Configuration Management Plan

Kontekst historyczny

Przykładem, który podkreśla znaczenie skutecznego zarządzania konfiguracją, jest program kosmiczny NASA w latach 60. Podczas misji Apollo, która miała na celu lądowanie człowieka na Księżycu, NASA musiała precyzyjnie zarządzać konfiguracjami każdego elementu rakiety, modułów kosmicznych i wyposażenia astronautów. Każda część, system i podsystem musiał być dokładnie monitorowany pod kątem wersji, zgodności i ewentualnych zmian.

Na przykład, w przypadku awarii jakiegokolwiek komponentu w trakcie misji, natychmiastowe sprawdzenie, jaka wersja podzespołu była zainstalowana na statku kosmicznym, mogło mieć kluczowe znaczenie dla szybkiej naprawy. Bez skutecznego zarządzania konfiguracją, ryzyko użycia niekompatybilnych części lub braku dokładnej dokumentacji technicznej mogłoby prowadzić do katastrofalnych skutków, zagrażając nie tylko misji, ale także życiu astronautów. Skuteczne zarządzanie konfiguracją w NASA było jednym z kluczowych elementów, które przyczyniły się do sukcesu programu Apollo i bezpiecznego powrotu astronautów na Ziemię.

Zrozumienie Zarządzania KonfiguracjąZarządzanie konfiguracją jest zaprojektowane, aby zapobiegać problemom wynikającym z niejasnych lub niezaktualizowanych wersji dokumentacji projektu. Polega na precyzyjnym śledzeniu rewizji projektowych, planów i specyfikacji technicznych, dzięki czemu dostępna jest zawsze właściwa wersja komponentów. W praktyce zarządzanie konfiguracją działa jak system kontroli wersji dla produktów projektu.Zgodnie z Przewodnikiem PMBOK (Szósta Edycja), zarządzanie konfiguracją koncentruje się na specyfikacjach dostarczanych produktów i procesów, natomiast zarządzanie zmianami skupia się na identyfikacji, dokumentowaniu i zarządzaniu zmianami w projekcie i jego podstawach.

Plany dla Zarządzania Zmianami i Konfiguracją Plan Zarządzania Zmianami opisuje, jak będą monitorowane i kontrolowane zmiany w projekcie. Definiuje on procedury zarządzania zmianami wpływającymi na kluczowe bazy odniesienia, takie jak zakres, harmonogram i koszty. Z kolei Plan Zarządzania Konfiguracją określa, jak będzie realizowane zarządzanie konfiguracją, w tym które elementy wymagają formalnej kontroli zmian oraz procesy ich zarządzania.

Definicja Konfiguracji

Termin „konfiguracja” odnosi się do udokumentowanych cech funkcjonalnych i fizycznych produktu, usługi lub komponentu. Reprezentuje rzeczywiste specyfikacje wyników projektu.

Różnica między Projektami a Operacjami

Warto rozróżnić projekty od operacji. W projekcie, którego celem jest stworzenie produktu, usługi lub rezultatu, procesy stosowane do dostarczenia tego produktu są częścią pracy projektowej. Plan zarządzania zmianami reguluje, jak zmiany w tych procesach powinny być wprowadzane, natomiast Plan Zarządzania Konfiguracją kontroluje zmiany związane z konfiguracją produktu.

Przykład Zarządzania Konfiguracją w Praktyce

Wyobraź sobie, że jesteś kierownikiem projektu odpowiedzialnym za wdrożenie aplikacji w wielu lokalizacjach. Twój projekt zakłada modernizację sprzętu i oprogramowania w 562 miejscach w całym kraju w ciągu sześciu miesięcy. Każda lokalizacja posiada własne serwery, a twoim zadaniem jest zapewnienie kompatybilności wszystkich komponentów.Chociaż skuteczny system zarządzania zmianami pomoże śledzić zmiany w zakresie, czasie i kosztach projektu, brak solidnego systemu zarządzania konfiguracją może prowadzić do problemów. Ten system monitoruje różne wersje oprogramowania i sprzętu, zapewniając zgodność każdej aktualizacji i identyfikując ewentualne niezgodności. Bez odpowiedniego systemu zarządzania konfiguracją trudno byłoby śledzić specyfikacje serwerów w całym projekcie.

Kluczowe Elementy Zarządzania Konfiguracją

• Kontrola Wersji: Możliwość zapisywania pracy w centralnym repozytorium, dostęp do niej w dowolnym momencie i pełna historia wersji.

• Informacje o Bieżącej Wersji i Wydaniach: Śledzenie ostatniej wersji, jej zawartości oraz ustanawianie wersji podstawowych do wdrożenia.

• Audyty i Przeglądy: Przeprowadzanie audytów w celu upewnienia się, że przestrzegane są zasady zarządzania konfiguracją.

• Udokumentowany Proces: Posiadanie wspólnie uzgodnionego procesu między członkami zespołu, zapewniającego zgodność z praktykami zarządzania konfiguracją.

• Skrypty do Budowania, Integracji i Wdrażania: Standaryzowane skrypty, które automatyzują procesy budowania, testowania, integracji i wdrażania, minimalizując błędy ręczne.

Przegląd Zarządzania Zmianami

Zarządzanie zmianami to systematyczne podejście do zarządzania wszystkimi zmianami w projekcie. Kompleksowy Plan Zarządzania Zmianami opisuje, jak zmiany będą oceniane pod kątem ich wpływu na czas, koszty i zakres, a także procedury tworzenia wniosków o zmiany, protokoły zatwierdzania i dokumentacji oraz ogólne zarządzanie zmianami w trakcie projektu.

Kluczowe Elementy Planu Zarządzania Konfiguracją

Plan zarządzania konfiguracją zawiera szczegółowy opis, w jaki sposób zarządzanie konfiguracją będzie realizowane, z naciskiem na to, jak będą kontrolowane i śledzone dokumenty oraz elementy projektu.

• Konwencje Nazewnictwa i Oznaczania: Ustanowienie systematycznego podejścia do identyfikacji dokumentów.

• Systemy Kontroli Wersji: Wdrożenie narzędzi do zarządzania wersjami dokumentów.

Wiele organizacji korzysta z systemów zarządzania konfiguracją (CMS), które obejmują narzędzia, procesy i procedury do zarządzania konfiguracją. System zarządzania konfiguracją jest częścią systemu informacyjnego zarządzania projektem (PMIS).

Czym jest PMIS?

PMIS obejmuje oprogramowanie, systemy online i aplikacje zaprojektowane do usprawnienia zadań związanych z zarządzaniem projektem. Te zautomatyzowane narzędzia zwiększają efektywność; na przykład oprogramowanie takie jak Microsoft Project może automatycznie wykonywać obliczenia metodą ścieżki krytycznej, oszczędzając czas kierownika projektu.

Przykłady narzędzi PMIS:

• Systemy zarządzania konfiguracją

• Oparte na chmurze rozwiązania do zarządzania projektami

• Oprogramowanie do przechowywania plików i autoryzacji pracy

• Oprogramowanie do planowania i śledzenia czasu

• Systemy gromadzenia informacji i zarządzania zakupami

Understanding Configuration Management

Configuration Management is designed to prevent such issues by meticulously tracking design revisions, blueprints, and technical specifications. It ensures that the correct version of each component is available, thus streamlining the process of identifying and replacing parts. Essentially, Configuration Management functions as a Version Control System for the project’s products.

According to the PMBOK Guide (Sixth Edition), Configuration Control emphasizes the specifications of both deliverables and processes. In contrast, Change Control focuses on identifying, documenting, and managing changes to the project and its baselines.

Plans for Change and Configuration Management

A Change Management Plan outlines how changes will be monitored and controlled throughout the project. It defines the procedures for managing changes that may impact key baselines such as scope, schedule, and cost. On the other hand, a Configuration Management Plan specifies how Configuration Management will be executed, detailing which items are configurable, those requiring formal change control, and the processes involved in managing such changes.

Essentially, a Change Management Plan serves as a broad guideline for all types of changes in the project, especially those affecting baseline parameters, whereas a Configuration Management Plan focuses specifically on changes related to product configuration.

Defining Configuration

The term “configuration” refers to the documented functional and physical characteristics of a product, service, or component. It represents the actual specifications of the project’s output.

Differentiating Projects from Operations

It’s crucial to distinguish between projects and ongoing operations. In a project aimed at creating a product, service, or result, the processes employed to deliver that product are part of the overall project work. The Change Management Plan governs how changes to these processes should be implemented, while the Configuration Management Plan oversees changes to the actual product.

Example of Configuration Management in Action

Consider a scenario where you are the Project Manager for a large-scale application installation project across multiple locations. Your task involves upgrading the software and hardware at 562 sites nationwide within six months. Each site operates its own servers, and your goal is to ensure that all components are compatible with one another.

While having an effective Change Management System can help track modifications to project specifications related to scope, time, and cost, the absence of a robust Configuration Management System could lead to complications. This system would monitor different software and hardware versions, ensuring that each server upgrade is compatible and identifying any discrepancies or upgrade statuses. Given the project’s size and complexity, it would be impractical for any one person to keep track of all server specifications without a proper Configuration Management System in place.

Key Elements of Configuration Management

1. Version Control: The ability to check work into a central repository, retrieve it at any time, and maintain a complete version history.
2. Baseline and Release Information: Keeping track of the last version released, its contents, and establishing baseline versions for deployment.
3. Audits & Reviews: Conducting audits to ensure adherence to the Configuration Management processes and maintaining consistent application of the system.
4. Documented Process: Having a mutually agreed-upon process among team members to ensure compliance with the configuration management practices.
5. Build, Integrate, and Deploy Scripts: Standardized scripts that automate the processes of building, testing, integrating, and deploying components, minimizing manual errors.

Configuration Management is an overarching term that encompasses activities aimed at reducing integration failures caused by component changes throughout the project lifecycle.

Change Management Overview

Change Management is a systematic approach to handling all project changes. A comprehensive Change Management Plan outlines how changes will be assessed regarding their impact on time, cost, and scope. It specifies the process for creating change requests, approval protocols, documentation methods, and overall management throughout the project’s duration.Configuration Management Plan Overview

In this lecture, we will explore the Configuration Management Plan, an integral part of the project management framework.

In our previous discussion, we learned that any changes made after the approval of the project management plan require a formal change request. Once a change request is initiated, we follow the established procedures outlined in the Change Management Plan.

Understanding Configuration Management

Every document within a project—be it related to scope, schedule, or budget—can be subject to change. When a change request is approved by the Change Control Board, it necessitates a revision of the relevant document. For instance, if a document undergoes three revisions, this indicates three approved change requests have been processed.

Consider a large project that may involve numerous documents, each with various revisions. In such cases, it becomes critical for project team members to ensure they are working from the most current version of each document. Questions arise:

• How do team members confirm they are using the latest document version?
• What strategies should be employed for storing both original and revised documents?
• How can approved revisions be distinguished from unapproved versions?
• Who will be responsible for managing these configurations?

To address these challenges, a Configuration Management Plan is essential. This plan details how configuration management will be implemented, specifically outlining how documents and project elements will be tracked and controlled as they evolve.

Key Elements of the Configuration Management Plan

The plan may include:

• Labeling and Naming Conventions: Establishing a systematic approach for document identification.
• Version Control Systems: Implementing software tools to manage document versions effectively.

Many organizations utilize Configuration Management Systems (CMS) that encompass tools, processes, and procedures for managing configurations. It’s important to note that the Configuration Management System is a component of the Project Management Information System (PMIS).

What is the PMIS?

The PMIS comprises software, online systems, and applications designed to streamline project management tasks. These automated tools facilitate efficiency; for example, software like Microsoft Project can perform critical path method calculations automatically, freeing project managers from manual computations.

Examples of PMIS tools include:

• Configuration management systems
• Cloud-based project management solutions
• File storage and work authorization software
• Scheduling and time tracking software
• Information collection and procurement management systems