Proces planowania

Proces Planowania Zarządzania Zamówieniami

W obszarze wiedzy dotyczącej zamówień działania są realizowane w trzech różnych grupach procesów: planowania, realizacji i monitorowania oraz kontroli. W procesie planowania zarządzania zamówieniami zajmiemy się wyłącznie procesami planowania, więc skupimy się na działaniach istotnych dla tego procesu. Z czasem pojawiają się także dodatkowe prace wymagające dalszej analizy.

Po wykonaniu analizy typu „make or buy” (czyli „zrobić samodzielnie czy kupić”), musimy określić strategię zamówień dla każdego indywidualnego zamówienia. Każdy pakiet zamówienia będzie zarządzany, uwzględniając tę strategię. Po utworzeniu szczegółowego opisu zamówienia (procurement statement of work) określamy najbardziej odpowiedni typ kontraktu dla każdego pakietu zamówienia. Warto zauważyć, że typy kontraktów ustala menedżer ds. zamówień. Przed wysłaniem dokumentów przetargowych do potencjalnych dostawców musimy określić kryteria wyboru dostawcy, aby wiedzieć, jak wyłonimy najlepszego z nich.

Poniżej omówimy te działania szczegółowo.

Określanie Pakietów Zamówień

Po określeniu zakresu projektu analizujemy go w celu zidentyfikowania pakietów zamówień. Naszym celem jest ustalenie, które prace wykonamy samodzielnie, a które zostaną zlecone na zewnątrz. Możemy na przykład utworzyć oddzielne pakiety zamówień dla każdego zadania lub zlecić wszystkie prace budowlane jednemu dostawcy. W niektórych przypadkach decyzja jest oczywista – na przykład jeśli nie mamy sprzętu do wykonania robót ziemnych, musimy je zlecić na zewnątrz. Gdy mamy potrzebny sprzęt, musimy przeprowadzić analizę typu „make or buy”, aby wybrać najlepszą opcję.

Analiza ta pomaga nam określić, czy lepiej będzie wykonać zadanie samodzielnie, czy kupić usługę od dostawcy. Po jej przeprowadzeniu i określeniu prac, które zostaną zlecone, musimy ustalić strategię zarządzania zamówieniami, biorąc pod uwagę ogólną strategię projektu.

Tworzenie Planu Zarządzania Zamówieniami

Plan zarządzania zamówieniami określa, jak realizować wszystkie działania związane z zamówieniami. Zawiera informacje takie jak sposób ustalania strategii, przygotowanie opisu zamówienia, finalizacja dokumentów przetargowych, określanie kryteriów wyboru dostawcy, zbieranie ofert, podpisywanie kontraktu oraz kontrolowanie i zamykanie zamówienia. Należy pamiętać, że ten plan jedynie definiuje, jak wykonać te działania – nie realizujemy ich jeszcze na tym etapie.

Plan ten zapewnia wytyczne dotyczące zarządzania zamówieniami i obejmuje wiele aspektów. Przykłady zawarte w planie to sposób komunikacji między nami a dostawcą, określanie szacunków kosztów oraz koordynacja działań. Przykładowo, musimy wiedzieć, jak informować dostawcę o zmianach harmonogramu i jak dostawca będzie nas informować o postępach prac.

Opis Zamówienia (Procurement Statement of Work)

Opis zamówienia to dokument, w którym szczegółowo opisano pracę, jaką ma wykonać dostawca. Po podpisaniu kontraktu staje się on zakresem pracy dostawcy. Dokument ten musi być zrozumiały i zwięzły oraz zawierać wszystkie niezbędne informacje do realizacji zadania. Wymogi i ograniczenia, harmonogram pracy, rysunki techniczne, kryteria zatwierdzania wykonania, wymagania komunikacyjne, liczba potrzebnych pracowników – to przykłady informacji zawartych w opisie zamówienia.

Dokumenty Przetargowe

Po stworzeniu opisu zamówienia menedżer ds. zamówień ustala najbardziej odpowiedni typ dokumentów przetargowych. Istnieją cztery główne typy dokumentów przetargowych:

1. Request for Proposal (RFP) – prośba o propozycję, gdzie kupujący pyta o szczegóły ceny, pracy do wykonania, zespół dostawcy i referencje.
2. Request for Quotation (RFQ) – zapytanie o cenę jednostkową za materiał lub godzinę pracy.
3. Request for Information (RFI) – prośba o informacje dotyczące produktów, materiałów lub usług oferowanych przez sprzedawcę.
4. Invitation for Bid (IFB) – zaproszenie do przetargu, gdzie dostawca oferuje cenę za wykonanie określonego zadania.

Kontrakt do podpisania jest również dołączony do dokumentów przetargowych, dzięki czemu dostawca rozumie warunki i może właściwie oszacować ryzyko.

Kryteria Wyboru Dostawcy

Aby wyłonić najlepszego dostawcę, dokonujemy analizy kryteriów wyboru. Analiza ta uwzględnia ograniczenia projektu, takie jak jakość czy cena. Kryteria mogą obejmować doświadczenie, liczbę lat na rynku, referencje, czy wcześniejsze wyniki. Często kryteria są oceniane według systemu wagowego, co pozwala na bardziej obiektywny wybór najlepszego dostawcy. W przyszłości zaprezentujemy przykład takiego systemu oceny podczas omawiania procesu realizacji zamówienia.