Planowanie Zarządzania Zasobami

Zarządzanie Zasobami: Planowanie Zarządzania Zasobami

Witaj ponownie w obszarze zarządzania zasobami! W tej lekcji omówimy działania związane z procesem planowania zarządzania zasobami – jednym z dwóch procesów planowania w tym obszarze.

Planowanie Zarządzania, Monitorowania i Kontroli Zasobów

W procesie planowania zarządzania zasobami określamy, jak będziemy zarządzać, monitorować i kontrolować zasoby projektu. Obejmuje to:

• Zasoby ludzkie i fizyczne – Ustalenie, kto i kiedy weźmie udział w projekcie, ile zasobów fizycznych będzie potrzebnych, ilu pracowników zatrudnimy oraz kiedy będą angażowani i zwalniani.
• Rola i odpowiedzialności – Jakie poziomy wiedzy i umiejętności będą wymagane dla każdej roli oraz jakie będą role i odpowiedzialności interesariuszy.
• Pozyskiwanie zasobów – Czy będziemy rekrutować pracowników z innych projektów lub organizacji, czy poprzez ogłoszenia o pracę.
• Rozwój zespołu – Jakie szkolenia oraz systemy nagród i uznania zostaną wprowadzone.
• Zarządzanie zespołem projektowym – Ustalenie zasad dotyczących zasobów ludzkich.
• Pozyskiwanie zasobów fizycznych – Decyzje o zakupie, wynajmie zasobów oraz przestrzeganie zasad BHP i zarządzanie inwentarzem.
• Struktura organizacyjna projektu – Tworzenie wykresu organizacyjnego projektu, który wskazuje, kto komu podlega.

Plan Zarządzania Zasobami i Karta Zespołu

Informacje te są dokumentowane w planie zarządzania zasobami – głównym wyjściu procesu planowania zarządzania zasobami. Dokument ten zawiera odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania i szczegóły zarządzania zasobami.

W ramach tego procesu tworzymy również kartę zespołu, która zawiera cele zespołu, informacje o członkach zespołu, zasady rozwiązywania konfliktów oraz reguły obowiązujące w projekcie. Jest to dokument projektowy, podpisywany przez członków zespołu.

Reguły Zespołowe

Reguły zespołu to ustalone zasady dotyczące wspólnych aktywności, takich jak spotkania i szkolenia. Mogą obejmować:

• Ustawienie telefonów na tryb cichy,
• Aktywny udział w spotkaniach,
• Skupienie na bieżącym temacie.

Reguły zespołowe pomagają stworzyć komfortowe środowisko pracy, sprzyjają komunikacji oraz zapobiegają konfliktom. Dotyczą one wszystkich uczestników, nie tylko członków zespołu projektowego. Reguły te mogą być różne w zależności od środowiska, w którym są stosowane, np. w przestrzeni biurowej lub na placu budowy.

Systemy Nagrody i Uznania

Dla sukcesu projektu istotne jest zwiększenie zaangażowania i motywacji zespołu. Systemy nagrody i uznania, odpowiednio zaplanowane, wspierają te cele. Planując je, powinniśmy uwzględnić potrzeby i oczekiwania członków zespołu, które można uzyskać bezpośrednio od interesariuszy. Przykłady nagród mogą obejmować:

• Troskę o rodzinę pracowników,
• Dni wdzięczności dla pracowników,
• Wyjazdy integracyjne,
• Roczne i kwartalne premie,
• Proste podziękowanie.

Planowanie nagród uwzględnia także planowanie składu zespołu i umiejętności, które poszczególni członkowie muszą posiadać do realizacji swoich zadań.

Kompozycja Zespołu i Dostępność Zasobów

Podczas planowania kompozycji zespołu określamy liczebność zasobów ludzkich do każdego zadania oraz ich umiejętności i doświadczenie. Bierzemy pod uwagę:

• Doświadczenie zespołu – Wysoko wykwalifikowany zespół może zmniejszyć liczbę potrzebnych osób,
• Dostępność zasobów wewnętrznych – Zastanawiamy się nad outsourcowaniem części prac,
• Miejsce pracy – Decyzje dotyczące pracy wirtualnej czy pracy w różnych lokalizacjach.

Zasoby Fizyczne

W projektach o dużej skali, takich jak budowlane, planowanie zasobów fizycznych wymaga uwzględnienia, skąd i kiedy pozyskać zasoby oraz jak je przetransportować na miejsce projektu. Decyzje obejmują:

• Liczbę dostawców,
• Zasoby pochodzące od jedynego dostawcy,
• Potrzebę magazynowania lub dostawę w trybie „just-in-time”.

Narzędzia do Reprezentacji Danych

Podczas tworzenia planu zarządzania zasobami korzystamy z takich narzędzi jak:

1. Wykresy hierarchiczne – Struktura podziału pracy (WBS), struktura organizacyjna (OBS) oraz struktura podziału zasobów (RBS),
2. Macierze przydziału odpowiedzialności – RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) to popularna macierz używana do przypisywania ról i odpowiedzialności,
3. Formaty tekstowe – Opisujące role i odpowiedzialności członków zespołu oraz wymagane kwalifikacje.