Szacowanie Kosztów

Szacowanie Kosztów

W tej sekcji przyjrzymy się procesowi szacowania kosztów, który stanowi kluczowy aspekt planowania projektu i wchodzi w skład obszaru zarządzania kosztami. Celem szacowania kosztów jest systematyczne określenie i wyliczenie wszystkich kosztów związanych z projektem.

Kluczowe Aspekty Szacowania Kosztów

Koszty Zasobów:

• Zasoby Materiałowe: Określenie cen materiałów potrzebnych do realizacji projektu.
• Koszty Pracy i Maszyn: Oszacowanie stawek jednostkowych pracy i maszyn na podstawie stawki godzinowej. Na potrzeby egzaminu zakłada się dostęp do szczegółów wynagrodzeń członków zespołu projektowego.

Koszty Aktywności:

• Rozbijanie aktywności na zadania w razie potrzeby, aby uzyskać dokładniejsze szacunki.
• Równoważenie dążenia do wysokiej jakości wyników z potrzebą kontrolowania kosztów, aby zapewnić rentowność projektu.

Koszty Ryzyka:

• Oszacowanie kosztów związanych z zarządzaniem ryzykiem, w tym wydatków na prewencję ryzyka oraz rezerw na przewidywalne ryzyka.
• Należy pamiętać, że po określeniu budżetu, kierownictwo wyższego szczebla może przydzielić rezerwy zarządzania na nieprzewidywalne ryzyka.

Koszty Finansowe:

• Uwzględnienie kosztów takich jak gwarancje bankowe, podatki, koszty ogólne (takie jak wynagrodzenia zarządzających), zakwaterowanie, transport oraz koszty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy.

Dokumentacja Szacunków

Istotne jest udokumentowanie podstawy szacunków kosztów, w tym przyjętych założeń, ograniczeń, uwzględnionych ryzyk oraz wiarygodności i dokładności szacunków. Dokumentacja ta służy jako odniesienie do kolejnych sekcji projektu, gdzie również są rejestrowane oszacowania zasobów oraz czas trwania działań.

Techniki Szacowania

Można stosować różne techniki podobne do tych wykorzystywanych przy szacowaniu czasu trwania działań:

• Szacowanie Analogowe: Wykorzystanie danych historycznych z podobnych projektów jako odniesienia.
• Szacowanie Parametryczne: Zastosowanie statystycznych zależności między danymi historycznymi a innymi zmiennymi.
• Szacowanie Od Dołu: Oszacowanie poszczególnych komponentów pracy i ich agregacja w celu uzyskania całkowitego kosztu.
• Szacowanie Trzypunktowe: Użycie szacunków optymistycznych, pesymistycznych i najbardziej prawdopodobnych w celu obliczenia średniego kosztu. Dodatkowo, techniki analizy danych, takie jak analiza alternatyw, mogą pomóc w porównaniu kosztów różnych podejść, np. zakupu vs. wynajmu materiałów.

Dokładność Szacunków

Dokładność zwykle poprawia się wraz z dostępnością większej ilości informacji o projekcie. Szacunki można kategoryzować według poziomu dokładności:

• Wstępny Zakres: Szacunki są zazwyczaj w zakresie od -25% do +75%.
• Budżetowy Szacunek: Zakres od -10% do +25%.
• Ostateczny Szacunek: Najdokładniejszy, zazwyczaj w zakresie od -5% do +10%. W miarę wyjaśniania szczegółów projektu, szacunki powinny przechodzić od przybliżonych do ostatecznych wartości.

Zrozumienie Dokładności i Precyzji

Ważne jest rozróżnienie między dokładnością a precyzją w szacowaniu kosztów. Dokładność odnosi się do tego, jak bliski jest szacunek rzeczywistym kosztom, podczas gdy precyzja wskazuje na bliskość między wieloma szacunkami. Wzrost doświadczenia i dostępność informacji prowadzą do bardziej dokładnych i precyzyjnych szacunków.

Klasyfikacja Kosztów

Koszty można klasyfikować jako:

• Koszty Zmienne lub Stałe: Koszty zmienne zmieniają się w zależności od aktywności projektu, podczas gdy koszty stałe pozostają niezmienne.
• Koszty Bezpośrednie lub Pośrednie: Koszty bezpośrednie są bezpośrednio przypisane do działań projektowych, natomiast koszty pośrednie wspierają ogólne operacje, ale nie są bezpośrednio związane z pracą projektową.

Estimating Costs

In this section, we will explore the process of estimating costs, which is a crucial aspect of project planning and falls under the cost management knowledge area. The goal of estimating costs is to identify and quantify all costs associated with a project systematically.

Key Considerations for Cost Estimation

1. Resource Costs:

   • Material Resources: Determine the price of materials required for the project.
   • Labor and Machinery: Estimate unit rates for labor and machinery on an hourly basis. For exam purposes, assume you have access to the wage details of project team members.

2. Activity Costs:

   • Break down activities into tasks as needed to provide more accurate estimates.
   • Balance the desire for high-quality results against the need to control costs to ensure project profitability.

3. Risk Costs:

   • Estimate costs related to risk management, including expenses for risk prevention and contingency reserves for predictable risks.
   • Remember that after budget determination, higher management may allocate management reserves for unpredictable risks.

4. Financial Costs:

   • Include costs like bank guarantees, taxes, overhead (such as management salaries), accommodation, transportation, and health and safety costs.

Documentation of Estimates

It’s essential to document the basis of your cost estimates, including assumptions made, constraints, considered risks, and the reliability and accuracy of the estimates. This documentation serves as a reference for future sections of the project, where resource estimations and activity durations are also recorded.

Estimation Techniques

You can apply various techniques similar to those used in estimating activity durations:

• Analogous Estimating: Use historical data from similar projects as a reference.
• Parametric Estimating: Utilize statistical relationships between historical data and other variables.
• Bottom-Up Estimating: Estimate individual components of work and aggregate them to arrive at a total cost.
• Three-Point Estimating: Use optimistic, pessimistic, and most likely estimates to calculate an average cost.

Additionally, data analysis techniques, such as alternatives analysis, can help compare the costs of different approaches, like purchasing vs. renting materials.

Accuracy of Estimates

Accuracy tends to improve as more information about the project becomes available. You can categorize estimates based on their accuracy levels:

• Rough Order of Magnitude: Estimates are typically within a range of -25% to +75%.
• Budget Estimate: Ranges from -10% to +25%.
• Definitive Estimate: Most accurate, typically within -5% to +10%.

As project details become clearer over time, estimates should transition from rough approximations to definitive figures.

Understanding Accuracy vs. Precision

It’s important to differentiate between accuracy and precision in cost estimation. Accuracy refers to how close an estimate is to the actual cost, while precision indicates the closeness of multiple estimates to each other. Improved experience and information lead to more accurate and precise estimates.

Cost Classifications

Costs can be classified as:

• Variable or Fixed Costs: Variable costs fluctuate with project activity, while fixed costs remain constant.
• Direct or Indirect Costs: Direct costs are directly attributable to project activities, whereas indirect costs support overall operations but aren’t directly tied to project work.