Kontrolowanie zakresu

Gdy omawialiśmy bazowy zakres projektu, wspominaliśmy o potrzebie regularnego mierzenia realizowanych prac w stosunku do bazowego zakresu. Proces kontrolowania zakresu polega na sprawdzaniu, czy faktyczne prace są zgodne z tym, co zostało ustalone w bazowym zakresie. Na przykład, jeśli dach ma być pokryty zielonymi dachówkami, musimy kontrolować, czy rzeczywiście budujemy dach z zielonych dachówek.

Choć może to brzmieć prosto, w dużych projektach, z setkami pakietów roboczych i interesariuszy, zarządzanie zakresem może być wyzwaniem. Niektórzy interesariusze mogą chcieć dodawać nowe elementy do zakresu, a inni mogą nie realizować tego, co jest zapisane w bazowym zakresie. Rolą kierownika projektu jest regularne mierzenie wykonanych prac w odniesieniu do bazowego zakresu.

Podczas kontrolowania zakresu możemy korzystać z metod analizy danych, takich jak analiza odchyleń i analiza trendów. Dzięki analizie odchyleń możemy zdecydować, czy konieczne jest podjęcie działań korygujących lub zapobiegawczych z powodu odchyleń w zakresie. Analiza trendów pozwala nam ocenić, czy nasza wydajność się poprawia, czy pogarsza.

Aby skutecznie kontrolować zakres, musimy mieć realistyczny bazowy zakres projektu. Dodatkowo potrzebujemy planu zarządzania zakresem, planu zarządzania wymaganiami, dokumentacji wymagań oraz matrycy śledzenia wymagań. Kontrolowanie zakresu wymaga również danych dotyczących harmonogramu i kosztów, ponieważ te trzy elementy razem tworzą bazę pomiaru wydajności.

Jeśli zauważysz, że realizowane prace nie są zgodne z bazowym zakresem lub konieczne są zmiany w zakresie, musisz zgłosić prośbę o zmianę. W przewidywalnych środowiskach każda zmiana musi być zatwierdzona przez odpowiednie procedury zarządzania zmianami.

Kierownik projektu odpowiada za kontrolowanie zakresu i zapobieganie rozrastaniu się zakresu (scope creep). Proces ten polega na aktywnym poszukiwaniu przyczyn zmian zakresu i działaniu, aby zapobiec niepotrzebnym zmianom.

Pamiętaj, że proces kontrolowania zakresu trwa od momentu zatwierdzenia planu zarządzania projektem i kontynuuje się aż do zakończenia prac projektowych. Po zakończeniu prac przeprowadzamy ostateczną walidację dostarczonych produktów z klientem w procesie zamknięcia projektu lub fazy.

Scope Control in Project Management – The Final Process

In this lecture, we will discuss the scope control process, the last process in this knowledge area.

Previously, when explaining the scope baseline, I used this diagram. As you remember, this was our scope baseline. Thus, instead of saying “plan,” I’ll use the term “scope baseline.”

Throughout the project life cycle, we need to regularly measure what we are delivering against this scope baseline. For example, if the house roof is supposed to be green shingles, we need to control whether we are actually installing green shingles.

It sounds simple, but when you consider a project could contain hundreds of work packages and involve hundreds of stakeholders, it’s not so easy. Some stakeholders may want to add new items to the scope, while others may not follow what’s written.

The Role of the Project Manager in Scope Control

As the project manager, you need to measure the work done against the scope baseline consistently. In the scope control process, we do exactly that: measure the actual work done against the scope baseline.

To do this, we can use data analysis methods like variance analysis and trend analysis. With variance analysis, we can determine whether corrective or preventive actions are needed due to scope variance. Trend analysis, on the other hand, lets us assess whether our performance is improving or deteriorating.

To control the scope effectively, we need a realistic scope baseline and complete documentation, including the scope management plan, requirements plan, requirements documentation, and requirements traceability matrix.

Using Earned Value Analysis

In future lectures, we’ll go into detail about earned value analysis, which lets us measure project performance in relation to scope, cost, and schedule. To do this, we need not only the scope baseline but also schedule and cost baselines, forming a complete performance measurement baseline.

Managing Changes in Scope

During project work, you may notice discrepancies between what is being done and the scope baseline, or some parts may need changes. In such cases, you should create a change request. In predictable environments, any changes to approved documents require a formal request.

Scope control may result in updates to the project management plan and project documents, including the scope baseline, schedule, cost estimate, requirements documentation, and more.

Preventing Scope Creep

The project manager is responsible for scope control to prevent “scope creep” – the uncontrolled expansion of project scope. In this process, you should identify the root causes of scope changes, act proactively, and prevent unnecessary changes.

An Example of the Scope Control Process

Let’s go through an example to understand this process. Assume we need to deliver three final products in the project. Once the project management plan is approved, we start work on the first product. We control the scope for this product until it’s completed, then perform an internal quality control before the customer validates it (scope validation process).

The same control processes apply to the second and third products. We control the scope until the entire project work is completed, and after finishing the project, we obtain final acceptance from the client during project closure.

The Importance of Final Acceptance and Project Success Evaluation

Receiving final acceptance doesn’t end the interaction with the client. We must also evaluate client satisfaction by gathering their feedback for future improvements. As part of the closing activities, we gather the final lessons learned and share them within our organization, which contributes to the success of future projects.

Finally, we prepare a project performance report and deliver the final project products to the client.

Summary of Scope Control Process

As you can see, scope control is one of the critical processes in project management. Although it’s the last process in the control group, it includes many tasks to keep the project on scope, on schedule, and within budget.