Określanie budżetu

Proces określania budżetu

W tym wykładzie omówimy proces określania budżetu. Jak sama nazwa wskazuje, polega on na zsumowaniu wszystkich kosztów działań, pakietów prac i rezerw w celu ustalenia pełnego budżetu projektu. Celem jest uzyskanie kompletnego i wiarygodnego planu finansowego.

Najpierw sumujemy koszty poszczególnych działań, które zostały wcześniej oszacowane. Następnie grupujemy je w pakiety prac, dodając odpowiednie rezerwy na nieprzewidziane wydatki. Tak powstają koszty pakietów prac.

• Koszt pakietu prac = suma kosztów działań + rezerwa na nieprzewidziane wydatki

Kolejny krok to agregacja kosztów pakietów prac do kont kontrolnych (ang. control accounts), które grupują pakiety na wyższym poziomie.

• Koszt konta kontrolnego = suma pakietów prac + rezerwa

Sumując wszystkie konta kontrolne, tworzymy bazę kosztów projektu (ang. cost baseline). To właśnie względem tej wartości kierownik projektu będzie później monitorował i kontrolował wydatki.

Rezerwy wliczone w bazę kosztów są wyliczane na podstawie zidentyfikowanych ryzyk i przewidywanych niepewności. Obejmują one zarówno poziom działań, jak i pakietów prac.

Po utworzeniu bazy kosztów, wyższe kierownictwo dodaje jeszcze rezerwę zarządczą (ang. management reserve), przeznaczoną na nieprzewidywalne ryzyka. Powstaje w ten sposób budżet całkowity projektu, który jest znany i kontrolowany przez zarząd. Kierownik projektu nie ma dostępu do tej części budżetu.

---

Weryfikacja budżetu

Po oszacowaniu budżetu należy porównać go z danymi z podobnych projektów. Pomocne są tu:

• Wiedza ekspertów
• Szacowanie parametryczne (np. procentowy udział danego typu prac)

Na przykład, jeśli w poprzednim projekcie budowlanym prace elektryczne stanowiły 25% budżetu, warto sprawdzić, czy w obecnym projekcie proporcja ta jest zbliżona. Jeśli nie – trzeba znaleźć i wyjaśnić różnice.

Przed finalizacją, budżet musi być zgodny z założeniami z Karty Projektu i spełniać jej ograniczenia.

---

Przykładowy scenariusz

Załóżmy, że:

• Oszacowałeś budżet projektu na 120 000 USD
• Wszystkie kalkulacje zostały potwierdzone przez ekspertów i analizę danych
• Jednak w Karcie Projektu widnieje budżet maksymalny: 100 000 USD

Co należy zrobić?

Wyjaśnij sytuację kierownictwu wyższego szczebla i zaproponuj konkretne rozwiązania. Samo poinformowanie o problemie nie wystarczy – trzeba przedstawić możliwe scenariusze, np. ograniczenie zakresu, zmianę harmonogramu lub ponowne przeliczenie kosztów.