Zarządzanie kosztami

W tym wykładzie omówimy, czego nauczymy się w obszarze wiedzy na temat zarządzania kosztami. Jak wspomniałem w poprzednim wykładzie, istnieją cztery procesy zarządzania kosztami. Trzy z nich to procesy planowania, a ostatni to proces monitorowania i kontrolowania.

Pierwszym procesem planowania jest planowanie zarządzania kosztami. W tym procesie określamy, jak zarządzać i kontrolować koszty projektu.

Drugim procesem planowania jest szacowanie kosztów, gdzie, jak sama nazwa wskazuje, szacujemy koszty działań. Po oszacowaniu kosztów możemy przystąpić do ustalania budżetu.

Termin „budżet” odnosi się do trzeciego procesu, który również jest procesem planowania. Ostatnim procesem jest proces monitorowania i kontrolowania, znany jako kontrolowanie kosztów. W tym procesie mierzymy wydajność kosztową projektu i stosujemy działania zapobiegawcze i korygujące. Proces ten obejmuje obliczenia wartości wypracowanej (earned value).

Dobrze. Teraz przygotujmy się do nauki o procesie planowania zarządzania kosztami, który omówimy w kolejnym wykładzie. W tym wykładzie omówimy proces planowania zarządzania kosztami, który jest częścią obszaru wiedzy na temat zarządzania kosztami.

W tym procesie określamy, jak zarządzać, monitorować i kontrolować koszty projektu. Aby wyjaśnić to bardziej szczegółowo, przejdźmy do tego, co osiągamy w tym procesie.

Po pierwsze, definiujemy specyfikacje dotyczące szacowania kosztów. Obejmuje to określenie waluty, której będziemy używać, poziom precyzji kosztów oraz inne istotne czynniki.

Ustalane są również techniki szacowania kosztów. Na przykład, czy zastosujemy metodę trzech punktów czy technikę szacowania oddolnego? Te decyzje są podejmowane w tym procesie.

Dodatkowo, określamy techniki monitorowania i kontrolowania kosztów, które wdrożymy oraz zasady, których będziemy przestrzegać na tym etapie. Ważne jest, aby zauważyć, że na tym etapie nie stosujemy żadnych technik – definiujemy jedynie techniki i zasady do przyszłego monitorowania i kontrolowania kosztów.

Określamy również szablony raportowania i dokumentacji, które będą używane. Ponadto tworzymy wytyczne dotyczące opracowania budżetu projektu, uwzględniając koszty pośrednie i finansowe. Decydujemy, czy te koszty będą uwzględnione w budżecie.

Rozważamy również, czy będziemy polegać wyłącznie na funduszach organizacji, czy będziemy poszukiwać zewnętrznego finansowania projektu. Ustalane są również zasady dotyczące rewizji budżetu, w tym akceptowalne limity kosztów i kryteria aktualizacji budżetu.

To kończy krótki przegląd procesu. W następnym wykładzie przejdziemy do bardziej szczegółowego omówienia procesu szacowania kosztów.

In this lecture, we will explore what we will learn in this knowledge area. As I mentioned in the previous lecture, there are four cost management processes. Three of these are planning processes, and the last one is a monitoring and controlling process.

The first planning process is the plan cost management process. In this process, we outline how to manage and control the cost of the project.

The second planning process is the estimate costs process, where we estimate the costs as its name suggests. After estimating the costs of the activities, we are ready to determine the budget.

The term “budget,” which is the third process, is again a planning process. The final process is the monitoring and controlling process, known as the control costs process. Here, we measure the cost performance of the project and then apply preventive and corrective actions. This process includes the earned value calculations.

All right. Now, let’s get ready to learn about the plan cost management process, which we will cover in the next lecture.In this lecture, we will discuss the plan cost management process, part of the cost management knowledge area.

In this process, we outline how to manage, monitor, and control the costs of the project. To provide more clarity, let’s detail what we accomplish in this process.

First, we define the specifications for the cost estimates. This includes determining the currency to be used, the precision level of the costs, and other relevant factors.

We also establish the techniques for cost estimation. For instance, will we employ the three-point estimating method or utilize the bottom-up estimating technique? These decisions are made in this process.

Additionally, we outline the cost monitoring and controlling techniques that we will implement and the rules we will adhere to during this phase. It’s important to note that we do not apply any techniques at this stage; rather, we define the techniques and rules for future cost monitoring and control.

We will also specify the reporting and documentation templates to be used. Furthermore, we create guidelines for developing the project budget, including considerations for indirect costs and financial costs. We determine whether to include these costs in the budget.

We address questions such as whether we will rely solely on the organization’s existing funds or if we will seek external funding for the project. The rules for revising the budget are also established, including acceptable cost limits and criteria for budget updates.

That concludes this brief overview of the process. Next, we will move on to the estimate costs process, which is more detailed.