Rejestr Interesariuszy

Kiedy i Jak Korzystać z Rejestru Interesariuszy

W poprzedniej lekcji omówiliśmy, że rejestr interesariuszy zawiera główne wymagania i oczekiwania interesariuszy. Informacje te są kluczowe przy zbieraniu wymagań. Dlatego podczas zbierania wymagań sięgamy do rejestru interesariuszy, aby zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania.

Rejestr interesariuszy jest również niezbędny przy tworzeniu planu zarządzania jakością. Główne wymagania i oczekiwania interesariuszy mogą wskazać, kto jest zainteresowany jakością lub kto może na nią wpływać. Ponieważ informacje te wpływają na nasz sposób zarządzania jakością, korzystamy z rejestru interesariuszy.

Rejestr jest także nieodzowny podczas opracowywania planu zarządzania zasobami, ponieważ wielu interesariuszy stanowi zasoby ludzkie projektu, w tym członkowie zespołu i menedżerowie działów. Ich potrzeby i interesy mogą wpływać na sposób zarządzania zasobami.

Pozyskiwanie Zasobów i Komunikacja

Przy pozyskiwaniu zasobów należy uwzględnić specyficzne oczekiwania interesariuszy. Na przykład, jeśli menedżer działu chce pracować wyłącznie z doświadczonymi członkami zespołu dla krytycznego pakietu pracy, taka informacja zostaje uwzględniona w rejestrze interesariuszy, co pomaga w podejmowaniu decyzji dotyczących pozyskiwania zasobów.

W planie zarządzania komunikacją, który określa, kto będzie komunikowany, jak często i w jaki sposób, korzystamy z rejestru interesariuszy, aby zrozumieć potrzeby i preferencje interesariuszy. Rejestr jest również przydatny podczas zarządzania komunikacją w trakcie projektu.

Zarządzanie Ryzykiem i Zakupami

Rejestr interesariuszy jest wykorzystywany do tworzenia planu zarządzania ryzykiem, identyfikowania ryzyk, przeprowadzania analizy jakościowej ryzyka oraz planowania reakcji na ryzyko. Na przykład, pomaga on określić tolerancję ryzyka interesariuszy, kto będzie zaangażowany w identyfikację ryzyk i kto będzie zarządzał konkretnymi ryzykami.

W zarządzaniu zakupami potrzebujemy rejestru interesariuszy, aby zrozumieć, którzy interesariusze mają wpływ na proces zakupowy lub są nim dotknięci. Podczas negocjacji zakupowych znajomość wymagań interesariuszy pomaga ustalać wytyczne, takie jak trzymanie się maksymalnego budżetu dla zakupionych materiałów.

Po podpisaniu umowy nowi interesariusze, tacy jak dostawcy i członkowie ich zespołów, są dodawani do rejestru, co pozwala na efektywne kontrolowanie zakupów.

Zaangażowanie Interesariuszy i Zarządzanie Wiedzą

Rejestr interesariuszy jest również wykorzystywany do tworzenia i zarządzania planem zaangażowania interesariuszy. Plan ten szczegółowo określa, jak angażować interesariuszy i monitorować poziom ich zaangażowania. Rejestr interesariuszy dostarcza informacji o wymaganiach interesariuszy, co pozwala nam dostosować strategie angażujące.

Dodatkowo rejestr może pomóc zidentyfikować interesariuszy posiadających cenną wiedzę lub lekcje wyciągnięte z wcześniejszych projektów, co może pomóc w zarządzaniu wiedzą.

Aktualizowanie Rejestru Interesariuszy

Rejestr interesariuszy jest dokumentem dynamicznym. Nowi interesariusze lub aktualizacje dotyczące istniejących interesariuszy wymagają uaktualnień rejestru. Sytuacje, które mogą wymagać aktualizacji, obejmują:

• Zarządzanie Pracą Projektową: Na przykład, kontakt z producentem sprzętu w celu rozwiązania problemu może wprowadzić techników jako nowych interesariuszy.
• Definiowanie Zakresu: Gdy identyfikowane są nowe elementy pracy, takie jak dach w projekcie budowlanym, powiązani członkowie zespołu stają się interesariuszami i są dodawani do rejestru.
• Zarządzanie Jakością: Gdy przypisane zostają odpowiedzialności za działania związane z jakością, wszelkie zmiany w oczekiwaniach interesariuszy wymagają aktualizacji rejestru.
• Pozyskiwanie Zasobów: Nowi zasoby ludzkie muszą zostać dodane do rejestru interesariuszy.

Wskazówki do Przygotowania na Egzamin

Zrozumienie zastosowania rejestru interesariuszy jest kluczowe dla sukcesu na egzaminie. Egzamin może przedstawić scenariusze, w których istotna jest wiedza o tym, kiedy zastosować rejestr interesariuszy. Przeglądanie omawianych scenariuszy oraz tworzenie dodatkowych może ułatwić pewne odpowiedzi na pytania związane z rejestrem interesariuszy.

Stakeholder Register: Essential Knowledge for the Exam

The stakeholder register is a crucial document for the exam. Questions might ask how and when to use the stakeholder register in specific situations.

When and How to Use the Stakeholder Register

In the previous lecture, we discussed that the stakeholder register includes the primary requirements and expectations of stakeholders. This information is critical when collecting requirements. Thus, during requirements collection, we refer to the stakeholder register to understand stakeholders and their essential requirements.

The stakeholder register is also necessary for creating the quality management plan. Major requirements and expectations of stakeholders can indicate who prioritizes quality or can impact quality outcomes. Since this information influences our approach to quality management, we rely on the stakeholder register.

The register is also essential when developing the resource management plan, as many stakeholders are part of the project’s human resources, including team members and divisional managers. Their needs and interests can impact how we manage resources.

Resource Acquisition and Communication

When acquiring resources, specific stakeholder expectations may also need consideration. For example, if a divisional manager wants only experienced team members for a critical work package, this expectation is recorded in the stakeholder register, helping guide our resource acquisition decisions.

For the communications management plan, which outlines who will be communicated with, how often, and through which methods, we use the stakeholder register to understand stakeholders’ needs and preferences. It also proves helpful when managing communications throughout the project.

Risk and Procurement Management

The stakeholder register is used to create the risk management plan, identifying risks, performing qualitative risk analysis, and planning risk responses. For instance, it helps identify stakeholders’ risk tolerance, who is involved in risk identification activities, and who will manage specific risks.

In procurement management, we need the stakeholder register to understand which stakeholders influence or are impacted by procurement. During procurement negotiations, knowing stakeholders’ requirements helps set guidelines, such as adhering to a maximum budget for purchased materials.

After contracting, new stakeholders, like sellers and their team members, are added to the register, providing information needed to control procurement effectively.

Stakeholder Engagement and Knowledge Management

The stakeholder register is also used to create and manage the stakeholder engagement plan. This plan details how to engage stakeholders and monitor their engagement. The stakeholder register informs us of stakeholder requirements, allowing us to tailor engagement strategies.

Additionally, the register can help identify stakeholders with valuable expertise or past lessons learned, which can guide knowledge management.

Updating the Stakeholder Register

The stakeholder register is a dynamic document. New stakeholders or updated information about existing stakeholders requires updates to the register. Scenarios for updates may include:

• Project Work Management: For instance, calling a hardware manufacturer for troubleshooting introduces the technician team as new stakeholders.
• Scope Definition: As new work items are identified, like a roof in a construction project, related team members become stakeholders and are added to the register.
• Quality Management: When responsibilities are assigned for quality activities, any changes in stakeholder expectations require updates to the register.
• Resource Acquisition: New human resources need to be added to the stakeholder register.

Exam Preparation Tips

Understanding the stakeholder register’s uses is crucial for exam success. The exam may present scenarios where knowing when to apply the stakeholder register is essential. Reviewing the scenarios discussed in this lecture and brainstorming additional ones can make it easier to answer stakeholder register-related questions confidently.