Opracowanie Planu Zarządzania Projektem

🛠️ Opracowanie Planu Zarządzania Projektem

🔍 Wprowadzenie

W tej lekcji omówimy, jak opracować plan zarządzania projektem – kluczowy dokument określający sposób realizacji i kontroli projektu.

🧩 Co to jest proces?

Proces to zestaw działań mających na celu osiągnięcie konkretnego rezultatu (ang. output). Aby go osiągnąć, używamy:

•Wejść (Inputs) – dane, dokumenty, wyniki innych procesów,

• Narzędzi i technik (Tools & Techniques) – metody, praktyki, umiejętności,

•Wyników (Outputs) – produkty końcowe procesu.

Można to porównać do maszyny przetwarzającej wejścia na wyniki przy użyciu określonych metod.

📋 Karta Projektu jako podstawa

Plan zarządzania projektem opracowuje się na podstawie karty projektu (Project Charter), która zawiera informacje wysokiego poziomu – m.in.:

•planowany harmonogram,

•budżet,

•główne cele.

Dane te pomagają ustalić m.in. bazowy harmonogram i budżet projektu.

🧠 Wiedza dziedzinowa i dane organizacyjne

Podczas tworzenia planu korzystamy z:

•Organizational Process Assets (OPA) – procedury, szablony, dane historyczne, dokumentacja,

•Enterprise Environmental Factors (EEF) – przepisy prawne, standardy jakości, struktura organizacyjna, środowisko pracy.

Te zasoby zapewniają zgodność projektu z praktykami organizacyjnymi i otoczeniem zewnętrznym.

🧰 Metody i techniki

👥 Ekspercka wiedza (Expert Judgment)

Konsultacje z ekspertami branżowymi, interesariuszami oraz zespołem projektowym w celu wypracowania skutecznych rozwiązań.

🧠 Zbieranie danych

Wykorzystujemy metody takie jak:

•burza mózgów,

•grupy fokusowe,

•wywiady,

•listy kontrolne.

🤝 Umiejętności interpersonalne

Zespół stosuje:

•facylitację,

•zarządzanie konfliktami,

•prowadzenie spotkań,

•współpracę międzyfunkcyjną.

📅 Regularne spotkania

Planowanie wymaga cyklicznych spotkań roboczych, które pomagają zintegrować działania zespołu.

🚀 Kickoff Meeting – start projektu

Po zatwierdzeniu planu, organizowane jest spotkanie inauguracyjne projektu (Kickoff Meeting) z udziałem:

•sponsora projektu,

•członków zespołu projektowego,

•klientów,

•dostawców,

•kierowników funkcjonalnych,

•przedstawicieli kadry zarządzającej.

Celem spotkania jest:

•formalne rozpoczęcie projektu,

•zdefiniowanie ról i obowiązków,

•przedstawienie harmonogramu, kamieni milowych, ryzyk i zasad współpracy.

🧾 Zatwierdzenie planu

Plan zarządzania projektem wymaga formalnej akceptacji przez:

•sponsora projektu,

•kierowników,

•kluczowych interesariuszy.

Zatwierdzenie odbywa się w formie podpisu dokumentu, co potwierdza zgodność i gotowość do działania.

📄 Dokumenty projektowe i artefakty

Oprócz planu zarządzania projektem, istnieją również dokumenty projektowe (ang. Project Documents), np.:

•harmonogram projektu,

•kosztorysy,

•dziennik założeń,

•raporty jakości.

W kontekście egzaminacyjnym mogą być one określane jako artefakty projektowe – termin używany zamiennie z „dokumentami”.

📌 Ważne: dokumenty projektowe są tworzone i aktualizowane przez kierownika projektu, ale nie wymagają zatwierdzenia przez sponsora (w przeciwieństwie do planu zarządzania projektem).