Zamknięcie zamówienia

Rozróżnienie Zamknięcia Projektu i Zamknięcia Zamówienia

Proces zamknięcia zamówienia różni się od zamknięcia projektu. Zamknięcie projektu odbywa się po zakończeniu wszystkich prac projektowych, natomiast zamknięcie zamówienia dotyczy jedynie działań, które zleciliśmy na zewnątrz (podwykonawcom). Każde zamówienie zamykamy oddzielnie, co oznacza, że po zamknięciu zamówienia mogą trwać inne działania projektowe.

Kiedy Następuje Zamknięcie Zamówienia?

Zamknięcie zamówienia jest konieczne, gdy:

• prace sprzedawcy są w pełni ukończone,
• prace sprzedawcy zostały anulowane z jakiegokolwiek powodu.

Oto główne przyczyny anulowania prac i możliwe reakcje:

1. Rezygnacja z prac – Jeśli prace nie są już potrzebne, możemy anulować zamówienie.
2. Wiele zmian w zamówieniu – Jeśli zamówienie jest zamykane z powodu licznych zmian, możemy podpisać nową umowę z obecnym sprzedawcą lub znaleźć nowego.
3. Błędy sprzedawcy – W przypadku błędów lub naruszeń ze strony sprzedawcy możemy znaleźć nowego wykonawcę lub sami dokończyć prace, wykonując analizę “make or buy”.
4. Anulowanie przez sprzedawcę – Choć rzadko, sprzedawca również może anulować prace, a wtedy możemy znaleźć nowego wykonawcę lub sami zrealizować zadanie.

Specyficzne Działania przy Zamykaniu Umowy

Podczas zamykania umowy wykonujemy kilka kluczowych czynności:

1. Walidacja Produktu Końcowego – Oceniając prace sprzedawcy, sprawdzamy, czy spełnia on wszystkie warunki umowy, dokonując formalnej akceptacji lub inspekcji szczegółowej, jeśli to konieczne.

2. Audyt Procesu Zamówienia – Wyniki audytu dokumentujemy w aktach zamówienia, analizując, czy istnieją sposoby na poprawę wydajności i uniknięcie błędów w przyszłości. Ten krok pozwala nam wyciągnąć wnioski i stworzyć listę lekcji wyciągniętych.

3. Rozwiązywanie Nierozstrzygniętych Kwestii – Wszystkie nierozwiązane kwestie rozstrzygamy poprzez negocjacje. Końcowe płatności są realizowane, a zapisy z płatności dokumentowane.

4. Weryfikacja Terminów Umowy – Przed dokonaniem ostatecznej płatności upewniamy się, że wszystkie warunki umowy zostały spełnione, aby uniknąć sytuacji, w której po wypłacie trudniej będzie uzyskać od sprzedawcy realizację brakujących punktów.

5. Dokumentacja w Systemie Zarządzania Dokumentacją – Końcowe dane wprowadzamy do systemu zarządzania dokumentacją, gdzie dokumentujemy całokształt działań sprzedawcy, ich wydajność oraz wyciągnięte wnioski.

6. Archiwizacja Akt Zamówienia – Wszystkie dokumenty trafiają do akt zamówienia, które są archiwizowane na potrzeby przyszłych projektów.