Proces Planowania Zarządzania Komunikacją

W tej lekcji omówimy proces planowania zarządzania komunikacją, kluczowy dla skutecznego przepływu informacji w projekcie.

Wymagania Komunikacyjne Interesariuszy

Aby skutecznie zarządzać komunikacją, musimy najpierw zrozumieć wymagania komunikacyjne naszych interesariuszy. Na przykład:

Jakie są wymagania komunikacyjne sponsora?
Jak często i w jaki sposób powinniśmy informować go o postępach?
Jaki rodzaj komunikacji oraz technologie będą najodpowiedniejsze?

Dzięki znajomości tych wymagań możemy skutecznie je realizować, co pozwoli na zbudowanie środowiska projektowego z efektywnym systemem zarządzania komunikacją.

Określanie Strategii Komunikacji

Aby odpowiednio zarządzać komunikacją, musimy zdefiniować, kto, kiedy i jak często powinien być informowany. Musimy również określić:

Kto będzie informowany o zmianach i najnowszych aktualizacjach dokumentacji projektowej.
Jakie dokumenty powinny być dystrybuowane i do kogo.

Komunikacja nie ogranicza się jedynie do rozmów – przekazywanie informacji, aktualizacji czy raportów również jest jej istotnym elementem. Co więcej, jako menedżerowie projektu jesteśmy odpowiedzialni za sprawną komunikację pomiędzy innymi zespołami.

Tworzenie Planu Zarządzania Komunikacją

Wszystkie te informacje umieszczamy w planie zarządzania komunikacją, co pozwala nam określić strategię komunikacyjną dla projektu. Podczas przygotowywania tego planu musimy uwzględnić:

Istniejące systemy komunikacji w organizacji.
Aktualne procesy oraz procedury organizacyjne.

Efektywność i Skuteczność Komunikacji

Naszym celem w komunikacji jest zapewnienie, że jest ona efektywna i skuteczna:

Efektywność: Komunikujemy tylko niezbędne informacje, unikając zbędnych szczegółów. Informacje powinny być dostarczane we właściwym czasie, z użyciem odpowiedniego typu i metody komunikacji.
Skuteczność: Informacje powinny być przekazywane w odpowiednim czasie i za pomocą odpowiedniej formy. Przykładowo, dla formalnych spraw powinniśmy wysyłać oficjalne dokumenty, a nie jedynie e-maile.

Analiza Wymagań Komunikacyjnych

Analiza wymagań komunikacyjnych pozwala nam na zrozumienie potrzeb interesariuszy, co umożliwia dostosowanie planu komunikacji. W ramach tej analizy używamy takich danych wejściowych jak: plan zaangażowania interesariuszy, rejestr interesariuszy, czynniki środowiska organizacyjnego oraz aktywa organizacyjne.

Technologie Komunikacyjne i Modele

Podczas planowania komunikacji wybieramy odpowiednie technologie oraz modele komunikacji, które najlepiej sprawdzą się w naszym projekcie. Przykładowo, możemy korzystać z technologii takich jak e-maile, kopie drukowane lub komunikatory online. Ponadto, określamy, które metody komunikacji (interaktywna, push, pull) będą najbardziej efektywne w danych procesach projektu.

Kultura Organizacyjna i Zasady Komunikacji

Polityka wewnętrzna organizacji, różnice kulturowe oraz struktura organizacyjna mogą znacząco wpływać na komunikację. Planując komunikację, uwzględniamy te aspekty, aby zapobiegać nieporozumieniom i budować zaangażowanie interesariuszy. Matryca oceny zaangażowania interesariuszy pomaga określić obecny i docelowy poziom zaangażowania, co jest pomocne w optymalizacji planu komunikacji.

Podsumowanie

Dzięki dokładnemu zrozumieniu i zaplanowaniu komunikacji możemy zapewnić efektywne zarządzanie informacją w projekcie. W kolejnej lekcji omówimy bardziej szczegółowo typy i metody komunikacji.