️ Opracowanie Planu Zarządzania Projektem
Wprowadzenie
W tej lekcji omówimy,jak opracować plan zarządzania projektem– kluczowy dokument określający sposób realizacji i kontroli projektu.
Co to jest proces?
Procesto zestaw działań mających na celu osiągnięcie konkretnego rezultatu (ang.output). Aby go osiągnąć, używamy:
•Wejść (Inputs) – dane, dokumenty, wyniki innych procesów,
•Narzędzi i technik (Tools & Techniques)– metody, praktyki, umiejętności,
•Wyników (Outputs) – produkty końcowe procesu.
Można to porównać do maszyny przetwarzającej wejścia na wyniki przy użyciu określonych metod.
Karta Projektu jako podstawa
Plan zarządzania projektem opracowuje się na podstawiekarty projektu(Project Charter), która zawiera informacje wysokiego poziomu – m.in.:
•planowany harmonogram,
•budżet,
•główne cele.
Dane te pomagają ustalić m.in.bazowy harmonogramibudżet projektu.
Wiedza dziedzinowa i dane organizacyjne
Podczas tworzenia planu korzystamy z:
•Organizational Process Assets (OPA) – procedury, szablony, dane historyczne, dokumentacja,
•Enterprise Environmental Factors (EEF) – przepisy prawne, standardy jakości, struktura organizacyjna, środowisko pracy.
Te zasoby zapewniają zgodność projektu z praktykami organizacyjnymi i otoczeniem zewnętrznym.
Metody i techniki
Ekspercka wiedza (Expert Judgment)
Konsultacje z ekspertami branżowymi, interesariuszami oraz zespołem projektowym w celu wypracowania skutecznych rozwiązań.
Zbieranie danych
Wykorzystujemy metody takie jak:
•burza mózgów,
•grupy fokusowe,
•wywiady,
•listy kontrolne.
Umiejętności interpersonalne
Zespół stosuje:
•facylitację,
•zarządzanie konfliktami,
•prowadzenie spotkań,
•współpracę międzyfunkcyjną.
Regularne spotkania
Planowanie wymagacyklicznych spotkań roboczych, które pomagają zintegrować działania zespołu.
Kickoff Meeting – start projektu
Po zatwierdzeniu planu, organizowane jestspotkanie inauguracyjne projektu (Kickoff Meeting)z udziałem:
•sponsora projektu,
•członków zespołu projektowego,
•klientów,
•dostawców,
•kierowników funkcjonalnych,
•przedstawicieli kadry zarządzającej.
Celem spotkaniajest:
•formalne rozpoczęcie projektu,
•zdefiniowanie ról i obowiązków,
•przedstawienie harmonogramu, kamieni milowych, ryzyk i zasad współpracy.
Zatwierdzenie planu
Plan zarządzania projektem wymagaformalnej akceptacjiprzez:
•sponsora projektu,
•kierowników,
•kluczowych interesariuszy.
Zatwierdzenie odbywa się w formiepodpisu dokumentu, co potwierdza zgodność i gotowość do działania.
Dokumenty projektowe i artefakty
Oprócz planu zarządzania projektem, istnieją równieżdokumenty projektowe(ang.Project Documents), np.:
•harmonogram projektu,
•kosztorysy,
•dziennik założeń,
•raporty jakości.
W kontekście egzaminacyjnym mogą być one określane jakoartefakty projektowe– termin używany zamiennie z „dokumentami”.
Ważne:dokumenty projektowe są tworzone i aktualizowane przez kierownika projektu, ale nie wymagają zatwierdzenia przez sponsora (w przeciwieństwie do planu zarządzania projektem).