Planowanie Zaangażowania Interesariuszy

Planowanie Zaangażowania Interesariuszy

Wprowadzenie do Procesu

W tym wykładzie omówimy proces planowania zaangażowania interesariuszy. W poprzednim etapie zidentyfikowaliśmy interesariuszy, określiliśmy ich oczekiwania i wymagania oraz sklasyfikowaliśmy ich, aby móc efektywnie nimi zarządzać. Teraz nadszedł czas, aby określić, jak zamierzamy angażować tych interesariuszy.

W procesie planowania zaangażowania interesariuszy opracowujemy strategie i metody angażowania ich w projekt.

Jak angażować Interesariuszy

Interesariusze są ludźmi, dlatego możemy myśleć o budowaniu relacji z nimi w kontekście naszych codziennych relacji z rodziną i przyjaciółmi. Na przykład, jeśli często komunikujemy się z bliskimi, to nasze relacje się zacieśniają. Analogicznie, komunikacja odgrywa kluczową rolę w angażowaniu interesariuszy. Jeśli regularnie utrzymujemy z nimi kontakt, ich zaangażowanie rośnie.

Postawy Pomagające w Zwiększeniu Zaangażowania Interesariuszy

Aby skutecznie zaangażować interesariuszy, powinniśmy być uczciwi, pełni szacunku, godni zaufania i szczerzy. Ważne jest także dążenie do sytuacji typu “win-win”, w której obie strony odnoszą korzyści. Jak mówi zasada Stephena Coveya, warto dążyć do sytuacji, w której zarówno my, jak i druga strona, osiągamy korzyści.

Dlaczego Warto Utrzymywać Zaangażowanie Interesariuszy

Angażowanie interesariuszy przynosi liczne korzyści:

1. Zwiększa motywację zespołu projektowego, co może prowadzić do wzrostu produktywności.
2. Zmniejsza liczbę potencjalnych problemów między interesariuszami.
3. Umożliwia wczesne wykrywanie problemów dzięki otwartej komunikacji.
4. Zwiększa zaangażowanie, co ułatwia rozwiązywanie problemów.

Planowanie Strategii Zaangażowania Interesariuszy

Narzędzia i Techniki

• Benchmarking: Porównanie wyników analizy interesariuszy z podobnymi projektami, aby wyciągnąć wnioski i zidentyfikować dodatkowe potrzeby czy wpływy.
• Analiza przyczyn źródłowych: Ustalanie, co interesuje głównych interesariuszy i co sprawia, że wspierają projekt.
• Mapowanie myśli (mind mapping): Graficzne przedstawienie relacji między interesariuszami, co może pomóc w ustaleniu najlepszych strategii zaangażowania.
• Macierz Oceny Zaangażowania: Pozwala na porównanie bieżącego i pożądanego poziomu zaangażowania interesariuszy.

Poziom zaangażowania każdego interesariusza może się różnić. Określamy te poziomy, analizując dane, które zgromadziliśmy. Następnie staramy się dostosować działania, aby poziom zaangażowania interesariuszy był zgodny z założeniami.

Rodzaje Komunikacji

Różne typy komunikacji, takie jak interaktywna, typu “pull” i “push”, mogą być stosowane w zależności od potrzeb interesariuszy. Interaktywna komunikacja, która umożliwia uzyskanie natychmiastowej odpowiedzi, jest często najlepszym wyborem, choć mogą wystąpić wyjątki.

Modele Komunikacji

Modele komunikacji, takie jak model interaktywny czy model międzykulturowy, pozwalają na uzyskanie informacji zwrotnej od interesariuszy, co jest kluczowe dla ich zaangażowania. Model międzykulturowy dodatkowo uwzględnia różnice kulturowe, co może zwiększyć skuteczność komunikacji.

Plan Zaangażowania Interesariuszy

Plan zaangażowania interesariuszy, który jest częścią planu zarządzania projektem, zawiera:

1. Strategie zaangażowania interesariuszy: Dokumentujemy je i stosujemy podczas zarządzania zaangażowaniem.
2. Obecne i pożądane poziomy zaangażowania: Aktualizowane w trakcie projektu w razie potrzeby.
3. Sposoby angażowania interesariuszy: Uwzględniające ich włączenie w projekt oraz szczegóły komunikacji.
4. Metody mierzenia zaangażowania: Potrzebne do monitorowania poziomu zaangażowania interesariuszy.

Aktualizacje Planu Zaangażowania Interesariuszy

Plan zaangażowania interesariuszy jest dokumentem dynamicznym. W miarę pojawiania się nowych interesariuszy lub zmian w istniejących, plan ten musi być aktualizowany. W ten sposób zapewniamy skuteczne zaangażowanie wszystkich interesariuszy w projekt.