Definiowanie zakresu

DEFINE SCOPE

Sprawdź wersję angielską w celu zrozumienia terminów.

W tej sekcji przyjrzymy się procesowi “Definiowania zakresu” w zarządzaniu projektami. Jak sama nazwa wskazuje, proces ten polega na jasnym zdefiniowaniu zakresu projektu i produktu.

Szczegółowy opis zakresu

Na początku ogólny zakres projektu jest określany w karcie projektu. W tym procesie tworzymy szczegółowy opis dostarczanych rezultatów oraz prac wymaganych do ich wyprodukowania. Ten szczegółowy opis obejmuje, co jest uwzględnione, a co wykluczone, co efektywnie wyznacza granice projektu. Ustalając te granice, definiujemy także kryteria akceptacji, założenia i ograniczenia projektu.

Środowiska adaptacyjne

W środowiskach adaptacyjnych szczegółowy zakres nie jest ustalany na początku. Zamiast tego backlog produktu jest uzupełniany w każdej iteracji, co sprawia, że zakres projektu staje się bardziej szczegółowy z upływem czasu.

Dokumentacja

W ramach tego procesu tworzona jest deklaracja zakresu projektu, która jest jednym z trzech elementów bazowego zakresu. Bazowy zakres obejmuje:

• Project Scope Statement
• Work Breakdown Structure (WBS)
• WBS Dictionary

Proces jest iteracyjny; po ustaleniu wymagań zakres jest odpowiednio definiowany, a następnie przygotowywany jest harmonogram i budżet. Jeśli oczekiwany budżet lub harmonogram są nieosiągalne, dostosowuje się wymagania. Nowe wymagania mogą pojawić się podczas procesu definiowania zakresu, co wymaga aktualizacji dokumentacji wymagań oraz matrycy śledzenia wymagań. Założenia i ograniczenia są rejestrowane w dzienniku założeń.

Dane wejściowe do definiowania zakresu

Kilka danych wejściowych jest niezbędnych do definiowania zakresu:

• Karta projektu: Zawiera opis projektu na wysokim poziomie i jego granice.
• Plan zarządzania zakresem: Kieruje procesem definiowania zakresu.
• Dziennik założeń: Zawiera założenia i ograniczenia, które mogą wpłynąć na zakres.
• Dokumentacja wymagań: Specyfikuje wymagania projektu.
• Rejestr ryzyk: Identyfikuje ryzyka, które mogą wpłynąć na zakres.
• Informacje historyczne: Dostarczają wglądu z poprzednich projektów.
• Czynniki środowiskowe i zasoby procesów organizacyjnych: Uwzględniają kulturę organizacyjną, polityki, procedury i inne czynniki wpływające na zakres projektu.

Techniki definiowania zakresu

W procesie definiowania zakresu stosuje się różne techniki:

• Analiza alternatyw: Pomaga wybrać najlepszą alternatywę do osiągnięcia celów projektu.
• Analiza wielokryterialna: Uwzględnia wiele kryteriów, aby podejmować świadome decyzje.
• Techniki facilitacji: Angażują interesariuszy w definiowanie zakresu.
• Analiza produktu: Polega na analizie produktu w celu doprecyzowania zakresu.
• Inżynieria wartości: Technika analizy produktu mająca na celu obniżenie kosztów przy jednoczesnym spełnieniu oczekiwań klienta.
• Ekspertyza: Konsultacje z ekspertami, zarówno członkami zespołu, jak i zewnętrznymi doradcami.

Define Scope Process: An Overview

In this section, we’ll explore the “Define Scope” process in project management. As the name suggests, this process involves clearly defining the scope of the project and the product.

Detailed Scope Description

Initially, we outline the high-level scope in the project charter. In this process, we provide a detailed description of the deliverables and the work required to produce them. This comprehensive description includes what is included and what is excluded, effectively setting the project boundaries. By establishing these boundaries, we also define the acceptance criteria, assumptions, and constraints of the project.

Adaptive Environments

In adaptive environments, a detailed scope is not established at the outset. Instead, the product backlog is refined with each iteration, making the project scope more detailed over time.

Documentation

The project scope statement is created in this process and is one of the three components of the scope baseline. The scope baseline includes:

1. Project Scope Statement
2. Work Breakdown Structure (WBS)
3. WBS Dictionary

Iterative Process

The process is iterative; once requirements are determined, the scope is defined accordingly, followed by schedule and budget preparation. If the expected budget or schedule is unachievable, adjustments are made to the requirements. New requirements may emerge during the define scope process, necessitating updates to the requirements documentation and requirements traceability matrix. Assumptions and constraints identified during this process are recorded in the assumption log.

Inputs for Defining Scope

Several inputs are required for defining the scope:

• Project Charter: Provides the high-level project description and boundaries.
• Scope Management Plan: Guides the scope definition process.
• Assumption Log: Lists assumptions and constraints that may affect the scope.
• Requirements Documentation: Specifies the project requirements.
• Risk Register: Identifies risks that could impact the scope.
• Historical Information: Offers insights from previous projects.
• Enterprise Environmental Factors and Organizational Process Assets: Include organizational culture, policies, procedures, and external/internal factors influencing the project scope.

Techniques for Defining Scope

Various techniques are employed in defining the scope:

• Alternatives Analysis: Helps choose the best alternative to meet project objectives.
• Multi-Criteria Decision Analysis: Considers multiple criteria to make informed decisions.
• Facilitation Techniques: Used to engage stakeholders in scope definition.
• Product Analysis: Involves analyzing the product to refine the scope.
• Value Engineering: A product analysis technique aimed at reducing costs while meeting customer expectations.
• Expert Judgment: Involves consulting experts, which may include team members or external advisors.

In conclusion, the define scope process is crucial for establishing a clear and detailed project scope. It involves iterative refinement, various techniques, and collaboration with stakeholders and experts.