Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian – Integrated Change Control

Dzisiaj rozpoczynamy omawianie nowego procesu zwanego „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian”. Ten proces jest jednym z dwóch procesów monitorowania i kontrolowania w ramach obszaru wiedzy zarządzania integracją.

Jak wspomniano w poprzednim wykładzie, gdy w jakiejkolwiek części projektu potrzebna jest zmiana, należy utworzyć wniosek o zmianę. Jednak złożenie wniosku o zmianę nie gwarantuje jego zatwierdzenia. Każdy wniosek musi zostać dokładnie oceniony i dopiero wtedy może zostać zatwierdzony lub odrzucony. Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, następuje jego wdrożenie, co może wiązać się z aktualizacjami i ponownym planowaniem. W przypadku braku zatwierdzenia, zmiana nie może zostać wdrożona.

Warto pamiętać, że odrzucone zmiany nie są usuwane – powinny zostać udokumentowane w dzienniku zmian.

Proces „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian” obejmuje zarówno ocenę wniosków o zmianę, jak i późniejsze aktualizacje oraz ponowne planowanie. Jednak faktyczne wdrażanie zmian odbywa się w procesach bezpośredniego zarządzania pracą projektową, kontrolowania jakości oraz kontrolowania zamówień.

Często pojawia się pytanie, czy „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian” jest potrzebne, gdy zmiany są dokonywane w planie zarządzania projektem przed jego zatwierdzeniem. Odpowiedź brzmi: nie. Wnioski o zmianę są wymagane tylko dla zatwierdzonych dokumentów (project managmenet plans), takich jak plan zarządzania projektem, karta projektu, bazowe linie projektu oraz inne finalne dokumenty projektowe. Zmiany dokonywane na etapie planowania nie wymagają wniosków, ponieważ jest to część naszej roli.

Podczas opracowywania planu zarządzania projektem tworzony jest plan zarządzania zmianami, który stanowi naszą wytycznę podczas procesu „Przeprowadzanie Zintegrowanej Kontroli Zmian”. Plan ten określa członków Rady Kontroli Zmian odpowiedzialnych za ocenę wniosków o zmiany.

W fazie oceny członkowie Rady Kontroli Zmian analizują wnioski. Na przykład, jeśli projekt przekracza budżet, kierownik projektu może zaproponować zmniejszenie liczby inżynierów, aby zaoszczędzić koszty. Obliczenia mogą wskazywać na znaczne oszczędności, ale jako członek Rady Kontroli Zmian trzeba ocenić szersze konsekwencje.

Należy rozważyć wpływ proponowanych zmian na harmonogram projektu, jakość oraz zakres. Ważne jest zadanie pytania, czy klient będzie zadowolony z wyników oraz ocena potencjalnych ryzyk, w tym wpływu na motywację zespołu. Ostatecznie, kluczowe jest upewnienie się, że proponowana zmiana jest zgodna z celami projektu; w przeciwnym razie wniosek powinien zostać odrzucony.

Odpowiedzialność Rady Kontroli Zmian polega na ocenie i podejmowaniu decyzji dotyczących wniosków o zmiany. Członkowie muszą zbadać potencjalne wpływy na różne aspekty projektu przed podjęciem decyzji o zatwierdzeniu lub odrzuceniu.

As mentioned in the previous lecture, when a change is needed in any part of the project, it’s essential to create a change request. However, submitting a change request does not guarantee its approval. All change requests require thorough evaluation, and only then may they be approved or rejected. If a request is approved, implementation follows, which may involve updates and replanning. If not approved, the proposed change cannot be executed.

It’s important to remember that rejected changes are not discarded; they should be documented in the change log.

Perform Integrated Change Control encompasses both the evaluation of change requests and the subsequent updates and replanning efforts. However, the actual implementation of changes occurs in the processes for direct and managing project work, controlling quality, and controlling procurement.

A common question arises regarding the need for Perform Integrated Change Control when changes are made to the project management plan before approval. The answer is no; change requests are only necessary for approved documents such as the project management plan, project charter, baselines, and other finalized project documents. Changes made during the planning phase do not require change requests as this is part of our role.

When developing the project management plan, a change management plan is established, serving as our guide during the Perform Integrated Change Control process. This plan identifies members of the Change Control Board responsible for evaluating change requests.

In the evaluation phase, members of the Change Control Board assess the requests. For instance, if a project exceeds its budget, a project manager may propose reducing the number of engineers to save costs. The calculations may indicate significant savings, but as a Change Control Board member, one must evaluate the broader implications.

The impacts of the proposed changes on project schedule, quality, and scope must be considered. It’s essential to ask whether the customer will be satisfied with the results and to evaluate potential risks, including how team motivation may be affected. Ultimately, it is crucial to ensure that the proposed change aligns with project objectives; otherwise, the request should be rejected.

The Change Control Board’s responsibility lies in evaluating and making decisions on change requests. Members must investigate the potential impacts on various project aspects before approval or rejection.