Zarządzanie Zmianami – Change Management

Zarządzanie Zmianami

Zarządzanie Zmianami odnosi się do modyfikacji w planach zarządzania projektami, procesach i ustalonych bazach odniesienia. Jeśli po ich ustaleniu zachodzi potrzeba zmian, konieczne jest złożenie formalnego wniosku o zmianę. Natomiast jeśli nie ma ustalonych baz odniesienia, składanie wniosku o zmianę nie jest konieczne. Oba te typy wniosków są kluczowymi elementami systemu zarządzania integracją.

Podczas gdy “zarządzanie zmianami” jest powszechnie znane w zarządzaniu projektami, pojęcie “zarządzanie konfiguracją” może być mniej zrozumiałe, szczególnie poza sektorem IT. Warto zaznaczyć, że zarówno zarządzanie zmianami, jak i zarządzanie konfiguracją są istotnymi zagadnieniami egzaminu PMP i wiele pytań może dotyczyć tych obszarów.

System Zarządzania Zmianami

Według Przewodnika PMBOK (6. edycja), “Kontrola Zmian koncentruje się na identyfikacji, dokumentowaniu i zarządzaniu zmianami w projekcie oraz jego bazach odniesienia.” System zarządzania zmianami zajmuje się modyfikacjami związanymi z zakresem projektu, planowaniem i ustalonymi bazami.

Przykładowo, jeśli zabraknie środków na ukończenie projektu i potrzebne będą dodatkowe zasoby, składamy wniosek o przyznanie dodatkowych funduszy. Podobnie, jeśli niemożliwe jest dotrzymanie terminu projektu i potrzebne będzie przedłużenie, konieczne będzie złożenie wniosku o zmianę.

W systemie zarządzania zmianami każdy wniosek jest oceniany pod kątem potencjalnego wpływu na inne cele projektu, co prowadzi do jego zatwierdzenia lub odrzucenia. Aby minimalizować zakłócenia, istotne jest, aby system zarządzania zmianami identyfikował wszystkie parametry i analizował potencjalne skutki.

Po zatwierdzeniu wniosku o zmianę aktualizujemy odpowiednią bazę odniesienia, rewidujemy dokumenty projektowe i informujemy wszystkich zainteresowanych interesariuszy.

Kluczowe czynności w zarządzaniu zmianami

1. Identyfikacja potrzebnych zmian.
2. Dokumentowanie zmian.
3. Przegląd, analiza i podejmowanie decyzji w sprawie wniosków o zmianę.
4. Zapewnienie wdrożenia, dokumentacji i komunikacji zmian.

System Zarządzania Konfiguracją

Zgodnie z Przewodnikiem PMBOK (6. edycja), “Kontrola Konfiguracji kładzie nacisk na specyfikacje zarówno dostarczanych produktów, jak i procesów.” System zarządzania konfiguracją koncentruje się na zarządzaniu zmianami w specyfikacjach produktów i procesów.

Przykładowo, jeśli klient poprosi o dodanie nowych funkcji podczas opracowywania produktu, zmiana ta dotyczy konfiguracji produktu i powinna być zarządzana poprzez system zarządzania konfiguracją.

System ten określa, jak monitorować i kontrolować zmiany, definiując elementy konfigurowalne (np. produkty, usługi, komponenty) oraz nadzorując zmiany tych elementów. Plan zarządzania konfiguracją zapewnia kontrolę wersji produktów, umożliwiając rejestrowanie wszystkich zmian wprowadzanych do dowolnej wersji dla przyszłych referencji.

Kluczowe czynności w zarządzaniu konfiguracją

1. Identyfikacja wszystkich elementów podlegających konfiguracji.
2. Rejestrowanie i generowanie raportów dla tych elementów.
3. Weryfikacja i audyt w celu zapewnienia, że wszystkie konfiguracje spełniają ustalone wymagania.

Przykłady z życia rzeczywistego

Rozważmy projekt budowy budynku szkolnego z dziesięcioma klasami.

Przykład 1: Jeśli wykonawca odpowiedzialny za prace stalowe nagle odchodzi, co wymaga znalezienia zastępstwa, może to spowodować opóźnienie. W takim przypadku składamy wniosek o przedłużenie harmonogramu o tydzień poprzez system zarządzania zmianami. Po zatwierdzeniu aktualizujemy harmonogram bazowy.

Przykład 2: Teraz wyobraźmy sobie, że klient prosi o zwiększenie liczby klas z dziesięciu do piętnastu. Ta zmiana wpływa na zakres produktu, ponieważ zmieniono konfigurację budynku. Zarządzamy tym poprzez system zarządzania konfiguracją, gdyż bezpośrednio dotyczy specyfikacji projektu.

Różnice między zarządzaniem zmianami a zarządzaniem konfiguracją

Kluczowa różnica polega na tym, że zarządzanie zmianami dotyczy procesów, planów i baz odniesienia, podczas gdy zarządzanie konfiguracją koncentruje się na specyfikacjach produktu. Na przykład, wniosek o dodatkowe fundusze lub przedłużenie harmonogramu to zarządzanie zmianami, natomiast prośba o dodanie nowych funkcji do produktu to zarządzanie konfiguracją.

Podsumowanie

Zarządzanie Zmianami i Zarządzanie Konfiguracją to istotne elementy zarządzania integracją. Jak wskazuje Przewodnik PMBOK (6. edycja), “Kontrola konfiguracji skupia się na specyfikacjach dostarczanych produktów i procesów, natomiast kontrola zmian dotyczy identyfikacji, dokumentowania i podejmowania decyzji w sprawie zmian w dokumentach projektowych, dostarczanych produktach lub bazach.”

Każda zmiana w konfiguracji produktu wpływa na zakres projektu, co wymaga aktualizacji planów projektowych, kosztów i harmonogramu.

Change Management

Change Management pertains to modifications related to project management plans, processes, and established baselines. When adjustments are necessary after baselines have been set, a formal change request must be initiated. Conversely, if no baselines exist, a change request is not required. Both change and configuration requests are integral components of the integration management system.

While “change management” is a widely recognized term in project management, “configuration management” may not be as familiar, particularly outside the IT sector. 

It’s essential to note that both change management and configuration management are critical concepts for the PMP exam, with numerous questions likely to address these areas.

Change Management System

According to the PMBOK Guide (6th edition), “Change Control is concerned with identifying, documenting, and managing changes to the project and its baselines.” The change management system addresses alterations related to project scope, planning, and baselines.

For example, if you’re short on funds and need additional resources, you would submit a change request for extra funding. Similarly, if unable to meet the project deadline, a request for an extension would be required.

Within the change management system, each request is assessed for its potential impact on other project objectives, leading to either approval or rejection. Minimizing disruptions is essential, requiring the change management system to identify all parameters and analyze potential effects.

Once a change request receives approval, the relevant baseline is updated, project documents are revised, and all stakeholders are informed.

Key Change Management Activities

1. Identifying necessary changes.
2. Documenting changes.
3. Reviewing, analyzing, and making decisions on change requests.
4. Ensuring implementation, documentation, and communication of changes.

Configuration Management System

As per the PMBOK Guide (6th edition), “Configuration Control emphasizes the specifications of both deliverables and processes.” The configuration management system focuses on managing changes related to product specifications and processes.

For instance, if a client requests additional features during product development, this alteration pertains to the product’s configuration and should be managed through the configuration management system.

This system specifies how to monitor and control changes by defining configurable items (e.g., products, services, and components) and overseeing changes to these items. The configuration management plan maintains version control over products, enabling you to log all changes made to any version for future reference.

Key Configuration Management Activities

1. Identifying all configurable items.
2. Recording and generating reports for these items.
3. Verifying and auditing to ensure all configurations meet established requirements.

Real-World Examples

Consider a project involving the construction of a school building with ten classrooms.

Example 1: If the contractor for steel work unexpectedly leaves, requiring a replacement, this may cause a delay. In this case, you would submit a change request for a one-week schedule extension through the change management system. Upon approval, the schedule baseline would be updated.

Example 2: Now, imagine the client requests an increase in the number of classrooms from ten to fifteen. This change affects the product scope, as the building configuration has changed. You would manage this adjustment through the configuration management system since it directly alters the project specifications.

Differences Between Change Management and Configuration Management

The key difference lies in their focus: change management addresses processes, plans, and baselines, while configuration management pertains to product specifications. For instance, a request for additional funds or a schedule extension falls under change management, while a request to add new features to a product exemplifies configuration management.

Summary

Change Management and Configuration Management are essential elements of integration management. As outlined in the PMBOK Guide (6th edition), “Configuration control focuses on the specifications of both deliverables and processes, while change control is about identifying, documenting, and deciding on changes to project documents, deliverables, or baselines.”

Any alterations to product configuration impact the project scope, requiring updates to project plans, costs, and schedule baselines.