Performance measurement baseline

Co to jest linia bazowa (Baseline)?

Linia bazowa projektu to pierwszy plan, stworzony przed rozpoczęciem projektu. Po rozpoczęciu realizacji projektu porównujemy faktyczne wyniki projektu z linią bazową. Jest to więc narzędzie do pomiaru wydajności projektu.

Trzy kluczowe linie bazowe
Podczas planowania projektu, w fazie grupy procesów planowania, musimy utworzyć trzy główne linie bazowe.

1. Linia bazowa zakresu (Scope Baseline)
   Linia bazowa zakresu to szczegółowa definicja prac, które muszą zostać wykonane podczas realizacji projektu. Składa się z trzech kluczowych elementów: Opisu zakresu projektu (Project Scope Statement), Struktury podziału pracy (WBS - Work Breakdown Structure) oraz Słownika WBS (WBS Dictionary). Szczegółowe omówienie tych elementów znajduje się w sekcji zarządzania zakresem.

2. Linia bazowa harmonogramu (Schedule Baseline)
   To zatwierdzony harmonogram projektu, który będzie stanowił punkt odniesienia do śledzenia realizacji projektu.

3. Linia bazowa kosztów (Cost Baseline)
   To pierwszy zatwierdzony budżet projektu, który będzie służył jako punkt odniesienia do oceny kosztów projektu.

Pomimo że procesy tworzenia tych linii bazowych często przebiegają równolegle, finalne dokumenty są przygotowywane w podanej kolejności. Najpierw tworzymy linię bazową zakresu – nie można ustalić harmonogramu i budżetu bez znajomości zakresu. Następnie tworzymy linię bazową harmonogramu, zanim przejdziemy do budżetu, ponieważ aby oszacować koszty, musimy znać harmonogram.

Przykładowo, aby ustalić budżet, musimy wiedzieć, ile dni będą pracować poszczególne zasoby. Bez harmonogramu nie możemy precyzyjnie oszacować budżetu projektu.

Te trzy linie bazowe tworzą tzw. Linie Bazową Pomiaru Wydajności (Performance Measurement Baseline). Podczas egzaminu PMP, jeżeli spotkasz ten termin, oznacza on właśnie te trzy linie bazowe.

Znaczenie Pomiaru Wydajności w Zarządzaniu Projektami

Pomiar wydajności projektu oraz efektywności kierownika projektu jest kluczowy dla oceny sukcesu. Bez zdefiniowanej linii bazowej trudno ocenić, czy projekt został dobrze przeprowadzony. Jasno określone cele pozwalają na porównanie rzeczywistych wyników z planowanymi, co umożliwia ocenę postępu oraz identyfikację zadań do wykonania.

Potrójne Ograniczenia: Czas, Koszt i Zakres
Każde z trzech ograniczeń – czas, koszt i zakres – posiada linię bazową stworzoną w fazie planowania. Linie te dokumentują to, co zostało zaplanowane, zatwierdzone i przeznaczone na harmonogram, zakres oraz budżet projektu, zgodnie z wymaganiami klienta.

Zabezpieczenie Zgody na Linie Bazowe

Po utworzeniu linii bazowych należy uzyskać ich zatwierdzenie przez kluczowych klientów oraz interesariuszy, zazwyczaj poprzez formalne podpisanie. Wyznacza to cele projektu: realizację na czas, w ramach budżetu oraz zgodnie z ustalonym zakresem. Odstępstwa od tych linii bazowych nie są akceptowane – nie mniej, nie więcej.

Unikanie Rozszerzania Zakresu ("Gold Plating")

Kierownicy projektów powinni unikać tzw. gold plating, czyli dodawania funkcji czy ulepszeń wykraczających poza ustalony zakres. Takie podejście zwiększa koszty oraz czas realizacji projektu bez dostarczania dodatkowej wartości. PMI wyraźnie odradza gold plating.

Zarządzanie Zmianami Linii Bazowej

Zmiana linii bazowej po jej zatwierdzeniu nie jest prostym procesem. Możliwe są modyfikacje, jednak muszą one zostać zatwierdzone przez komitet ds. zmian (Change Control Board) lub klienta. Przestrzeganie procesu zarządzania zmianami oraz uzyskanie odpowiednich akceptacji jest kluczowe przed wprowadzeniem jakichkolwiek modyfikacji.

Kierownicy projektów muszą pilnować, aby unikać nieautoryzowanych zmian w ustalonych liniach bazowych.

Wykorzystanie Linii Bazowych w Oprogramowaniu do Zarządzania Projektami

Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Microsoft Project, pozwalają na tworzenie wielu linii bazowych (11 lub więcej) do śledzenia kosztów i harmonogramu. To umożliwia kierownikom projektów monitorowanie postępów projektu w stosunku do pierwotnych lub zmodyfikowanych linii bazowych, co daje wgląd w skuteczność planowania oraz pozwala na wyciąganie wniosków.

Przygotowanie do Egzaminu PMP: Pytania dotyczące Linii Bazowych

Na egzaminie PMP można się spodziewać wielu pytań dotyczących linii bazowych:

• Linia Bazowa Zakresu (Scope Baseline): Oczekuj pytań dotyczących jej elementów oraz ich powiązania z ogólnym zakresem projektu.
• Linia Bazowa Harmonogramu (Schedule Baseline): Przygotuj się do wyjaśnienia, jak tworzy się linię bazową harmonogramu oraz jakie są kryteria jej modyfikacji. Przydatna będzie znajomość wskaźników, takich jak Schedule Performance Index, oraz pojęć związanych z metodami przyspieszania harmonogramu, takich jak crashing i fast tracking.
• Linia Bazowa Kosztów (Cost Baseline): Spodziewaj się pytań związanych z terminologią kosztową oraz wzorami używanymi w Zarządzaniu Wartością Uzyskaną (Earned Value Management).
• Zarządzanie Zmianami: Wiele pytań będzie dotyczyć wdrażania i zarządzania zmianami w linii bazowej, co wymaga dogłębnego zrozumienia procesu Zarządzania Zmianami.