Szacowanie Zasobów

W obszarze wiedzy o zarządzaniu zasobami istnieją dwa procesy planowania. W poprzednich lekcjach omówiliśmy pierwszy z nich: proces planowania zarządzania zasobami. Teraz zajmiemy się drugim procesem planowania, czyli szacowaniem zasobów dla działań.

W ramach tego procesu określamy wszystkie zasoby niezbędne do realizacji projektu, obejmujące zarówno zasoby ludzkie, jak i fizyczne. W przypadku zasobów ludzkich identyfikujemy wszystkie stanowiska niezbędne do realizacji pakietów prac wymienionych w strukturze podziału pracy (WBS). Dla zasobów fizycznych określamy ilości materiałów, maszyn i sprzętu, które będą potrzebne do realizacji projektu. Typy i ilości zasobów ludzkich oraz fizycznych dokumentujemy w dokumencie wymagań dotyczących zasobów.

Podczas tworzenia tego dokumentu należy również zapisać podstawy szacunków, takie jak uwzględnione ograniczenia, techniki użyte do procesu szacowania, poziom wiarygodności szacunków oraz założenia przyjęte przy opracowywaniu danych. Struktura podziału zasobów (RBS) jest kolejnym wynikiem tego procesu. W tym dokumencie kategoryzujemy i rozbijamy zasoby projektu w sposób hierarchiczny, od ogółu do szczegółu.

Warto przypomnieć, że zasady omawiane w innych procesach szacowania mają tutaj także zastosowanie. Można więc wrócić do lekcji na temat procesów szacowania i ważnych notatek, aby odświeżyć sobie tę wiedzę.

Szacowanie Zasobów dla Działań: Przegląd

Podczas szacowania zasobów kluczowym dokumentem jest plan zarządzania zasobami, który określa, w jaki sposób będziemy szacować zasoby. Aby dokładnie określić, jakie zasoby są potrzebne do poszczególnych działań, musimy znać zakres prac, dlatego niezbędna jest baza zakresu projektu. Ponieważ zasoby są przypisywane do działań, potrzebujemy również listy działań oraz ich atrybutów.

W logu założeń mogą znajdować się istotne informacje dotyczące zasobów, np. ograniczenia związane z dostępnością konkretnych zasobów. Musimy również sprawdzić, czy koszty wynikające z zapotrzebowania na zasoby mieszczą się w założonych kosztach projektu, dlatego szacunki kosztów są istotnym elementem podczas szacowania zasobów.

Kalendarze zasobów to specjalne kalendarze, które uwzględniają dostępność zasobów, np. może się zdarzyć, że niektórzy członkowie zespołu nie są dostępni w weekendy, mimo że kalendarz projektu przewiduje pracę w soboty. Kalendarze te są tworzone w procesie pozyskiwania zasobów, a następnie wykorzystywane przy szacowaniu zasobów.

Rejestr ryzyk również wpływa na decyzje dotyczące zasobów, dlatego jest niezbędny do precyzyjnego określenia zasobów dla działań. Czynniki środowiskowe przedsiębiorstwa, takie jak kultura organizacyjna, dostępne zasoby oraz ich lokalizacja, również mogą wpływać na nasze decyzje. Dodatkowo, procedury, wytyczne, zasady dotyczące zasobów ludzkich, informacje historyczne i szablony (określane jako zasoby procesów organizacyjnych) są pomocne w tym procesie.

Narzędzia i techniki

Szacowanie wymaga wiedzy fachowej, dlatego korzystanie z osądu ekspertów jest jednym z kluczowych narzędzi i technik w tym procesie. W procesie szacowania zasobów pomocne będą również techniki takie jak szacowanie od dołu, szacowanie analogiczne oraz szacowanie parametryczne.

Analiza alternatyw to technika analizy danych, która wspiera proces szacowania zasobów. Na przykład, możemy zdecydować, czy użyć jednego z dwóch dostępnych urządzeń o różnych parametrach. Do oszacowania zasobów używamy również oprogramowania, które jest częścią systemu informacji zarządczej projektu (PMIS).

Podczas szacowania zasobów konieczne jest także przeprowadzanie spotkań z interesariuszami, sponsorami oraz członkami zespołu, aby ustalić szczegóły i omówić potrzeby związane z zasobami.