Proces Kontroli Zamówień

Proces ten rozpoczyna się po podpisaniu umowy między kupującym a sprzedawcą i trwa aż do zamknięcia zamówienia. To etap, w którym monitorujemy realizację zamówienia przez sprzedawcę w odniesieniu do warunków kontraktu. Niezależnie od znaczenia poszczególnych szczegółów, sprzedawca musi postępować zgodnie z zapisami umowy, ale dotyczy to także kupującego – płatności muszą być realizowane terminowo, a prawa sprzedawcy chronione. Po zakończeniu pracy kontrakt należy zamknąć.

Główne Techniki Kontroli

Kontrola realizacji zamówienia opiera się na trzech kluczowych technikach:

Przeglądy Wydajności: Analizujemy postęp pracy sprzedawcy względem zakresu, harmonogramu, kosztów i jakości. Dzięki temu możemy zidentyfikować sposoby na poprawę wydajności, a także ewentualne zmiany w procesach, które pomogłyby poprawić współpracę z dostawcą.
Inspekcje: Przeglądamy dostarczone produkty względem specyfikacji zakresu. Przykładowo, w projektach budowlanych mogą odbywać się inspekcje na miejscu jeszcze przed zakończeniem dostaw. To technika fizycznego sprawdzania prac wykonywanych przez sprzedawcę.
Audyty: Audytowanie obejmuje zarówno działania sprzedawcy, jak i kupującego. Zespół, składający się z przedstawicieli obu stron, kontroluje działania obu stron związane z realizacją zamówienia. Wyniki audytu mogą skutkować koniecznością wprowadzenia zmian po obu stronach.

Dodatkowo stosujemy analizę wartości wypracowanej i trendów jako narzędzia do kontroli postępu prac.

Roszczenia i Zarządzanie Sporami

Czasami, w wyniku nieprzewidzianych sytuacji, błędów czy opóźnień, mogą pojawić się koszty dodatkowe, które prowadzą do sporów. W takich przypadkach sprzedawca może złożyć roszczenie o dodatkowe wynagrodzenie. Kupujący również może zgłaszać roszczenia wobec sprzedawcy. Rozstrzygnięcie sporów powinno opierać się na zasadzie sprawiedliwości i negocjacji, aby uniknąć sytuacji konfliktowych. Jeśli kontrakt przewiduje procedurę rozstrzygania sporów, należy się nią kierować.

Kontrola Zmian

W procesie kontroli zamówień mogą powstać wnioski o zmiany, które wymagają przejścia przez zintegrowany system kontroli zmian. Po zatwierdzeniu, należy poinformować odpowiednich interesariuszy i monitorować skuteczność wdrożonych zmian.

Płatności i Komunikacja

W zależności od postanowień umowy, możemy realizować płatności progresywne, czyli częściowe wypłaty za zakończone etapy prac. Przy każdym etapie należy upewnić się, że płatność nie przewyższa wartości wykonanej pracy. Weryfikujemy faktury wystawiane przez sprzedawcę i utrzymujemy stałą komunikację, dokumentując każdy kontakt, w tym rozmowy telefoniczne.

Weryfikacja Wykonanych Prac

Koordynujemy pracę sprzedawcy z resztą projektu, aby wszystkie zadania były realizowane zgodnie z harmonogramem. W trakcie procesu możemy także identyfikować nowe ryzyka oraz dokonywać aktualizacji lub zamknięcia istniejących. Przeprowadzamy również działania związane z logistyką i zarządzaniem łańcuchem dostaw, zapewniając odpowiednią dostępność materiałów i sprzętu na placu budowy lub innym miejscu realizacji projektu.

Walidacja Dostaw

Na zakończenie należy przeprowadzić walidację dostarczonych produktów – to kluczowy element zamknięcia zamówienia, jednak sam proces zamykania omówimy w dalszej części.