Zarządzanie zamówieniami

W tej lekcji przyjrzymy się ogólnie obszarowi wiedzy na temat zarządzania zamówieniami. Jak wspomniano w wykładzie wprowadzającym, w tym obszarze znajdują się jedynie trzy procesy: jeden związany z planowaniem, jeden z realizacją oraz jeden z monitorowaniem i kontrolą.

Planowanie zarządzania zamówieniami to proces planowania w tym obszarze wiedzy. Naszym głównym celem jest opracowanie planu, w którym ustalimy, czy zamówienia są konieczne dla danego projektu, jakie zasoby lub usługi będziemy musieli zakupić oraz w jaki sposób dokonamy ich zakupu. W planie zarządzania zamówieniami, tworzonym w wyniku tego procesu, znajdzie się również lista potencjalnych dostawców.

Proces realizacji w zarządzaniu zamówieniami nazywa się przeprowadzenie zamówień. W tym procesie gromadzimy dokumenty przetargowe i wybieramy najlepszego dostawcę.

Kontrola zamówień to ostatni proces, należący do grupy monitorowania i kontroli. Rozpoczyna się po wyborze dostawcy i trwa do momentu, gdy dostawca spełni swoje zobowiązania. W skrócie, kontrolujemy, czy dostawca wykonuje pracę zgodnie z zapisami w umowie oraz czy kupujący również działa zgodnie z umową.

Jak wspomniano we wprowadzeniu, w tym obszarze mamy tylko trzy procesy: jeden dotyczący planowania, jeden dotyczący realizacji i jeden skupiający się na monitorowaniu i kontroli.

Planowanie zarządzania zamówieniami to proces planowania w tym obszarze wiedzy. Naszym pierwszym celem jest ustalenie, czy potrzebujemy zamówień dla danego projektu, a następnie określenie, co dokładnie musimy zakupić oraz jak zamierzamy to nabyć. W planie zarządzania zamówieniami, który jest wynikiem tego procesu, uwzględniamy również listę potencjalnych dostawców.

Proces realizacji w zarządzaniu zamówieniami nazywa się przeprowadzenie zamówień. W tym procesie gromadzimy dokumenty przetargowe i wybieramy najlepszego dostawcę.

Kontrola zamówień to ostatni proces w tej grupie, należący do monitorowania i kontroli. Proces ten zaczyna się po wyborze dostawcy i trwa aż do momentu, gdy dostawca w pełni wypełni swoje zobowiązania. W skrócie, sprawdzamy, czy dostawca realizuje pracę zgodnie z umową oraz czy kupujący również postępuje zgodnie z zapisami kontraktu.

Przed omówieniem szczegółów dotyczących tych procesów, będziemy mieć serię wykładów wprowadzających. Na początek omówimy rodzaje kontraktów i umów, co zrobimy w kolejnym wykładzie.

Kontrakty

Podczas cyklu życia projektu często musimy nabywać różne zasoby – mogą to być materiały, produkty, maszyny lub usługi. Aby prawnie zobowiązać obie strony (kupującego i sprzedawcę) do spełnienia określonych warunków, podpisywane są kontrakty. Kontrakt to dokument, który wiąże strony prawnie, dlatego wszystko, co jest w nim zapisane, musi być zrealizowane. Warto zaznaczyć, że dla celów egzaminacyjnych kontrakty zawsze traktowane są jako nadrzędne nad relacjami między stronami – jeśli coś nie jest zapisane w kontrakcie, nie realizujemy tego. W przypadku nieprzestrzegania zapisów kontraktu przez którąkolwiek ze stron, może grozić jej odpowiedzialność prawna.

Zmiany w podpisanym kontrakcie są możliwe, ale wymagają formalnego wprowadzenia, czyli wystawienia i zatwierdzenia zmiany w formie pisemnej. Takie formalne zmiany powinny być dokumentowane na piśmie, a nie przez e-mail, ponieważ e-mail jest uznawany za nieformalną formę komunikacji.

Umowy

Umowa to szersze pojęcie obejmujące ustalenia, które regulują warunki między stronami, zarówno wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi. W odróżnieniu od kontraktów, umowy nie muszą mieć charakteru prawnie wiążącego. Na przykład, organizacja może mieć różne spółki działające w różnych sektorach i zamiast podpisywać formalny kontrakt, może stworzyć umowę regulującą wewnętrzne procedury.

Podczas gdy kontrakty są zawsze zawierane między zewnętrznymi stronami, umowy mogą być zawierane zarówno między stronami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi, np. między działami w organizacji.

Różnice między umową a kontraktem

Zatem, kontrakt jest specyficznym rodzajem umowy, który zawsze ma charakter prawnie wiążący. Natomiast nie każda umowa jest kontraktem. Możemy korzystać z pojęcia „umowy” w szerszym kontekście, obejmującym także inne ustalenia niezwiązane z kontraktem.

Kontrakty ustne

Zarówno umowy, jak i kontrakty mogą mieć formę pisemną lub ustną. Choć preferujemy kontrakty pisemne, to kontrakt ustny również może być prawnie wiążący i egzekwowalny. Przykładem może być sytuacja, gdy zamawiasz malarza do pomalowania domu za określoną kwotę i umawiacie się ustnie – takie ustalenie jest kontraktem. Jeśli później zmienisz zdanie, malarz ma prawo podjąć kroki prawne, ponieważ doszło do zawarcia umowy ustnej.

Kupujący i Sprzedający

Procesy zamówień odbywają się między dwiema stronami: kupującym i sprzedającym. Kupujący to strona nabywająca dobra i usługi. Na egzaminie mogą pojawić się inne określenia dla kupującego, takie jak kontrahent, klient, zamawiający. Z kolei sprzedający to strona dostarczająca dobra i usługi. W terminologii egzaminacyjnej sprzedający może być określany jako podwykonawca, dostawca czy sprzedawca. Warto zwrócić uwagę, z której perspektywy odpowiadamy na pytania – odpowiedzi mogą się różnić w zależności od tego, czy patrzymy jako kupujący, czy sprzedający. Jeśli nie określono, którą stroną jesteś, przyjmij, że jesteś kupującym.

Przebieg procesu zamówień

Wyobraźmy sobie projekt, nad którym pracujemy. Jesteśmy na etapie przygotowywania planu zarządzania projektem i jeszcze nie rozpoczęliśmy prac budowlanych. W pierwszej kolejności przyglądamy się zakresowi projektu, aby określić, które części mogą zostać zlecone zewnętrznym podmiotom. Na przykład, prace wykopowe, betonowanie czy budowa dachu mogą zostać podzlecone.

1. Analiza „wykonać czy kupić” (make or buy analysis)– porównujemy i podejmujemy decyzje dla każdego zadania, czy wykonać je samodzielnie, czy zlecić zewnętrznemu dostawcy. Na przykład, możemy zdecydować się na samodzielne betonowanie, a pozostałe zadania zlecić.

2. Opracowanie planu zarządzania zamówieniami (procurement management plan)– w tym dokumencie opisujemy sposób planowania, realizacji, kontroli i zamykania zamówień. Powstaje również opis zakresu zamówienia – dokument szczegółowo opisujący prace, które będą zlecone sprzedawcy.

3. Przygotowanie dokumentów ofertowych (procurement statement work)– na podstawie opisu zakresu zamówienia, menedżer zamówień tworzy dokumenty ofertowe i wzór kontraktu, które zostaną przesłane potencjalnym dostawcom. W tej fazie menedżer projektu oraz menedżer zamówień współpracują, aby finalnie zatwierdzić zakres i dokumentację przetargową.

4. Proces ofertowy (bid documents)– potencjalni sprzedawcy analizują dokumenty i mogą zadawać pytania w formalny sposób. Odpowiedzi na pytania są przesyłane wszystkim oferentom, a sprzedawcy mogą uczestniczyć w konferencjach dla oferentów. Ten etap może zająć tygodnie lub miesiące, więc warto uwzględnić ten czas w harmonogramie projektu.

5. Ocena ofert i wybór sprzedawcy – po zakończeniu procesu ofertowego oceniamy propozycje i dokonujemy wyboru. Następnie podpisujemy kontrakt z wybranym sprzedawcą.

6. Kontrola zamówień – po podpisaniu kontraktu monitorujemy, czy sprzedawca realizuje prace zgodnie z zapisami umowy. Kiedy wszystkie zadania zostaną wykonane i potwierdzimy ich zgodność z kontraktem, przechodzimy do zamknięcia zamówienia.

7. Zamknięcie zamówienia – dokumentujemy lekcje wyniesione z procesu, sporządzamy raporty końcowe i dokonujemy finalnych płatności. Zamknięcie zamówienia dotyczy konkretnego elementu projektu, np. zakończenia budowy dachu, ale nie oznacza to zamknięcia całego projektu.

Menedżer ds. zamówień

Na egzaminie możesz napotkać różne nazwy tej roli. Wszędzie tam, gdzie mowa o “menedżerze ds. zamówień”, mam na myśli osobę odpowiedzialną za zarządzanie kontraktami, a “dział zamówień” odnosi się do zespołu odpowiedzialnego za te zadania.

Role menedżera projektu i menedżera ds. zamówień 

Aby lepiej zrozumieć podział obowiązków, przedstawiam poniżej pytania dotyczące kluczowych ról i obowiązków.

1. Kto odpowiada za stworzenie planu zarządzania zamówieniami? Menedżer projektu jest odpowiedzialny za opracowanie planu zarządzania zamówieniami, jednak potrzebuje wsparcia menedżera ds. zamówień oraz działu zamówień. Współpracują razem przy tworzeniu tego dokumentu.

2. Kto tworzy opis zakresu zamówienia? To menedżer projektu i jego zespół opracowują opis zakresu zamówienia, który następnie jest przeglądany przez dział zamówień. Dokument ten jest finalizowany z uwzględnieniem uwag i sugestii menedżera ds. zamówień oraz działu zamówień. Opis zakresu zamówienia zawiera szczegóły dotyczące prac, które będą realizowane przez przyszłego podwykonawcę.

3. Kto określa rodzaj kontraktu? Rodzaj kontraktu wybiera menedżer ds. zamówień, który zna dostępne typy kontraktów oraz ich specyfikę. Omówimy te typy w kolejnych lekcjach.

4. Kto opracowuje dokumenty przetargowe? Menedżer ds. zamówień i jego zespół przygotowują dokumenty przetargowe, które zostaną przesłane potencjalnym dostawcom.

5. Kto negocjuje ze sprzedawcami przed podpisaniem kontraktu? Negocjacje prowadzi menedżer ds. zamówień wraz z zespołem, ale menedżer projektu powinien uczestniczyć w tych negocjacjach, ponieważ po podpisaniu kontraktu to on będzie współpracował z wybranym dostawcą.

Dodatkowe obowiązki menedżera projektu

1. Znajomość procesów zamówień – menedżer projektu powinien znać procesy związane z zamówieniami, aby skutecznie koordynować inne zadania projektowe z działaniami zamówień, np. w harmonogramie projektu uwzględnić czas na działania przetargowe.

2. Przegląd kontraktu przed podpisaniem – menedżer projektu powinien przejrzeć wzór kontraktu, aby upewnić się, że wszystkie kluczowe zakresy, w tym działania związane z zarządzaniem projektem, są w nim zawarte.

3. Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja i zarządzanie ryzykiem związanym z zamówieniem, co obejmuje działania mające na celu minimalizację zagrożeń i maksymalizację szans.

4. Kontrola realizacji kontraktu – po podpisaniu kontraktu menedżer projektu monitoruje, czy sprzedawca wykonuje pracę zgodnie z zapisami kontraktu.

5. Koordynacja – zapewnienie, że dostawca współpracuje z innymi interesariuszami w projekcie.

Konflikty między menedżerem projektu a menedżerem ds. zamówień

Menedżer ds. zamówień jest jedyną osobą, która może wprowadzać zmiany do kontraktu. Menedżer projektu nie ma tej możliwości, choć to on odpowiada za zarządzanie pracą dostawcy. Taka sytuacja może powodować konflikty, dlatego menedżer projektu powinien mieć strategię zarządzania konfliktem. Techniki rozwiązywania konfliktów, takie jak akomodacja, unikanie, współpraca, kompromis i rywalizacja, mogą być w takich sytuacjach przydatne.