Monitorowanie Ryzyk
W tej lekcji omówimy proces monitorowania ryzyk.
Wiemy, że jest to praca wykonywana po wysokopoziomowym zaplanowaniu procesu zarządzania ryzykiem. W tym miejscu nie zajmujemy się już samym planowaniem zarządzania ryzykiem – to właśnie w tej fazie tworzymy plan zarządzania ryzykiem.
Co Robimy w Procesie Monitorowania Ryzyk?
W procesie monitorowania ryzyk przyglądamy się wszystkim etapom i upewniamy się, że wszystko działa prawidłowo. Patrząc na wykres i myśląc o działaniach podejmowanych na każdym etapie, zastanówmy się, jakie konkretne działania podejmujemy w procesie monitorowania ryzyk.
Plan Zarządzania Ryzykiem
Najpierw sprawdzamy skuteczność planu zarządzania ryzykiem. Musimy upewnić się, że informacje w planie są wystarczające do prowadzenia innych procesów. Jeśli plan ma jakieś braki, możemy potrzebować wprowadzenia zmian, co wymagałoby złożenia wniosków o zmiany.
Identyfikacja Nowych Ryzyk
Podobnie jak w innych procesach zarządzania ryzykiem, możemy definiować nowe ryzyka, które będą następnie przechodzić przez te same procesy zarządzania ryzykiem, jak wszystkie pozostałe ryzyka. Jeśli mamy odchylenia od bazowej miary wydajności, może być konieczna ponowna ocena istniejących ryzyk.
Ocena Możliwości i Wpływu
Sprawdzamy prawdopodobieństwo i wpływ ryzyk w trakcie realizacji projektu. Możemy stwierdzić, że niektóre wpływy są mniejsze, a inne większe. W takim przypadku możemy dostosować wartości i priorytety ryzyk, co może wymagać modyfikacji rezerw awaryjnych.
Monitorowanie Ryzyk o Niskim Priorytecie
Monitorujemy ryzyka znajdujące się na liście obserwacyjnej (ryzyka o niskiej istotności). Jeśli ryzyko z tej listy zwiększy swój priorytet, należy usunąć je z listy obserwacyjnej i poddać pełnym procesom zarządzania ryzykiem.
Analiza Ilościowa
Monitorujemy wyniki analizy ilościowej ryzyka. Jeśli wpływy założone w analizie ilościowej różnią się od rzeczywistych, możemy potrzebować ponownej analizy, co może także wpłynąć na strategie odpowiedzi na ryzyko.
Aktualizacja Strategii Odpowiedzi na Ryzyka
Na podstawie naszych obserwacji możemy uznać niektóre odpowiedzi na ryzyko za niewystarczające. W takim przypadku możemy chcieć zaktualizować lub przypisać nowe odpowiedzi.
Rezerwy Awaryjne
W procesie monitorowania ryzyk korzystamy z rezerw awaryjnych, ale tylko wtedy, gdy wystąpi ryzyko uwzględnione w planie odpowiedzi. Jeśli wystąpi ryzyko, które nie zostało ujęte w planie, nie możemy wykorzystać rezerwy awaryjnej – wymagałoby to złożenia wniosku o zmianę bazowej miary kosztów lub harmonogramu.
Niespodziewane Wyniki
Monitorujemy ryzyka, które się zrealizowały, i sprawdzamy, czy przyniosły niespodziewane rezultaty.
Triggery Ryzyk
Wiemy, że triggery ryzyk są zidentyfikowane w procesie identyfikacji ryzyk, a następnie monitorujemy je progresywnie w tym procesie.
Dodatkowe Działania w Monitorowaniu Ryzyk
Oprócz działań wymienionych wyżej, monitorowanie ryzyk wymaga pewności, że wszystko jest wykonywane zgodnie z planem zarządzania ryzykiem. W przypadku potrzeby dokonania zmiany w zatwierdzonym dokumencie, składamy wniosek o zmianę. Informujemy interesariuszy o wszelkich zmianach dotyczących ryzyk oraz aktualizujemy rejestr ryzyk i raporty.
Analiza Rezerw i Wydajności Technicznej
Poprzez analizę rezerw monitorujemy, czy mamy wystarczającą ilość rezerw na ukończenie projektu w budżecie. Analiza wydajności technicznej polega na porównywaniu rzeczywistych danych technicznych z założeniami, a nieoczekiwane odchylenia mogą wskazywać na ryzyko.
Audyty i Spotkania Przeglądowe
Aby ocenić skuteczność zarządzania ryzykiem, przeprowadzamy audyty ryzyk i regularne spotkania przeglądowe. Omawiamy na nich sukces i wpływ wdrożonych strategii odpowiedzi na ryzyka oraz kwestie związane z ryzykami wtórnymi, nowymi i zamkniętymi ryzykami.
Zamknięcie Ryzyk i Praca Ratunkowa (Workarounds)
Jeśli ryzyko lub szansa nie zagrażają już projektowi, zamykamy je i przywracamy rezerwy organizacji. Praca ratunkowa jest podejmowana, gdy nie mamy przygotowanego planu awaryjnego dla ryzyk zaakceptowanych biernie lub nieprzewidzianych. Wysoka liczba działań ratunkowych może świadczyć o niedostatecznym zarządzaniu ryzykiem.
Jak Zmienia się Wpływ Ryzyk w Czasie?
Wpływ ryzyk zmienia się wraz z postępem projektu. Aktualizujemy rejestr ryzyk regularnie, aby odzwierciedlał bieżące ryzyka, a skumulowana miara ich wpływu zazwyczaj maleje z czasem. Jednak nowe ryzyka lub wzrost wpływu pewnych ryzyk mogą zwiększyć skumulowany wpływ.