Project Charters i Asumption Log

Wprowadzenie

W tej sekcji omawiane są dwa kluczowe dokumenty: projekt charter oraz assumption log.

Projekt Charter

Projekt charter to formalny dokument, który upoważnia menedżera projektu i zespół do rozpoczęcia projektu oraz realizacji zadań. Zazwyczaj dokument ma formę krótką, zawierającą od 3 do 4 stron, ale w przypadku większych projektów może być bardziej szczegółowy.

Kluczowe elementy projektu charter:

• Nazwa i opis projektu: Ogólne informacje o celu i uzasadnieniu inicjacji projektu.
• Menedżer projektu: Nazwa przypisanego menedżera oraz poziom jego uprawnień.
• Sponsor: Osoba lub osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie projektu.
• Data zatwierdzenia: Data podpisania dokumentu.
• Business case: Wysokopoziomowy dokument odpowiadający na pytanie, dlaczego projekt jest inicjowany.
• Cele projektu: Zawierające oczekiwane korzyści, które powinny być mierzalne.
• Wymagania zatwierdzające: Określenie, jakie zatwierdzenia są potrzebne oraz kto jest za nie odpowiedzialny.
• Opis produktów i kluczowych rezultatów: Wskazanie zamierzonych wyników projektu.
• Zidentyfikowani interesariusze: Wszyscy kluczowi interesariusze projektu.
• Założenia, ograniczenia i ryzyka: Wstępne informacje, które nie są szczegółowe, ale pomagają w dalszym planowaniu.
• Kamienie milowe: Kluczowe wskaźniki postępu projektu.
• Kryteria zakończenia projektu: Warunki, które muszą być spełnione, aby projekt mógł zostać zamknięty.
• Kryteria sukcesu: Jak będzie mierzony sukces projektu.

Assumption Log

Assumption log to dokument, który tworzony jest na początku projektu i regularnie aktualizowany. Zawiera on założenia oraz ograniczenia, które mogą wpływać na realizację projektu.

Kluczowe elementy assumption log:

• Założenia: Informacje o tym, co zakłada się w trakcie realizacji projektu. Na przykład, ile czasu zajmie wykonanie zadania lub jaki będzie jego koszt.
• Ograniczenia: Określenie granic projektu, które należy przestrzegać, podobnie jak przepisów drogowych.
• Osoba odpowiedzialna: Kto odpowiada za monitorowanie i aktualizację założeń i ograniczeń.
• Status: Śledzenie aktualnego stanu założeń i ograniczeń.

Tworzenie Projektu Charter i Assumption Log

Wprowadzenie

W tej sekcji omawiane są metody opracowywania dwóch kluczowych dokumentów: projekt charter oraz assumption log.

Kluczowe dokumenty

The business case is a business document, the benefits management plan. So the business case and the benefits management plan are called the business documents. organizational process assets.

Podczas rozwijania projektu charter i assumption log, konieczne jest zapoznanie się z pewnymi dokumentami:

1. Business Case – jest to kluczowa informacja w projekcie charter. Zwykle w projekcie charter zamieszczamy podsumowanie business case, a następnie odwołujemy się do właściwego dokumentu. Business case jest również użyteczny przy tworzeniu assumption log, gdyż może pomóc w definiowaniu ograniczeń.

2. Plan zarządzania korzyściami (benefits managmenet plan)– kolejny dokument niezbędny do opracowania projektu charter. Szczegóły dotyczące tego planu zostaną omówione w przyszłych wykładach.

3. Umowy – przy tworzeniu projektu charter i assumption log wykorzystujemy umowy między naszą organizacją a klientem. W kontrakcie można znaleźć informacje o ograniczeniach i zakresie projektu.

4. Organizacyjne zasoby procesowe (organizational process assets) – to szablony, procedury, polityki oraz inne dokumenty, które wspierają zarządzanie projektem. Na przykład, twoja firma może dostarczyć szablony raportów oraz historyczne dane dotyczące nakładów pracy na specyficzne działania.

5. Czynniki środowiska przedsiębiorstwa (enterprise environmental factors) – te czynniki wpływają na zarządzanie projektem i są poza kontrolą zespołu projektowego. Mogą mieć charakter wewnętrzny (np. kultura firmy) lub zewnętrzny (np. regulacje rządowe).

Narzędzia i metody

Aby stworzyć projekt charter i assumption log, można skorzystać z różnych narzędzi i metod:

• ocena eksperta – wiedza specjalistów, zarówno konsultantów, jak i pracowników organizacji, jest kluczowa w opracowywaniu założeń oraz projektu charter.

• Spotkania – organizowanie spotkań sprzyja lepszej koordynacji. W ich trakcie omawiane są kryteria sukcesu projektu, wymagania na wysokim poziomie oraz kluczowe kamienie milowe.

• Metody zbierania danych – podczas określania informacji, takich jak kluczowe zainteresowane strony i ryzyka, można zastosować techniki takie jak burza mózgów, grupy fokusowe oraz wywiady.

• Umiejętności interpersonalne i zespołowe – umiejętności zarządzania spotkaniami, zarządzania konfliktami oraz prowadzenia działań facilitatywnych są również niezbędne.

Podsumowanie

Tworzenie projektu charter i assumption log wymaga współpracy z ekspertami oraz wykorzystania odpowiednich dokumentów i metod. W kolejnych wykładach omówimy szczegółowo metody zbierania danych oraz umiejętności zespołowe.

Monitorowanie i zarządzanie

Zarządzanie założeniami i ograniczeniami jest kluczowym elementem pracy menedżera projektu. Warto regularnie aktualizować assumption log, aby dostarczać zespołowi niezbędne informacje oraz umożliwiać skuteczne planowanie i realizację projektu.

Plan Zarządzania Korzyściami to dokument, który opisuje oczekiwane korzyści wynikające z projektu, określając, jak te korzyści zostaną osiągnięte, zmierzone i utrzymane w czasie. Plan ten zapewnia, że projekt dostarczy wartość nie tylko po jego zakończeniu, ale również w dłuższej perspektywie.

Dlaczego jest ważny?

1. Dopasowanie celów projektu do celów biznesowych
   Plan zapewnia, że wszystkie aspekty projektu są zgodne z szerszymi celami organizacji, dzięki czemu projekt przyczynia się do ogólnego sukcesu biznesu.

2. Skupienie na potrzebach interesariuszy
   Dzięki wczesnej identyfikacji korzyści, projekt można dostosować do konkretnych potrzeb interesariuszy, co zwiększa ich zadowolenie i wsparcie.

3. Usprawnienie podejmowania decyzji
   Jasne zrozumienie korzyści umożliwia menedżerom projektów podejmowanie świadomych decyzji dotyczących alokacji zasobów, priorytetów i zmian w trakcie trwania projektu.

4. Pomiar sukcesu poza dostarczeniem projektu
   Nie chodzi tylko o dostarczenie projektu na czas i w ramach budżetu. Plan Zarządzania Korzyściami koncentruje się na szerszej perspektywie – na tym, jak projekt będzie przynosił wartość organizacji i jej interesariuszom w dłuższej perspektywie.

5. Zwiększenie odpowiedzialności i przejrzystości
   Dokumentując oczekiwane korzyści oraz sposoby ich pomiaru, plan zapewnia jasną podstawę do śledzenia postępów, co ułatwia rozliczanie i wykazywanie sukcesu.

Kluczowe elementy Planu Zarządzania Korzyściami

1. Identyfikacja korzyści
   Jakie korzyści przyniesie projekt? Mogą to być na przykład zwiększenie przychodów, poprawa satysfakcji klientów lub zwiększenie efektywności.

2. Właściciel korzyści
   Kto będzie odpowiedzialny za zapewnienie realizacji tych korzyści? To przypisuje odpowiedzialność za ich osiągnięcie.

3. Metody pomiaru
   Jak będą mierzone korzyści? Wymaga to określenia kluczowych wskaźników efektywności (KPI) i innych miar.

4. Harmonogram realizacji
   Kiedy korzyści mają zostać zrealizowane? Ten harmonogram pomaga śledzić postępy.

Dzięki Planowi Zarządzania Korzyściami organizacje mogą zapewnić, że sukces projektu będzie trwały i zgodny z celami biznesowymi.

What is a Benefits Management Plan?

A Benefits Management Plan is a document that outlines the expected benefits of a project, detailing how these benefits will be achieved, measured, and sustained over time. This plan ensures that the project delivers value not just upon completion but continues to do so in the long run.

Why Is It Important?

Imagine investing time, effort, and resources into a project, only to find out it doesn’t meet the needs it was supposed to. That’s where the Benefits Management Plan comes in. It helps to:

Align Project Goals with Business Objectives

It ensures that every aspect of the project is aligned with the broader goals of the organization, making sure that the project contributes to the overall success of the business.

Focus on Stakeholder Needs

By identifying the benefits early on, the project can be tailored to meet the specific needs of stakeholders, increasing satisfaction and support.

Enhance Decision Making

With a clear understanding of the benefits, project managers can make informed decisions about resource allocation, priorities, and changes during the project lifecycle.

Measure Success Beyond Delivery

It’s not just about delivering the project on time and within budget. The Benefits Management Plan looks at the bigger picture—how the project will provide value to the organization and its stakeholders in the long term.

Improve Accountability and Transparency

By documenting expected benefits and how they will be measured, the plan provides a clear basis for accountability and transparency, making it easier to track progress and demonstrate success.

Key Components of a Benefits Management Plan

A comprehensive Benefits Management Plan includes:

Benefits Identification

What benefits will the project deliver? These could be increased revenue, improved customer satisfaction, or enhanced efficiency.

Benefits Owner

Who will be responsible for ensuring that the benefits are realized? This assigns accountability.

Measurement Methods

How will the benefits be measured? This involves setting up key performance indicators (KPIs) and other metrics.

Timeline for Realization

When are the benefits expected to be realized? This timeline helps in tracking progress.

Sustainability Plan

How will the benefits be sustained over time? This ensures that the project continues to deliver value long after it has been completed.

Summary

As you see, a Benefits Management Plan is not just another document in project management—it’s a cornerstone of success. It ensures that projects are not just completed but are meaningful and deliver lasting value to the organization and its stakeholders. By focusing on the benefits, project managers can steer their projects in the right direction, ensuring alignment with business objectives and maximizing stakeholder satisfaction.