W dzisiejszym wykładzie zgłębimy naturę zmian oraz skuteczne strategie zarządzania nimi. Przyjrzymy się również szerszemu kontekstowi, aby lepiej zrozumieć ten proces.
Przed rozpoczęciem projektu zazwyczaj dążymy do pozytywnego nastawienia i podejmujemy kroki, aby zminimalizować potencjalne problemy. Niemniej jednak wyzwania są nieuniknione, nawet mimo najlepszych starań. Gdy pojawia się problem, staramy się go rozwiązać, co często prowadzi do zmian w projekcie.
Większość tych zmian wymaga zatwierdzenia przez Radę Kontroli Zmian lub sponsora projektu, choć w niektórych przypadkach może wystarczyć zgoda kierownika projektu. Jeśli zmiana wpływa na kluczowe dokumenty, takie jak plan zarządzania projektem, dokumentacja projektu, bazowe parametry projektu czy polityki firmy, musi zostać autoryzowana przed wdrożeniem. Z kolei, jeśli zmiana nie wpływa na te istotne dokumenty, może wystarczyć zgoda kierownika projektu.
Wytyczne dotyczące oceny, odrzucania, zatwierdzania i wdrażania zmian są określone w planie zarządzania zmianami. Jeśli plan zarządzania zmianami stanowi, że wszystkie zmiany wymagają zatwierdzenia przez Radę Kontroli Zmian, bez względu na ich wpływ, należy przestrzegać tej zasady.
Teraz omówmy skuteczne strategie zarządzania zmianami. Ważne jest, aby zapobiegać przyczynom problemów, zanim przystąpimy do ich rozwiązywania. W ten sposób wiele problemów można wyeliminować jeszcze przed ich pojawieniem się.
Niemniej jednak, mimo środków zapobiegawczych, niektóre wyzwania mogą się pojawić w trakcie cyklu życia projektu, co często wymaga wprowadzenia zmian.
W odpowiedzi na problem kluczowe jest zidentyfikowanie prac, które mogą wymagać zgłoszenia zmiany. Po ustaleniu, co należy zmienić, konieczna jest ocena wpływu w ramach odpowiedniego obszaru wiedzy. Zazwyczaj analizę tę przeprowadza osoba inicjująca zgłoszenie zmiany.
Na przykład, jeśli pracujesz nad hormonogramem projektu i chcesz zmodyfikować bazowy harmonogram, musisz ocenić, jak ta zmiana wpłynie na całkowitą linię czasową. Ta ocena powinna zostać przeprowadzona przed przygotowaniem zgłoszenia zmiany.
Gdy jesteś gotowy do złożenia zgłoszenia zmiany, konieczne jest ocenienie jej skutków dla wszystkich aspektów projektu. Na przykład, należy określić, czy zmiana harmonogramu będzie miała wpływ na budżet lub inne składowe projektu. Ważne jest, aby każda zmiana była zgodna z celami projektu; każde zgłoszenie sprzeczne z tymi celami prawdopodobnie zostanie odrzucone.
Po ocenie skutków zmiany należy określić opcje, które mogłyby zminimalizować ryzyko i zwiększyć szanse. Celem jest tutaj złagodzenie skutków zmiany na projekt. W tym momencie masz trzy opcje: jeśli zmiana jest zgodna z celami projektu, możesz ją zatwierdzić.
Alternatywnie możesz ją odrzucić lub odroczyć do późniejszego rozpatrzenia.
Niezależnie od tego, czy zatwierdzisz, odrzucisz, czy odroczysz zmianę, kluczowe jest udokumentowanie wyniku w rejestrze zmian. Zapewnia to przejrzystość dla wszystkich interesariuszy, informując ich o statusie zmiany. Po udokumentowaniu wyników zakończysz obsługę odrzuconych lub odroczonych zgłoszeń zmian.
Jednak w przypadku zatwierdzenia zmiany konieczna będzie aktualizacja wszelkich dokumentów, które zostały nią objęte. Może to obejmować aktualizację planu zarządzania projektem, dokumentacji projektowej, bazowych parametrów projektu lub kontraktów.
Po aktualizacji należy upewnić się, że wszyscy są świadomi zmian i korzystają z najnowszych wersji dokumentów. Jak omawialiśmy we wcześniejszych wykładach, zarządzanie konfiguracją będzie w tym procesie pomocne. Ostatecznie będziesz zarządzać projektem zgodnie z zaktualizowanym planem zarządzania projektem i dokumentacją.
I właśnie tak zarządzamy zmianami i zgłoszeniami zmian. Działania te nadzoruje Rada Kontroli Zmian, a zadania w ramach wyznaczonego schematu są częścią procesu zintegrowanej kontroli zmian.
Wykorzystanie narzędzi do kontroli zmian, czy to systemów dedykowanych, czy komercyjnego oprogramowania, może usprawnić te procesy. Dodatkowo zarządzanie konfiguracją stanowi kluczowy element zarządzania zmianami, więc narzędzia do kontroli zmian powinny wspierać zarówno działania z zakresu zarządzania zmianami, jak i konfiguracją.
W tym kontekście techniki analizy danych mogą pomóc w podejmowaniu świadomych decyzji. Na przykład zastosowanie analizy kosztów i korzyści lub analizy alternatyw może pomóc w określeniu najlepszych opcji minimalizowania ryzyk lub zwiększania szans. Mogą być również stosowane inne metody podejmowania decyzji, takie jak głosowanie, autokracja czy analiza decyzji wielokryterialnych.
Zatrzymajmy się na chwilę przy tych technikach podejmowania decyzji. W trakcie projektu pojawi się wiele sytuacji wymagających decyzji. Te decyzje są kluczowe, ponieważ mogą bezpośrednio wpływać na sukces projektu.
Konsekwentnie złe decyzje mogą doprowadzić do niepowodzenia projektu.
Pewne techniki mogą pomóc w podejmowaniu trafnych decyzji, zwane technikami podejmowania decyzji. Głosowanie to jedna z takich metod. W tym podejściu przedstawia się sytuację, a wszyscy zaangażowani głosują nad najlepszym kierunkiem działania.
Następnie decyzja jest podejmowana w oparciu o wynik głosowania.
Autokracja to inna strategia podejmowania decyzji, gdzie jeden interesariusz ma uprawnienia do podejmowania decyzji samodzielnie. Ten interesariusz bierze pełną odpowiedzialność za podjęte decyzje.
Bardziej systematycznym podejściem jest analiza decyzji wielokryterialnych, która polega na analizie i ocenianiu ryzyk w celu podjęcia decyzji.