Gdy omawialiśmy bazowy zakres projektu, wspominaliśmy o potrzebie regularnego mierzenia realizowanych prac w stosunku do bazowego zakresu. Proces kontrolowania zakresu polega na sprawdzaniu, czy faktyczne prace są zgodne z tym, co zostało ustalone w bazowym zakresie. Na przykład, jeśli dach ma być pokryty zielonymi dachówkami, musimy kontrolować, czy rzeczywiście budujemy dach z zielonych dachówek.
Choć może to brzmieć prosto, w dużych projektach, z setkami pakietów roboczych i interesariuszy, zarządzanie zakresem może być wyzwaniem. Niektórzy interesariusze mogą chcieć dodawać nowe elementy do zakresu, a inni mogą nie realizować tego, co jest zapisane w bazowym zakresie. Rolą kierownika projektu jest regularne mierzenie wykonanych prac w odniesieniu do bazowego zakresu.
Podczas kontrolowania zakresu możemy korzystać z metod analizy danych, takich jak analiza odchyleń i analiza trendów. Dzięki analizie odchyleń możemy zdecydować, czy konieczne jest podjęcie działań korygujących lub zapobiegawczych z powodu odchyleń w zakresie. Analiza trendów pozwala nam ocenić, czy nasza wydajność się poprawia, czy pogarsza.
Aby skutecznie kontrolować zakres, musimy mieć realistyczny bazowy zakres projektu. Dodatkowo potrzebujemy planu zarządzania zakresem, planu zarządzania wymaganiami, dokumentacji wymagań oraz matrycy śledzenia wymagań. Kontrolowanie zakresu wymaga również danych dotyczących harmonogramu i kosztów, ponieważ te trzy elementy razem tworzą bazę pomiaru wydajności.
Jeśli zauważysz, że realizowane prace nie są zgodne z bazowym zakresem lub konieczne są zmiany w zakresie, musisz zgłosić prośbę o zmianę. W przewidywalnych środowiskach każda zmiana musi być zatwierdzona przez odpowiednie procedury zarządzania zmianami.
Kierownik projektu odpowiada za kontrolowanie zakresu i zapobieganie rozrastaniu się zakresu (scope creep). Proces ten polega na aktywnym poszukiwaniu przyczyn zmian zakresu i działaniu, aby zapobiec niepotrzebnym zmianom.
Pamiętaj, że proces kontrolowania zakresu trwa od momentu zatwierdzenia planu zarządzania projektem i kontynuuje się aż do zakończenia prac projektowych. Po zakończeniu prac przeprowadzamy ostateczną walidację dostarczonych produktów z klientem w procesie zamknięcia projektu lub fazy.