie lub budżecie projektu. Przykładowo, musimy zdecydować, czy opóźnienia w harmonogramie będą traktowane jako zmiany. Dzięki temu ustaleniu można precyzyjnie określić oczekiwania i granice dla zespołu oraz interesariuszy.
Rada Kontroli Zmian (Change Control Board - CCB)
W planie zarządzania zmianami można również opisać rolę Rady Kontroli Zmian, która jest odpowiedzialna za zatwierdzanie lub odrzucanie proponowanych zmian. Większość projektów, z wyjątkiem tych nastawionych na zmiany, posiada CCB. Ważne jest, aby określić obowiązki członków CCB, ich poziomy uprawnień oraz kto powinien uczestniczyć w spotkaniach dotyczących zmian, aby zapewnić odpowiednie zaangażowanie kluczowych interesariuszy.
Narzędzia i Procedury
Tutaj można wskazać narzędzia potrzebne do składania, śledzenia i przeglądania zmian oraz szczegółowo opisać, jak zmiany będą zarządzane i kontrolowane. Obejmuje to systemy lub oprogramowanie używane do śledzenia zmian, formularze zgłoszeń zmian oraz procedury związane z przeglądem i zatwierdzaniem zmian.
Szczegółowe Komponenty
- Podejście do Zarządzania Zmianami:
- Definiowanie, co będzie uznawane za zmianę w zakresie, harmonogramie lub budżecie.
- Wyjaśnienie, czy opóźnienia lub przekroczenia budżetu uznaje się za zmiany.
- Ustalenie wytycznych dotyczących komunikacji i dokumentacji zmian.
- Rada Kontroli Zmian (CCB):
- Lista członków CCB i ich role.
- Określenie poziomów uprawnień członków CCB.
- Ustalenie częstotliwości i formatu spotkań CCB.
- Opis procesu składania wniosków o zmiany do CCB.
- Procedura oceny oraz zatwierdzania lub odrzucania zmian przez CCB.
- Narzędzia i Procedury:
- Identyfikacja narzędzi do zarządzania zmianami (np. oprogramowanie do zarządzania projektami, formularze wniosków o zmiany).
- Szablony lub formularze do składania wniosków o zmiany.
- Przepływ pracy dla wniosków o zmiany, obejmujący etapy składania, przeglądu, zatwierdzania i wdrażania.
- Procedury śledzenia i raportowania zmian.
- Dokumentowanie i komunikowanie zmian odpowiednim interesariuszom.