Proces Monitorowania Komunikacji

Proces Monitorowania Komunikacji

Proces monitorowania komunikacji skupia się na sprawdzaniu, czy komunikacja w projekcie przebiega zgodnie z założeniami zawartymi w planie zarządzania komunikacją. Chodzi o odpowiedzi na pytania, takie jak:

• Czy informacje są dostarczane do odpowiednich interesariuszy, za pomocą właściwej metody komunikacji?
• Czy komunikaty docierają na czas, zgodnie z mediami i kanałami opisanymi w planie?
• Czy potrzeby komunikacyjne interesariuszy są w pełni zaspokajane?

Narzędzia do Monitorowania Komunikacji

Komunikacja jest abstrakcyjna, co utrudnia jej pomiar, ale istnieją techniki, które pomagają monitorować efektywność komunikacji:

1. Ankiety i kwestionariusze — umożliwiają zbieranie opinii interesariuszy o tym, czy są zadowoleni z komunikacji oraz czy informacje docierają na czas.

2. Rejestr problemów — dokumentuje rozwiązane i nierozwiązane problemy. Jeżeli obserwujemy wiele nierozwiązanych problemów związanych z komunikacją, może to sugerować potrzebę poprawy w tym obszarze.

3. Matryca oceny zaangażowania interesariuszy — jako narzędzie analizy danych, pozwala zidentyfikować różnice między bieżącym a optymalnym poziomem zaangażowania interesariuszy. Wyniki mogą wskazywać, czy komunikacja wymaga poprawy.

4. Obserwacja i rozmowa — to kluczowe narzędzie. Bezpośrednia rozmowa z interesariuszami i obserwacja ich komunikacji pozwala lepiej ocenić, czy komunikacja jest skuteczna i czy interesariusze przestrzegają ustalonych zasad.

Podsumowanie

Proces monitorowania komunikacji kończy zarządzanie komunikacją, a jego celem jest zapewnienie efektywności i zgodności komunikacji z założeniami projektowymi.