Aby skutecznie zdefiniować zakres projektu, kluczowe jest zebranie wymagań od wszystkich zaangażowanych interesariuszy. Jest to istotne, ponieważ pominięcie wymagania interesariusza może prowadzić do poważnych wyzwań, gdy projekt już się rozpocznie. Jeśli wymaganie zostanie przeoczone i projekt ruszy bez jego uwzględnienia, możemy zostać zmuszeni do powtarzania pracy lub, w niektórych przypadkach, do wstrzymania projektu.
Na przykład, rozważmy projekt tworzenia strony internetowej, gdzie klient określa, że strona główna musi ładować się w mniej niż dwie sekundy. Jeśli rozpoczniemy projekt, nie biorąc pod uwagę tego wymagania, możemy napotkać problemy w późniejszym etapie, co może prowadzić do dodatkowej pracy, opóźnień czasowych i przekroczenia budżetu.
Głównym celem procesu Collect Requirements jest zgromadzenie potrzeb i oczekiwań wszystkich interesariuszy projektu. Ważne jest podkreślenie, że nie obejmuje to tylko wymagań klienta, ale również sponsora, organizacji i innych stron związanych z projektem. Wymagania te mogą wynikać z potrzeb jakościowych, wymogów zgodności z procedurami biura zarządzania projektami lub innych wymagań organizacyjnych.
Jak już omawialiśmy wcześniej, wymagania ogólne są zawarte w karcie projektu. W tym procesie uszczegóławiamy te wymagania, obejmując zarówno produkty końcowe, jak i dostarczane wyniki projektu.
Oprócz identyfikowania wymagań, dokumentujemy je i zarządzamy nimi na wszystkich etapach procesu. W skrócie, nasze główne działania polegają na określaniu, dokumentowaniu i zarządzaniu wymaganiami interesariuszy.
Możesz się zastanawiać, czy musimy uwzględniać wszystkie wymagania. Które z wymagań powinny zostać odrzucone? Ważne jest, aby ocenić, czy wymagania są zgodne z celami projektu i uzasadnieniem biznesowym zdefiniowanym w karcie projektu.
Odpowiedź jest prosta: nie powinniśmy uwzględniać wymagań, które nie wspierają celów projektu ani nie są zgodne z uzasadnieniem biznesowym.
Wymagania muszą być sformułowane w sposób jasny, aby wszyscy zaangażowani rozumieli je w ten sam sposób. Dlatego musimy stosować zwięzłe, ale skuteczne opisy, upewniając się, że są one mierzalne, aby umożliwić ich śledzenie i walidację.
Ponadto wymagania powinny być logiczne i spójne, nie mogą być sprzeczne z innymi wymaganiami projektowymi. Wymagania muszą również odnosić się bezpośrednio do produktu końcowego i celów projektu — nieistotne wymagania mogą wprowadzać zamieszanie i marnować zasoby.
Jasno zdefiniowane wymagania ułatwiają zarządzanie, co jest kluczowe dla sukcesu projektu. Jeśli nie będziemy skutecznie zarządzać wymaganiami, ryzykujemy dostarczenie wyników, które nie spełniają oczekiwań, co może prowadzić do opóźnień i wzrostu kosztów. Może to również skutkować niezadowoleniem klienta.
Aby zapewnić skuteczne zarządzanie wymaganiami, zazwyczaj wyznaczamy jedną osobę odpowiedzialną za ten aspekt — może to być właściciel produktu, inżynier wartości lub inna rola. Jako kierownicy projektów musimy również upewnić się, że cele projektu są spełnione.
W wyniku tego procesu tworzymy dwa kluczowe dokumenty: dokument wymagań oraz matrycę śledzenia wymagań.
Zacznijmy od dokumentu wymagań. Po zebraniu wszystkich wymagań, kluczowe jest ich dokładne udokumentowanie, aby zapobiec przeoczeniu jakiegokolwiek z nich, szczególnie w przypadku dużych projektów.
Nawet w mniejszych projektach dokumentacja jest niezbędna. Bez względu na wielkość projektu, tworzymy dokument wymagań, aby zapewnić jasność i wspólne zrozumienie.
Opisy wymagań muszą być wystarczająco szczegółowe, aby były zrozumiałe dla wszystkich. W trakcie projektu będziemy weryfikować wykonane prace w odniesieniu do tych wymagań, aby potwierdzić, że potrzeby interesariuszy są spełniane.
Wymagania muszą być również mierzalne, aby można było ocenić, czy zostały spełnione. Jeśli wymaganie nie jest mierzalne, jak możemy stwierdzić, że zostało spełnione?
Aby to ułatwić, każde wymaganie musi mieć zdefiniowane kryteria akceptacji. Zrozumienie, w jaki sposób te wymagania będą walidowane, jest kluczem do sukcesu projektu. Jeśli wyniki projektu spełnią te wymagania, wzrasta prawdopodobieństwo sukcesu całego projektu.
Należy jednak zauważyć, że w tym procesie nie przeprowadzamy weryfikacji — definiujemy jedynie kryteria akceptacji, które będą walidowane w późniejszych procesach.
Teraz omówmy matrycę śledzenia wymagań, która jest kluczowa dla zrozumienia i może pojawić się w pytaniach egzaminacyjnych. Matryca ta pomaga nam śledzić wymagania na każdym etapie cyklu życia projektu.
Matryca zawiera wszystkie wymagania i śledzi je aż do momentu spełnienia zdefiniowanych kryteriów akceptacji. Obejmuje takie elementy jak potrzeba biznesowa i strategia testowania, umożliwiając nam śledzenie wymagań, jednocześnie łącząc je z celami projektu.
Matryca ta również wskazuje, kto jest odpowiedzialny za każde wymaganie, jego źródło oraz aktualny status, dostarczając kontekstu, dlaczego każde wymaganie jest istotne.
Podsumowując, matryca śledzenia wymagań jest kluczowym narzędziem do śledzenia wymagań i łączenia ich z potrzebami projektu. Zawiera informacje na temat źródła, statusu i odpowiedzialności za każde wymaganie.