Szacowanie Kosztów
W tej sekcji przyjrzymy się procesowi szacowania kosztów, który stanowi kluczowy aspekt planowania projektu i wchodzi w skład obszaru zarządzania kosztami. Celem szacowania kosztów jest systematyczne określenie i wyliczenie wszystkich kosztów związanych z projektem.
Kluczowe Aspekty Szacowania Kosztów
Koszty Zasobów:
- Zasoby Materiałowe: Określenie cen materiałów potrzebnych do realizacji projektu.
- Koszty Pracy i Maszyn: Oszacowanie stawek jednostkowych pracy i maszyn na podstawie stawki godzinowej. Na potrzeby egzaminu zakłada się dostęp do szczegółów wynagrodzeń członków zespołu projektowego.
Koszty Aktywności:
- Rozbijanie aktywności na zadania w razie potrzeby, aby uzyskać dokładniejsze szacunki.
- Równoważenie dążenia do wysokiej jakości wyników z potrzebą kontrolowania kosztów, aby zapewnić rentowność projektu.
Koszty Ryzyka:
- Oszacowanie kosztów związanych z zarządzaniem ryzykiem, w tym wydatków na prewencję ryzyka oraz rezerw na przewidywalne ryzyka.
- Należy pamiętać, że po określeniu budżetu, kierownictwo wyższego szczebla może przydzielić rezerwy zarządzania na nieprzewidywalne ryzyka.
Koszty Finansowe:
- Uwzględnienie kosztów takich jak gwarancje bankowe, podatki, koszty ogólne (takie jak wynagrodzenia zarządzających), zakwaterowanie, transport oraz koszty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.
Dokumentacja Szacunków
Istotne jest udokumentowanie podstawy szacunków kosztów, w tym przyjętych założeń, ograniczeń, uwzględnionych ryzyk oraz wiarygodności i dokładności szacunków. Dokumentacja ta służy jako odniesienie do kolejnych sekcji projektu, gdzie również są rejestrowane oszacowania zasobów oraz czas trwania działań.
Techniki Szacowania
Można stosować różne techniki podobne do tych wykorzystywanych przy szacowaniu czasu trwania działań:
- Szacowanie Analogowe: Wykorzystanie danych historycznych z podobnych projektów jako odniesienia.
- Szacowanie Parametryczne: Zastosowanie statystycznych zależności między danymi historycznymi a innymi zmiennymi.
- Szacowanie Od Dołu: Oszacowanie poszczególnych komponentów pracy i ich agregacja w celu uzyskania całkowitego kosztu.
- Szacowanie Trzypunktowe: Użycie szacunków optymistycznych, pesymistycznych i najbardziej prawdopodobnych w celu obliczenia średniego kosztu. Dodatkowo, techniki analizy danych, takie jak analiza alternatyw, mogą pomóc w porównaniu kosztów różnych podejść, np. zakupu vs. wynajmu materiałów.
Dokładność Szacunków
Dokładność zwykle poprawia się wraz z dostępnością większej ilości informacji o projekcie. Szacunki można kategoryzować według poziomu dokładności:
- Wstępny Zakres: Szacunki są zazwyczaj w zakresie od -25% do +75%.
- Budżetowy Szacunek: Zakres od -10% do +25%.
- Ostateczny Szacunek: Najdokładniejszy, zazwyczaj w zakresie od -5% do +10%. W miarę wyjaśniania szczegółów projektu, szacunki powinny przechodzić od przybliżonych do ostatecznych wartości.
Zrozumienie Dokładności i Precyzji
Ważne jest rozróżnienie między dokładnością a precyzją w szacowaniu kosztów. Dokładność odnosi się do tego, jak bliski jest szacunek rzeczywistym kosztom, podczas gdy precyzja wskazuje na bliskość między wieloma szacunkami. Wzrost doświadczenia i dostępność informacji prowadzą do bardziej dokładnych i precyzyjnych szacunków.
Klasyfikacja Kosztów
Koszty można klasyfikować jako:
- Koszty Zmienne lub Stałe: Koszty zmienne zmieniają się w zależności od aktywności projektu, podczas gdy koszty stałe pozostają niezmienne.
- Koszty Bezpośrednie lub Pośrednie: Koszty bezpośrednie są bezpośrednio przypisane do działań projektowych, natomiast koszty pośrednie wspierają ogólne operacje, ale nie są bezpośrednio związane z pracą projektową.