Lesson learned

Przykład praktyczny

Rozważmy przykład wycieku ropy z tankowca. Gdy dochodzi do takiego incydentu, firma żeglugowa natychmiast przystępuje do dokumentowania zdarzenia i rozpoczyna dochodzenie. Dochodzenie może wykazać, że wyciek był wynikiem awarii sprzętu, błędu ludzkiego lub nieprzestrzegania procedur bezpieczeństwa. Na podstawie tych ustaleń firma może podjąć następujące kroki:

• Wprowadzenie nowych, bardziej rygorystycznych procedur załadunku i rozładunku ropy.
• Zaktualizowanie programów szkoleniowych dla załogi, aby lepiej przygotować ich do radzenia sobie z sytuacjami awaryjnymi.
• Modernizacja systemów monitoringu i alarmowych na tankowcach.
• Współpraca z organizacjami międzynarodowymi w celu opracowania nowych standardów bezpieczeństwa dla transportu ropy na morzu.

Dzięki takim działaniom, bezpieczeństwo w branży morskiej stale się poprawia, co prowadzi do mniejszej liczby incydentów i większej ochrony środowiska morskiego.

Czy w Twojej organizacji istnieje system raportowania błędów?

Przemyśl swoją organizację i realizowane w niej projekty. Czy istnieje system raportowania błędów popełnianych w trakcie cyklu życia projektu? Jeśli nie masz takiego systemu, zastanów się, jak może on zwiększyć sukces przyszłych projektów.

Proces Manage Project Knowledge

Manage Project Knowledge koncentruje się na dokumentowaniu wiedzy, uczeniu się zarówno na błędach, jak i sukcesach, oraz komunikowaniu tych informacji interesariuszom projektu i członkom organizacji. Proces ten jest kluczowy dla zwiększenia prawdopodobieństwa sukcesu przyszłych inicjatyw.

Jako kierownik projektu jesteś odpowiedzialny za zarządzanie wiedzą projektową, ale nie będziesz jedynym dostawcą tej wiedzy. Wszystkich interesariuszy należy zachęcać do dzielenia się wnioskami zdobytymi z projektu. Tworzenie zaufanego środowiska jest niezbędne; członkowie zespołu powinni czuć się komfortowo, dzieląc się swoimi doświadczeniami bez obawy przed oceną. Jeśli ludzie będą bali się krytyki za dzielenie się swoimi błędami, mogą nie chcieć dostarczać cennych informacji. Dlatego tworzenie wspierającej atmosfery jest niezwykle ważne.

Dwa główne rodzaje wiedzy

Wiedza jawna (Explicit Knowledge)

To wiedza oparta na faktach i doświadczeniach, którą można łatwo wyrazić słowami lub liczbami.

Wiedza ukryta (Tacit Knowledge)

To wiedza wynikająca z osobistych doświadczeń, uczuć i intuicji, którą często trudno przekazać słowami.

Przykład różnicy między wiedzą jawną a ukrytą

Wyobraź sobie, że masz za zadanie zbudować ścianę zgodnie z określonymi planami. Aby oszacować czas potrzebny na wykonanie tego zadania, potrzebujesz danych takich jak długość i wysokość ściany. Mając te informacje, obliczasz ilość ściany i korzystasz z jednostkowych godzin pracy z wcześniejszych projektów, aby określić całkowity czas trwania zadania. W tym przypadku dane dotyczące jednostkowych godzin pracy pochodzą z wcześniejszych projektów i są ilościowe, co czyni je wiedzą jawną.

Teraz rozważ murarza. Kiedy zapytasz go, ile czasu zajmie wykonanie pracy, może spojrzeć na plany i pewnie powiedzieć, że zajmie to pięć dni. Dochodzi do tego wniosku bez konieczności przeprowadzania obliczeń, osiągając ten sam wynik co ty. Wiedza murarza jest wiedzą ukrytą; opiera się na doświadczeniu i umiejętnościach i nie jest łatwa do wyrażenia słowami.

Zarządzanie wiedzą jawną i ukrytą

Zarządzanie wiedzą jawną skupia się na zarządzaniu informacjami, podczas gdy zarządzanie wiedzą ukrytą dotyczy zarządzania wiedzą. Jako kierownik projektu musisz zarządzać obiema aspektami, zachęcając interesariuszy do dzielenia się wnioskami płynącymi z doświadczeń. Ważne jest, aby stworzyć bezpieczne środowisko, w którym każdy czuje się swobodnie, dzieląc się swoimi doświadczeniami bez obawy przed oceną.

Udostępnianie wiedzy

Gdy zbierzesz te informacje, jesteś również odpowiedzialny za rozpowszechnianie tej wiedzy wśród tych, którzy mogą z niej skorzystać. Niektóre informacje mogą wymagać zachowania poufności i udostępniania tylko upoważnionym osobom. Może być konieczne przypomnienie członkom zespołu o zachowaniu poufności wrażliwych informacji.

Narzędzia do zarządzania informacją i wiedzą

Aby skutecznie zarządzać informacją i wiedzą, możesz wykorzystać różne narzędzia, takie jak oprogramowanie lub aplikacje online. Możesz również organizować fora dyskusyjne lub spotkania, aby ułatwić dzielenie się zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi doświadczeniami. Dodatkowo, techniki takie jak job shadowing i obserwacja aktywności mogą pomóc w dzieleniu się wiedzą, umożliwiając naukę od innych poprzez obserwację ich praktyk i zrozumienie, co działa dobrze, a co wymaga poprawy.

Lessons Learned Register

Tworzymy rejestr wniosków wyciągniętych (Lessons Learned Register) jako część zarządzania wiedzą projektową. Wnioski wyciągnięte powinny być konsekwentnie dokumentowane w całej organizacji w tym rejestrze. Szablon pozwala na zapisywanie zarówno sukcesów, jak i błędów, szczegółowo opisując, jak radziliśmy sobie z wyzwaniami i jak zapobiegać podobnym problemom w przyszłości.

Kategoryzacja wniosków

Organizowanie wniosków wyciągniętych w kategorie może być pomocne. Na przykład, nasz szablon dzieli wnioski na kategorie techniczne, zarządzania i zarządzania projektem. Możemy również dalej je uszczegóławiać, tworząc kategorie na podstawie konkretnych obszarów wiedzy, takich jak zarządzanie ryzykiem.

Aktualizacja rejestru

Po utworzeniu rejestr wniosków wyciągniętych powinien być regularnie aktualizowany przez cały cykl życia projektu, stając się żywym dokumentem.

Wykorzystanie wiedzy z przeszłych projektów

Jeśli posiadamy zapisy z przeszłych projektów, będziemy się do nich odnosić, korzystając z rejestru wniosków wyciągniętych z tych doświadczeń. Nie tylko będziemy wykorzystywać tę wiedzę, ale także doskonalić ją, dodając nowe wnioski na bieżąco.

Transfer wiedzy po zakończeniu projektu

Co się dzieje po zakończeniu naszego projektu? Czy zamierzamy po prostu zarchiwizować dokument? Oczywiście, że nie! Po zakończeniu projektu przekażemy wiedzę zawartą w tym rejestrze, aby skorzystać z niej w przyszłych projektach. Przyszli kierownicy projektów będą mogli korzystać z naszego dokumentu, aby ulepszyć swoje projekty i zwiększyć swoje szanse na sukces. Będą również kontynuować jego aktualizację i doskonalenie.

Ciągły transfer wiedzy

Ten proces zapewnia, że wiedza projektowa jest ciągle przekazywana z przeszłych projektów do przyszłych inicjatyw, wspierając ciągłe doskonalenie w całej organizacji.

Odpowiedzialność kierownika projektu

Jako kierownik projektu, jeśli nie podejmiesz inicjatywy, aby wzbogacić rejestr, włączając nowe wnioski, ryzykujesz nie tylko sukces swojego bieżącego projektu, ale także negatywnie wpłyniesz na przyszłe projekty w organizacji.

Korzystanie z rejestru w wielu projektach

Teraz rozważmy, co się dzieje, gdy w organizacji realizowanych jest wiele projektów. W takich przypadkach warto dzielić ten sam rejestr między wszystkie bieżące projekty. Umożliwia to wykorzystanie wniosków zdobytych w różnych projektach do ulepszenia ogólnej realizacji projektów.

Systemy online i regularne aktualizacje

Możesz korzystać z systemów online w chmurze do przechowywania i regularnej aktualizacji rejestru, aby był dostępny dla wszystkich odpowiednich interesariuszy.