Zamknięcie projektu lub fazy

Zarządzanie Zamknięciem Projektu lub Fazy

Jesteśmy prawie na końcu omawiania obszaru wiedzy o zarządzaniu integracją. Został nam już tylko jeden proces: proces „Zamknięcie projektu lub fazy.”

Nauczyliśmy się już, że rozpoczynamy projekty, aby dostarczyć wartość biznesową naszej organizacji. Choć wiele projektów można ukończyć, niektóre z nich mogą nie zostać ukończone i zakończyć się przedwcześnie. W rezultacie mamy dwie opcje: projekt może zostać ukończony lub zakończony.

Czy kończąc projekt na poziomie technicznym, możemy uznać, że to już koniec? Albo gdy zakończymy projekt, czy powinniśmy go po prostu zostawić i rozpocząć nowy projekt? Bez względu na to, czy projekt został zakończony technicznie, czy przedwcześnie, musisz go formalnie zamknąć. Dotyczy to również faz projektu – jeśli projekt jest podzielony na fazy, każdą z nich, niezależnie od tego, czy jest ukończona, czy zakończona przedwcześnie, należy zamknąć. Proces „Zamknięcie projektu lub fazy” obejmuje działania związane z zamykaniem wszystkich elementów pracy projektowej.

Potwierdzenie Wymagań i Procesów Projektowych

Na początek musimy upewnić się, że spełniliśmy wszystkie wymagania projektowe. Należy odpowiedzieć na pytanie, czy wszystkie wymagania zostały spełnione. W tym celu będziemy korzystać z planu zarządzania projektem, aby zweryfikować zgodność z wymaganiami.

Musimy także potwierdzić ukończenie wszystkich procesów zarządzania projektem. Oczywiście nie chodzi o to, by zakończyć wszystkie 49 procesów zarządzania projektem dla każdego projektu – przed jego rozpoczęciem powinniśmy zidentyfikować, które z nich będą stosowane, a następnie potwierdzić ich zakończenie po zakończeniu projektu.

Zamykanie Umów

Następnie należy potwierdzić, że wszystkie umowy, w tym główna umowa ze sprzedawcą i umowy z podwykonawcami, zostały formalnie zamknięte. Na koniec upewniamy się, że spełniliśmy kryteria akceptacji określone w planie zarządzania projektem. Te potwierdzenia dokumentujemy jako część prac zamykających.

Uzyskanie Ostatecznej Akceptacji Klienta

Kolejnym krokiem jest formalne uzyskanie końcowej akceptacji projektu od klienta. Podczas realizacji projektu powinniśmy utrzymywać stały kontakt z klientem i uzyskiwać weryfikację częściowych rezultatów. Jest to weryfikacja przeprowadzana podczas procesu „Walidacja zakresu.” Weryfikacja ta jest jednak tylko tymczasowa – potrzebujemy finalnej akceptacji całego projektu.

Ocena Satysfakcji Klienta

Uzyskanie akceptacji końcowej nie kończy relacji z klientem. Ważnym krokiem jest ocena satysfakcji klienta. Choć projekt został formalnie zaakceptowany, klient może mieć uwagi lub zastrzeżenia. Zrozumienie ich pozwoli nam poprawić nasze podejście w przyszłych projektach.

Zbieranie i Archiwizacja Wiedzy oraz Dokumentów

W ramach działań zamykających zbieramy ostateczne wnioski i dzielimy się nimi w naszej organizacji. Lekcje te przyczyniają się do sukcesu przyszłych projektów. Zgodnie z tymi wnioskami możemy także zaktualizować procesy, procedury i szablony (zasoby procesów organizacyjnych), jak również inne dokumenty projektowe.

Tworzenie Raportu Końcowego i Archiwizacja

Na koniec tworzymy ostateczny raport z wyników, obejmujący osiągnięcia we wszystkich obszarach wiedzy. Jak wypadliśmy w kontekście zakresu, jakości, kosztów i harmonogramu? Po podsumowaniu wszystkich informacji wydajemy ten raport. Przekazujemy produkty projektu odpowiednim stronom i dokonujemy ostatecznych płatności.

Ocena Sukcesu Projektu

Ocena sukcesu projektu jest kluczowa dla przyszłych osiągnięć. Oceniając projekt, analizujemy, co można by było poprawić, a następnie podejmujemy kroki, aby lepiej zarządzać przyszłymi projektami.

Świętowanie Sukcesów

Po zakończeniu wszystkich zadań zamykających należy uczcić sukcesy projektu. To podnosi morale zespołu i przygotowuje go na kolejne wyzwania projektowe.

Project or Phase Closure Management

We have only one process left: the Close Project or Phase process.

We have already learned that we start projects to provide business value to our organization. While many projects can be completed, some may not be finished and can be terminated. Therefore, we have two options for a project: it can be completed, or it can be terminated.

Completing the project through technical work—is that enough? Or, once we terminate the project, should we just leave it and start a new one? Regardless of the outcome, projects must be formally closed. This applies to project phases as well. When a phase is completed or terminated, it needs to be closed. The Close Project or Phase process deals with these closing efforts. You need to close every component of the project work.

Confirming Requirements and Project Processes

Firstly, we must verify that all project requirements have been met. We will use the project management plan to verify whether all requirements have been satisfied.

We must also ensure that all project management processes are completed. Not all 49 project management processes need to be finished in every project. We identify the relevant ones beforehand and confirm their completion upon project closure.

Closing Contracts

Next, we must confirm that all contracts, including the main vendor contract and subcontractor agreements, are formally closed. Finally, we need to verify that the acceptance criteria defined in the project management plan have been met. We document these confirmations as part of our closing work.

Obtaining Final Client Acceptance

After completing these steps, we are ready to obtain the client’s final acceptance of the project. During the project, we maintained contact with the client and obtained interim acceptance as part of the Validate Scope process. However, we still need the final acceptance for the project as a whole.

Evaluating Client Satisfaction

Receiving final approval doesn’t end the relationship with the client. It’s essential to assess client satisfaction to understand any possible dissatisfaction, even after formal acceptance. Addressing these concerns will enable improvements in future projects.

Gathering and Archiving Knowledge and Documents

As part of the closing activities, we gather final lessons learned and share them within our organization. These insights contribute to future project success. According to these lessons learned, we may also need to update processes, procedures, templates, and other project documents.

Creating and Archiving the Final Report

Lastly, we compile a final performance report, reflecting the outcomes across all knowledge areas. How did we perform in terms of scope, quality, cost, and schedule? After summarizing these results, we issue the report, deliver project products to relevant stakeholders, and finalize any outstanding payments.

Assessing Project Success

Evaluating the project’s success is vital for future achievements. This assessment helps identify potential improvements and better prepares us for managing future projects.

Celebrating Achievements

Once all closing tasks are completed, it’s time to celebrate the project’s achievements. This final step boosts team morale and readies everyone for future projects within the organization.