Change Management Plan

Plan Zarządzania Zmianami

Gdy zakres projektu zostanie określony i zatwierdzony, obowiązkiem kierownika projektu jest zapobieganie zbędnym zmianom w zakresie, harmonogramie i budżecie. Jednakże, nawet przy staraniach unikania zmian, są one nieuniknione w trakcie cyklu życia projektu. Dlatego konieczny jest plan wyjaśniający, jak radzić sobie ze zmianami, znany jako Plan Zarządzania Zmianami.

Komponenty Planu Zarządzania Zmianami

Podejście do Zarządzania Zmianami
W tej sekcji określa się ogólne podejście projektu do zmian i definiuje, co będzie uznawane za zmianę w zakresie, harmonogramie lub budżecie projektu. Przykładowo, musimy zdecydować, czy opóźnienia w harmonogramie będą traktowane jako zmiany. Dzięki temu ustaleniu można precyzyjnie określić oczekiwania i granice dla zespołu oraz interesariuszy.

Rada Kontroli Zmian (Change Control Board – CCB)
W planie zarządzania zmianami można również opisać rolę Rady Kontroli Zmian, która jest odpowiedzialna za zatwierdzanie lub odrzucanie proponowanych zmian. Większość projektów, z wyjątkiem tych nastawionych na zmiany, posiada CCB. Ważne jest, aby określić obowiązki członków CCB, ich poziomy uprawnień oraz kto powinien uczestniczyć w spotkaniach dotyczących zmian, aby zapewnić odpowiednie zaangażowanie kluczowych interesariuszy.

Narzędzia i Procedury
Tutaj można wskazać narzędzia potrzebne do składania, śledzenia i przeglądania zmian oraz szczegółowo opisać, jak zmiany będą zarządzane i kontrolowane. Obejmuje to systemy lub oprogramowanie używane do śledzenia zmian, formularze zgłoszeń zmian oraz procedury związane z przeglądem i zatwierdzaniem zmian.

Szczegółowe Komponenty

• Podejście do Zarządzania Zmianami:
  • Definiowanie, co będzie uznawane za zmianę w zakresie, harmonogramie lub budżecie.
  • Wyjaśnienie, czy opóźnienia lub przekroczenia budżetu uznaje się za zmiany.
  • Ustalenie wytycznych dotyczących komunikacji i dokumentacji zmian.
• Rada Kontroli Zmian (CCB):
  • Lista członków CCB i ich role.
  • Określenie poziomów uprawnień członków CCB.
  • Ustalenie częstotliwości i formatu spotkań CCB.
  • Opis procesu składania wniosków o zmiany do CCB.
  • Procedura oceny oraz zatwierdzania lub odrzucania zmian przez CCB.
• Narzędzia i Procedury:
  • Identyfikacja narzędzi do zarządzania zmianami (np. oprogramowanie do zarządzania projektami, formularze wniosków o zmiany).
  • Szablony lub formularze do składania wniosków o zmiany.
  • Przepływ pracy dla wniosków o zmiany, obejmujący etapy składania, przeglądu, zatwierdzania i wdrażania.
  • Procedury śledzenia i raportowania zmian.
  • Dokumentowanie i komunikowanie zmian odpowiednim interesariuszom.

Change Management Plan Overview

Once the project’s scope has been defined and approved, it becomes the project manager’s responsibility to prevent unnecessary changes to the scope, schedule, and budget. Despite our efforts to minimize changes, they are often unavoidable during the project lifecycle. Thus, it is essential to have a structured plan to handle these changes, known as the Change Management Plan.

Key Components of the Change Management Plan

Change Management Approach
This section outlines the project’s overall approach to change and includes precise definitions of what constitutes a change in scope, schedule, or budget. For example, it is essential to determine whether project delays are considered changes. This approach helps to set clear expectations and boundaries for the team and stakeholders.

Change Control Board (CCB)
The Change Management Plan may also describe the Change Control Board’s role, a group typically responsible for approving or rejecting proposed changes. Most projects, unless specifically change-driven, have a CCB. It is essential to outline the responsibilities of CCB members, their authority levels, and who should participate in change-related meetings to ensure appropriate stakeholder involvement.

Tools and Procedures
Here, we identify the tools required to submit, track, and review changes. This section should detail how changes will be managed and controlled, referencing established change control procedures. It includes specifying software or systems used for tracking changes, templates or forms for submitting change requests, and workflows for reviewing and approving changes.

Detailed Components

• Change Management Approach:
  • Define what constitutes a change in scope, schedule, or budget.
  • Clarify if delays or budget overruns qualify as changes.
  • Set guidelines for communicating and documenting changes.
• Change Control Board (CCB):
  • List CCB members and their roles.
  • Define authority levels for CCB members.
  • Establish frequency and format of CCB meetings.
  • Describe the process for submitting change requests to the CCB.
  • Detail how the CCB will evaluate and approve or reject changes.
• Tools and Procedures:
  • Identify tools used for managing changes (e.g., project management software, change request forms).
  • Provide templates or forms for submitting change requests.
  • Outline the change request workflow, including submission, review, approval, and implementation stages.
  • Set procedures for tracking and reporting changes.
  • Ensure all changes are documented and communicated to relevant stakeholders.

The Change Management Plan is an essential document that structures and guides how changes are handled in a project.