Szacowanie część 3

W poprzednich wykładach omówiliśmy techniki szacowania. Teraz kontynuujemy temat procesu szacowania czasu trwania działań.

Ten proces to nie tylko obliczenia. Musimy znać pewne dodatkowe informacje oprócz samych kalkulacji. Zacznijmy więc omawiać te czynniki.

Podczas szacowania czasu trwania działań, musimy uwzględnić kilka elementów. Jednym z nich jest prawo malejących korzyści. Aby to wyjaśnić, podajmy przykład.

Jeśli jeden malarz pomaluje pokój w cztery dni, to dwóch malarzy może to zrobić w dwa dni, ponieważ podwajamy liczbę osób. Ale co, jeśli czterech malarzy będzie próbowało pomalować ten sam pokój? Możesz pomyśleć, że skoro podwajamy liczbę malarzy, zajmie to jeden dzień. Jednak ponieważ zwiększasz liczbę malarzy w tym samym pomieszczeniu, może to spowodować problemy z koordynacją. W związku z tym może to zająć więcej niż jeden dzień, na przykład 1,5 dnia. To właśnie nazywamy prawem malejących korzyści.

Ponieważ zasoby wykonują pracę, musimy uwzględniać doświadczenie, zdolności oraz liczbę zasobów przy szacowaniu czasu trwania działań. Na przykład, nowo zatrudniona osoba może wykonać zadanie w 20 dni, ale pracownik z pięcioletnim doświadczeniem może to samo zadanie wykonać w 15 dni. Zdolności i doświadczenie członków zespołu mogą znacząco wpłynąć na czas trwania działań.

Liczba dostępnych zasobów jest również istotna. Zwiększenie liczby zasobów może skrócić czas trwania pracy. Technologia, którą wykorzystujemy, także ma znaczenie. Na przykład korzystanie z maszyn zamiast pracy ludzkiej przyspiesza proces, więc musimy to uwzględniać podczas szacowania.

Motywacja zespołu projektowego to kolejny czynnik wpływający na szacowanie czasu trwania działań. Zespół o wysokiej motywacji może pracować szybciej niż zespół o niższej motywacji.

Kiedy szacujemy czas trwania działań, powinniśmy udokumentować podstawę naszych szacunków, jak założenia, ograniczenia i ryzyka, które wzięliśmy pod uwagę. Możemy również oszacować zakres błędu, na przykład 5%, 10%. Istotne jest także określenie poziomu zaufania do naszych szacunków.

W poprzednich wykładach omówiliśmy kilka technik szacowania, takich jak szacowanie analogiczne, parametryczne, trzy punktowe oraz szacowanie od dołu. Warto jednak wspomnieć, że istnieją dodatkowe metody, które mogą być pomocne w szacowaniu, takie jak analiza alternatyw i analiza rezerw.

Jeśli nie jesteśmy w stanie dotrzymać terminów lub kamieni milowych projektu, może być konieczne ponowne oszacowanie działań. Możemy szukać alternatywnych sposobów wykonania danego zadania, na przykład outsourcingu.

Nasze szacunki powinny być jak najbardziej realistyczne, ale w trakcie realizacji projektu możemy napotkać problemy, które opóźnią nasze przewidywania. Aby sobie z nimi poradzić, musimy uwzględnić rezerwy, wykorzystując analizę rezerw.

Są dwa rodzaje rezerw: rezerwa na przewidywalne ryzyka (rezerwa kontyngencyjna) oraz rezerwa na nieprzewidywalne ryzyka (rezerwa zarządzania). Rezerwa zarządzania nie jest widoczna w harmonogramie projektu, ale uwzględnia się ją przy ostatecznym terminie projektu.

Technika podejmowania decyzji, taka jak głosowanie, może również być pomocna w procesie szacowania. Głosowanie obejmuje zespół projektowy, co sprawia, że szacunki są bardziej realistyczne.

Podsumowując, zarządzanie czasem trwania działań wymaga zrozumienia, że nie wszystkie działania mogą być skrócone przez zwiększenie liczby zasobów. Ważne jest realistyczne podejście do szacowania oraz uwzględnienie różnych czynników wpływających na czas trwania działań.

In the previous lectures, we have explored various estimation techniques. Now, we will delve into the Estimate Activity Durations process in more detail. This process is not solely about calculations; we need to consider several factors to make accurate estimations.

When estimating activity durations, we must consider factors such as the law of diminishing returns. For example, one painter might paint a room in four days, and two painters might do it in two days. However, adding more painters can lead to coordination problems, meaning that four painters might take more than one day. This is the law of diminishing returns, where increasing inputs doesn’t proportionally increase productivity.

Additionally, the experience, capability, and number of resources play crucial roles in estimating durations. For instance, a newly graduated staff member might take 20 days to complete a job, while a more experienced staff member might take only 15 days. The technology used and the motivation of the project team also significantly affect duration estimates.

While estimating, it’s important to document the basis of estimates, including constraints, assumptions, and risks. Range estimation and the confidence level of the estimates should also be noted.

We’ve previously discussed estimation techniques like analogous estimating, parametric estimating, three-point estimating, and bottom-up estimating. In addition to these, other techniques like data analysis, alternatives analysis, and reserve analysis can be helpful. For example, if we can’t meet project deadlines, we might need to re-estimate durations by exploring alternative methods such as outsourcing.

Realistic estimations are vital, but unforeseen risks can cause delays. To mitigate this, we provide reserves through reserve analysis. There are two types of reserves: contingency reserves for predictable risks and management reserves for unforeseen risks.

Voting is another technique used in the Estimate Activity Durations process. Voting involves team participation in the estimation process, which ensures more realistic estimates. Methods like majority, plurality, or unanimity can be used, and for change-driven projects, techniques like Fist of Five are common.

Some activities, called effort-driven activities, can have their durations changed by adjusting the number of resources. However, for fixed-duration activities, the duration remains the same regardless of resource changes.

The project manager plays a crucial role in preparing realistic schedules. They ensure the team has all necessary information for estimating work and that assumptions made during estimation are documented. They also determine contingency reserves and verify the reliability of estimates.