Ułatwianie pracy zespołu (Facilitation)
Pierwszą umiejętnością, którą omówimy, jest facilitation, czyli działania mające na celu zwiększenie produktywności zespołu projektowego. Umiejętny facylitator poprawia zarządzanie projektem, zapewniając aktywny udział członków zespołu w dyskusjach i podejmowaniu decyzji. Obejmuje to prowadzenie zespołu w rozwiązywaniu problemów, zarządzaniu ryzykiem oraz organizowaniu warsztatów i sesji burzy mózgów.
Zarządzanie konfliktami
Następna umiejętność to zarządzanie konfliktami. Konflikty są nieuniknione w każdym projekcie, dlatego ich skuteczne zarządzanie jest kluczowe. Sukces w zarządzaniu konfliktami polega na minimalizowaniu negatywnych skutków i maksymalizowaniu pozytywnych.
Omówimy ten temat bardziej szczegółowo w przyszłych wykładach, ale warto pamiętać o pięciu kluczowych strategiach: dostosowywanie się (accommodating), unikanie (avoiding), współpraca (collaborating), kompromis (compromising) i rywalizacja (competing).
Zarządzanie spotkaniami
Spotkania są niezbędnym narzędziem do poprawy komunikacji między interesariuszami. Efektywne zarządzanie tymi spotkaniami jest kluczowe. Aby spotkania były produktywne, powinny mieć jasne cele, a uczestnicy powinni być wcześniej poinformowani o agendzie.
Ważne jest także, aby zapraszać tylko odpowiednich interesariuszy, zaczynać punktualnie i ustalać zasady, które sprzyjają zaangażowaniu.
Przywództwo
Kolejną kluczową umiejętnością jest przywództwo, które polega na kierowaniu i inspirowaniu członków zespołu do osiągania celów projektu. Omówimy różne style przywództwa w nadchodzących sesjach, ale już teraz warto pamiętać, że skuteczne przywództwo może znacząco wpłynąć na wyniki projektu.
Wpływanie
Wpływanie to umiejętność, która pozwala menedżerom projektów na współpracę z różnymi działami w celu osiągnięcia celów projektu. Aktywne słuchanie interesariuszy i budowanie długotrwałych relacji sprzyja efektywnej współpracy zespołowej.
Motywacja
Kolejną ważną umiejętnością jest motywowanie. Zmotywowani członkowie zespołu zazwyczaj lepiej wykonują swoje zadania, dlatego znajomość teorii motywacji, takich jak piramida potrzeb Maslowa, może pomóc menedżerom projektów utrzymać zaangażowanie i produktywność zespołu.
Inteligencja emocjonalna
Inteligencja emocjonalna to również istotna umiejętność. Obejmuje ona zarządzanie własnymi emocjami oraz wpływanie na emocje innych. Budując pozytywne relacje z interesariuszami, menedżerowie projektów mogą tworzyć konstruktywną atmosferę pracy i podnosić morale zespołu.
Aktywne słuchanie
Aktywne słuchanie jest kluczowe. Polega ono na czymś więcej niż tylko słyszeniu tego, co mówią inni – wymaga potwierdzenia zrozumienia poprzez gesty i odpowiedzi. Umiejętność ta jest niezbędna do budowania zaufania i zapewnienia jasnej komunikacji w zespole.
Networking
Networking jest kolejnym istotnym aspektem. Pozwala menedżerom projektów nawiązywać kontakty z różnymi osobami, ułatwiając wymianę informacji i rozwiązywanie problemów poza bezpośrednim zespołem projektowym.
Świadomość polityczna
Polityczna świadomość w organizacji jest kluczowa. Zrozumienie dynamiki władzy i wpływu pomaga menedżerom projektów efektywnie zarządzać skomplikowanymi relacjami z interesariuszami.
W poprzednich dyskusjach wspominaliśmy o technikach burzy mózgów. Podobnie, technika nominalnej grupy to ustrukturyzowana forma burzy mózgów, w której pomysły są priorytetyzowane za pomocą głosowania. Obserwowanie członków zespołu w ich środowisku pracy może również dostarczyć cennych informacji na temat ich potrzeb i postaw, co nazywamy obserwacją i konwersacją.
Negocjacje
Umiejętności negocjacyjne są niezbędne w różnych aspektach zarządzania projektami, od zaopatrzenia po zaangażowanie interesariuszy. Szczegółowo omówimy te tematy w przyszłych sesjach.
Budowanie zespołu
Działania związane z budowaniem zespołu, zarówno formalne, jak i nieformalne, są kluczowe dla kształtowania relacji między członkami zespołu. Powinny one rozpoczynać się już w fazie inicjowania projektu i trwać przez cały jego cykl życia.